建設業界でパソコンが本格導入されたのはここ 5〜6年のこと。現場作業所にもネットワークが整備され、インターネットを使って、自社の本支店、施主、設計会社、資機材業者などさまざまな相手とやり取りをしなくてはいけないので、パソコンを使用する必要性が強まってきた。

「普通の会社であれば社内にある多くのパソコンは情報システム部が管理するものです。ところが建設業の場合、社員の半分以上が現場に散らばっているので社内の情報システム部だけでは保守・サポートをするのが困難でした」 （キャルスアップ代表取締役社長　白石 良多氏）

そこで大手建設会社のパソコンの保守・サポートをアウトソーシングで受注しているのがキャルスアップだ。 キャルスアップは今年 9月に、ある大手建設会社から仕事を請ける際、その担当者との情報共有のためのツールとして「サイボウズコラボレックス」を選択した。

「サイボウズ コラボレックス」は、共有フォルダ、電子会議室、タスクチャートの機能を持つ ASP型のコラボレーションツールだ。通常のグループウェアはひとつの会社内で社員間の情報共有を図ることを目的に作られている。そのため社員の空き時間を見て会議の予定を入れるスケジュール管理などの社内向けに便利な機能が搭載されている。しかし、「サイボウズコラボレックス」は社外の関係者との情報共有に特化している異色のコラボレーションツールである。

「ASPサービスなので自社でサーバーを用意しなくても、申し込めばすぐに使えるようになります。価格も安く、始めから SSL に対応しているのでセキュリティも安心、アプリケーションの応答速度も速いということも決め手になりました。それに 2000年ごろからサイボウズ Office を使っていたので使い勝手についてはだいたい想像がついていました」（白石氏）

音楽関連の特殊な端末機の保守・サポートをしていたエヌイージー・ワークスも協力することになり、営業と全体の管理はキャルスアップ、実作業はエヌイージー・ワークスと担当を分けた。

「サイボウズ コラボレックス」を利用しているのは、契約している大手建設会社とキャルスアップ、エヌイージー・ワークスの 3社間だ。この仕事がスタートしてまだ 1ヶ月なので、今のところ建設会社が新しくパソコンを導入する処理の連絡網として利用している。

まず建設会社が、こういうパソコンをどこに何台納めてほしいという内容をまとめたエクセルのファイルを共有フォルダにアップロードする。それを確認してエヌイージー・ワークスがすべての設定を済ませた上でカスタマイズして発送するという流れだ。

「納品先の環境や仕事内容によって、インストールアプリケーションが違いパソコンの構成が複数パターンかあるので、それをまとめて指定されます。ただし、利用者の異動などで、後から送付先が変ったりインストールするソフトウエアが変更になったりすることもあります」（下浦氏）

変更の連絡には電子会議室を使っている。建設会社で変更の依頼を書き込み、エヌイージー・ワークスではそれを見て共有フォルダにあるエクセルのファイルを修正し、納品するパソコンの構成を変更する。電話で変更点を正確に伝えるのはたいへんだが、電子会議室なら確実だ。

「共有フォルダにあるエクセルのファイルをマスターファイルと決めているので誤修正、ファイルの紛失の心配がなく、何より自分のマシンで管理しなくてよくなったのがいいですね」 （下浦氏）

しかも共有フォルダや電子会議室に新しい書き込みがあると、メールで通知が届くのですぐに内容を知ることができる。

「自社のグループウェアなら常に見ているものですが、いくつもグループウェアや Web サイトをいつも全部チェックするのは面倒に感じますよね。それが、新しい情報が書き込まれるとメールで通知されるので、非常にいい機能だと思いました。
もっとも私は営業なので、すべてのファイルの中身に目を通す必要がありませんし、容量の大きいファイルがメールのように直接添付されて送られてくる訳ではないのでメールボックスを整理する必要がありません。また、届くメールを見るだけで仕事がちゃんと進んでいることが分かりますから」（白石氏）