情報システム部　中川 直樹氏

「誠実・迅速・正確な仕事」を企業理念に、建物の設計から施工までを一手に手がける株式会社第一ヒューテックは、昭和 24年創業。常に顧客満足度の向上を追及し続ける同社は 1999年、「※ISO 9001」による認証を取得し、徹底した品質管理、品質保証に基づいた建物管理を行っている。
現在では全国に 4支店を置き、誰もが一度は通ったことがあるであろう「新宿西口広場」をはじめとする官公庁系列の建物や、主要取引先である NTT の通信局、加えて民間のマンションも数多く施工。新築物件にとどまらず、既存建物のリフォームにも注力し、安定した受注高を維持している。
同社では主に、案件発生から受注、工事までの情報蓄積、管理に「サイボウズ デヂエ」が利用されている。その詳しい活用法を、同社情報システム部 中川 直樹氏に聞いてみた。
※品質管理及び品質保証のための国際標準モデル

「デヂエ」導入前から、同社では業務系データを AS400 などオフコンで管理している。AS400 のデータは簡単に情報共有および参照ができず、また誰でも触れるわけでもないのが実情だ。

「オフコンの中の情報を社内で簡単に共有する方法は無いか、というのが始まりでしたね。オフコンとソフトとの連携はさすがに難しいですが、まずは共有するところから、ということで Web 型のソフトを探し始めました。」（中川氏）

その頃同社では既に、「サイボウズ Office 4」を導入していた。そこで中川氏はサイボウズのホームページを見て、「DB メーカー」※を知ったのだそうだ。中川氏は他製品のホームページなども調べ、結局「デヂエ」に決めた理由を以下のように語ってくれた。

「一番の決めては簡単だったから。ホームページで何が出来るのかがすぐに分かったことと、お試し版をインストールした後の製品自体の使い勝手です。データベースに関して専門的な知識は無かったですから。他の製品は、ホームページを読んでも使い方が分からなかったり、インストール後の設定方法が難しすぎたりしたんですよ。」（中川氏）

コストおよび、管理のしやすさも導入を後押しし、2001年に「デヂエ」導入が決定した。
※「デヂエ」の前バージョン

同社では、工事関連のさまざまな情報を関係各部署と共有している。工事の案件発生から受注・完了までのステータス状況から、工事で発生する請求の管理、また業務系データベースで利用している管理用コードなど、2つのライブラリを連携させて実現している。

2つのライブラリ、『引合情報 DB』と『工事情報 DB』の詳しい活用方法を紹介しよう。

引合情報 DB と工事情報 DB を使った業務フロー

1. 案件が発生
   営業担当者が『引合情報 DB』に案件情報を入力、メール通知機能で営業部全員と関係部署の部長に対して通知される。
2. 受注が確定
   営業担当者が工事状況のステータスを〔受注〕に変更、メール通知機能で、営業部全員と関係部署の部長に加え、工事本部や本社のサポート部隊等に通知される。
3. 工事
   工事本部は、受注確定のメール通知を受け、『工事情報 DB』に工事番号や現場住所、地図画像を入力。
   現場情報として工事本部内で活用する。
4. 工事完了
   工事本部にて、『引合情報 DB』のステータスを〔完了〕に変更、メール通知機能で経理部に通知が飛び、同じ『引合情報 DB』で請求と入金の管理を行う。
   

このように、メール通知機能をうまく利用して情報共有を行い、「知らない」という状況が発生しないようにしている。案件が進むにつれて通知範囲を広げ、適切なタイミングで情報を通知することで、情報の浸透度を上げる工夫をしているのだ。

また、絞込、ビュー、集計といった機能を使って、各社員が目的の情報を手間なく探し出すことができるように工夫している。例えば絞込では、誰の管轄か、どこの工事現場か、というカテゴリがあり、多くのデータの中から瞬時で目的のデータを絞り込めるような設定がされている。また、レコード一覧ビューでは訪問用のビューを設定し、押さえるべき情報が簡単に閲覧できるため、営業にとっては非常に便利だ。

