馬場・澤田法律事務所
弁護士　萩原 浩二 氏、事務局　遠藤 久美子 氏

東京高等裁判所や東京地裁にもほど近い、虎ノ門にオフィスをかまえる馬場・澤田法律事務所では、十数名の弁護士がオフィスの内外を忙しく飛び回り、事務所内の事務局がスケジュール調整や電話対応などを行う体制を採っている。
法律事務所というと、とにかく固いイメージを持ちがちではあるが、弁護士の萩原浩二氏も、実際に「サイボウズ Office」の運用を担当されている事務局の遠藤久美子氏も、終始にこやかにインタビューに答えてくれたのが印象的だった。

馬場・澤田法律事務所では「サイボウズ Office 6」の導入後、順次最新の「サイボウズ Office 9」までバージョンアップを行っている。既に長期間のユーザーとなっているが、もともと導入を検討するきっかけは何だったのだろうか？
その点については、「サイボウズ Office」の実運用を担当している、事務局の遠藤久美子氏が、こう振り返った。

「勉強会やセミナーなどで、他の法律事務所のスタッフの方と話をする機会があったのですが、『外出先の多い先生のスケジュール調整をどうするか』『伝言をどのように伝えるか』というのは、弁護士業界では非常に多い課題のようでした。そのような場で、他の法律事務所ではどのように対応しているのかを聞いてみたところ、「サイボウズ Office」が便利だという、いわゆる“クチコミ”が検討のキッカケになりました。」（遠藤氏）

遠藤氏によると、弁護士の方々は外出も多く、その日の業務内容によっては分刻みのスケジュールをこなさなければならないことが、実に多いのだと言う。
弁護士の萩原浩二氏は、日々の業務を振り返り、次のような印象を語った。

では、馬場・澤田法律事務所では、どのように端末の活用を許可しているのだろうか？
その点に注目すると、写真からもわかる通り、萩原氏はiPhoneユーザであることが見て取れる。萩原氏以外にも10数名の弁護士が在籍しているものの、各自で自前のものを使っているためiPhoneユーザだけでなく、Andoroidのスマートフォンを使っている弁護士や、いわゆる“ガラケー”の弁護士も…というケースもあるという。

萩原弁護士によれば「移動時間などに、ちょっとした書類の訂正なども行えるスマートフォンが便利」という声は大きいと言う。

それ以上に、馬場・澤田法律事務所にとっての「サイボウズ Office」の導入メリットとなるのは、「スケジュール」と「電話メモ」の2つだろう。

「スケジュール」については、前項で紹介したとおり、外出の多い弁護士にとっては、外出先からの業務効率アップに大きく寄与することは言うまでもない。また、外出中に「○○様より電話」という伝言が届き、電話番号をタップすればその番号に電話がかかるという体制作りも、事務所にとって大きなポイントとなる。

遠藤氏はこう語る。「以前は、電話をすべて記録するノートを用意して、各先生に電話で伝えて…という運用でしたが、「サイボウズ Office」を導入してからは、そこは相当ラクになりました。」

まだまだ「紙ベース」がデファクト・スタンダードである点も否めないのが、弁護士業界の大きな特徴だ。

萩原氏は「弁護士の世界では、まだまだ紙文書が中心です。例えば証拠となる文書なども現物でなければ真贋の判定をしにくいこともありますし、そもそも裁判所の電子化が実現化していません。紙文書をスキャンして保存といったことも検討したのですが、データ量のことなどもあり、あまり現実的ではないんです。」と述懐している。

電子化できる点は、なるべく早めに電子化…というスタンスが、今後の大きな課題として挙げられるが、多彩な機能を持つ「サイボウズ Office」ならば、業界ごとの個別ニーズにも柔軟に対応が可能になっている。
例えば、「ワークフロー」の活用提案もその1つだ。「外出が多いということは、交通費や出張費の精算なども頻繁に行われることを意味しています。そうした申請の電子化は、重要なポイントになるでしょう。」（遠藤氏）
こうした、これまで使用してこなかった機能についても、今度は適応の検討対象に挙がるという。

馬場・澤田法律事務所は「サイボウズ Office 6」を導入以降、順次最新の「サイボウズ Office 9」までバージョンアップを続けている。もう長年のユーザであるが、果たして事務所内のITはスムーズに運用されているのだろうか。

遠藤氏が振り返った苦い体験は、「サイボウズ Office」導入から少し経った頃のことであった。

「サーバ移行を私が行ったのですが、そのときには上手くいかず、1週間ほど「サイボウズ Office」が利用できなくなってしまったことがありました。その頃には、既に「スケジュール」も「電話メモ」も活用が浸透していたので、”今日は使える？”、”いつ使えるようになるの？”と口々に聞かれてしまい、かなりプレッシャーになりました（笑）。」（遠藤氏）

とは言え、いったんバージョンアップ作業を行ってみると、その後のバージョンアップ作業のハードルは大幅に低くなるという。
遠藤氏は「サイボウズ Office 6」から新製品になるたびにバージョンアップしてきたが「難しくてどうしようもない」ということは皆無であった点を指摘する。