ICTグループ マネージャー 千葉 豪氏

青山綜合会計事務所は、金融業界に特化した会計事務所として1999年に設立され、設立当初よりISQ(Innovation, Speed, Quality)を行動理念に掲げながらクライアントファーストを大切に、従来の会計事務所にとらわれない柔軟な発想と行動力で、国内のみならず海外に目を向けたビジネスを展開している。
会計事務所を核として新分野の開拓から案件の運用管理まで、お客様のニーズに幅広く応えることのできる金融サービス会社を目指して活動する同社は、情報共有システムとして「サイボウズ ガルーン 2 SaaS版」（以下、「ガルーン SaaS」）の導入を決めた。設立10年を超えた同社で、情報共有の基盤としてグループウェアシステムが根づいている。その活用法と効果について、ICTグループ マネージャーの千葉 豪氏にお話を伺った。

青山綜合会計事務所のグループウェア利用の歴史は設立当初にまで遡る。同社では会社設立当時からサイボウズOfficeを利用して情報共有を行ない、情報共有をグループウェア上で行う文化は既に醸成されていた。そのため情報系システムでは、スケジュールを中心とした利用から発展してグループウェアの活用が進み、ガルーンSaaSを導入する直前期にはサイボウズOfficeが社内ポータルの役割を果たすまでになっていた。

グループウェアとしてサイボウズOfficeを導入してから数年が経過し、時の流れと共にサーバが老朽化したため次期システムを検討する必要性を感じ始めた千葉氏は、次期システムに対しての情報収集を始めた当時の課題をこう振り返る。

「設立初期の頃から使っている社内システムはコンピュータが得意な人がオリジナルでメンテナンスしていたため属人的で運用に課題がありました。そのためバックアップもできない状況のものがあり、システム担当が代わったときに後任者がシステムの詳細を把握できないという事もありました。」（千葉氏）

そんな状況を受けて、次期システムでは運用管理について極力手間のかからないシステムにする必要性を感じていたという。運用管理を軽減するためにどのような方法があるかを考えれば、必然的にクラウド/SaaSというキーワードで検討を進めることになった。

「元々サイボウズOfficeを使っていたときは自社サーバで利用をしていました。しかし管理コストを考えたときに必ずしも社内にサーバを置く必要はないと感じていました。既にメールサーバを社外にアウトソースしていたため、社外運用の利便性については理解していたので、今後は社内から社外にデータを移していくべきだと検討当初から考えていました。」（千葉氏）

ICTグループでは、現在５名のメンバーでシステムの運用管理を行っている。その中でインフラ担当は２名で20台程度あるサーバを管理しており、人員もコストもこれ以上かけることができなかった。さらに同じオフィス内にあるグループ会社も情報共有基盤としてグループウェアを共通利用しているため、今後同様にグループ会社が増えた場合は利用範囲の拡大に合わせて管理業務の増加も考えられる。次期システムについての要件を固めながら情報を集めている中でガルーンSaaSに行き着いた。

同社ではこれまでサイボウズOfficeを利用していたが、ガルーンにしかない機能での新たな活用が進みつつあるようだ。

「サイボウズOffice のワークフローに比べて、ガルーンのワークフローは機能が充実しているため活用をしようと考えました。ワークフローは業務用に専用のワークフローを別で作っているのですが、総務への依頼や経費精算・社内稟議・決裁のようなフローには利用しておらず、そういったフローが雑になっているところがありました。そこで汎用ワークフローとしてガルーンのワークフロー活用を始めています。」

また、新しく追加されているロール機能を使った役職毎のアクセス権設定や、ポータルで管理者用に管理画面集のようなポータルを作成するなど、ガルーンならではの使い方にも取り組みが進んでいる。既存アイコンをオリジナルのアイコンに変更するなど活用方法にも独自の工夫を重ねる同社では、更なる利用の促進が進みそうだ。

さらに社内にはスマートフォン、特にiPhoneユーザーが多いとの事で、今後はそういった端末の活用をすることも視野に入っているようだ。

「社内システムは更にクラウド化を進めて不要な管理業務を減らし、コア業務や新しい事に取り組めるような体制を強化していきたいですね」（千葉氏）

新たな技術トレンドやワークスタイルを取り入れながら、同社の情報システムは今後更に進化し、より強い組織へと発展していくに違いない。