同社では ISO9001 による認証を取得しており、徹底した品質管理・品質保証を行っている。ISO9001 で定められている品質管理・品質保証にも、デヂエを活用しているという。本項では、その具体的な活用例を紹介しよう。

『協力会社評定 DB』

建設業界では、一つの建物が完成するまでに数十の協力会社と作業が行われる。このライブラリでは、各協力会社について ISO9001 の評価基準に準じた評価項目のフィールドを設けて、採点している。
入力される各協力会社の評価点は、現在、手入力だ。一部ルックアップ機能を利用しているが、ISO にのっとった評価点の計算方法は多次元に、そして多岐に渡るため、自動計算フィールドでは難しいのが現状だそうだ。複雑な自動計算も「デヂエ」で出来るようになると便利、と貴重なご要望もいただいた。

『協力会社一覧 DB』

このライブラリには各協力会社の住所や電話番号、担当者の情報が入力され、アドレス帳のように利用されている。また『協力会社評定 DB』で評価された、各協力会社の評価点も同時に管理されている。

『ISO 文書管理 DB』

『協力会社評定 DB』と『協力会社一覧 DB』で評価された各協力会社の情報を元に、作成された ISO 文書をはじめ、各種 ISO 文書が登録されている。

本項では、前項で紹介したライブラリ以外の注目すべき活用法を紹介していこう。

『社員情報 DB』

本ライブラリには、全社員の顔写真・氏名・所属・役職などの基本情報と、評価などの詳細情報が入力されている。基本情報は社員がいつでも閲覧でき、他部署の社員と現場で初めて顔を合わせるときなどに、とても役立っているのだそうだ。評価などの詳細情報には、アクセス権を設定し、人事担当だけが閲覧できるようにしている。

『システムアンケート DB』

デヂエをはじめとする他の基幹業務システムを含めた情報システムについて、全社員からのフィードバックを受けるためのアンケートをデヂエを利用して行っている。

デヂエの各ライブラリや他各システムについて、使用頻度や使いやすさ、信頼性、そして要望などを事細かにヒアリングし、さらなる業務効率の向上の糸口を探っているのだ。

同社では、社員コードや現場コード、各業者用コードなど、業務系データベースで利用している専用のコードがある。業務系データベースでの作業はもちろん、請求など申請処理をする時など、全てに必要なコードだ。この膨大なコードを、以前は印刷してファイルにまとめたものを配布、年に一回更新していたという。

「紙ベースでは、やっぱり漏れやタイムラグがありましたね。サイボウズ Office を導入してからも Excel シートを添付していただけなので最新情報の共有としては完全ではなかった。そうすると、管理部門に全社からコードの問い合わせがくるんですよ。それが、デヂエになってから、常に最新版が見られます。他部署からの問い合わせも減りました。これが一番の効果です。」 （中川氏）

さらに、関係各部署に適切なタイミングで情報が通知されるので、請求処理などの業務が確実に行われるようにもなったという

「デヂエ」導入から数年。「紙ベースではなく、パソコンで情報を共有する習慣がやっと出来てきた」と中川氏は言う。彼は次のステップをこう語る。

「データをためて必要な人間が共有する、という体制は整いました。次は、蓄積した情報を蓄積するだけではなく、技術情報などに活かすことも考えていきたいです。」 （中川氏）

また、同社で使われているライブラリのほとんどを作り、知り尽くしている中川氏は、「デヂエ」への要望も語ってくれた。

「基幹システムであるオフコンのデータを自動でデヂエに読み込めると便利ですね。あとは同じ様なライブラリを作って機能の作りこみをする時に、各フィールドの条件書式をコピーして作れないのが少し面倒です。メール通知設定の部分もコピーできる機能があると嬉しいですね。フィールドの順番変更も一つ飛びだけでなく、三つ飛び、五つ飛びが出来れば、フィールドの数が多いときに助かります。」 （中川氏）

創業 57年、長い歴史のある第一ヒューテックは、これからも更なる顧客満足度の向上を目指し、疾走していくだろう。増え続ける膨大な情報の管理に、今後も「デヂエ」が活躍していくはずだ。

システム概要図