導入事例のご紹介

導入製品サイボウズコラボレックス | かんたんシリーズ

企業情報

■会社名：
ファイテン株式会社

■ホームページ：
ファイテン株式会社ホームページ

■利用製品：

サイボウズコラボレックス

■利用人数：
288人

■業種：
製造業

会社概要
プロローグ　アスリートや著名人が愛用
課題　仕入先と「言った、言わない」のトラブルが頻発
解決　取引履歴が残り、管理業務が簡素化
エピローグ他の業務管理への展開も視野
システム概要
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ファイテン株式会社

商品管理部　茂野孝之氏

物流センターでの商品スケジュールの管理・発注に利用している。WebEDI では 1,000,000円以上かかることを実現。

1 対 8社間活用事例
50社もの仕入先業者とのやり取りや納品管理、増え続ける商材 ― そんな状況下で、ファイテン株式会社がとった手段は「サイボウズコラボレックス」だ。‘ 1 社対複数社’の情報共有によって、物流センターでの商品スケジュールの管理・発注のやり取りを一元化することに成功した。一般的な Web 型 EDI では 1,000,000円はかかるこの仕組みを、低コストで簡単に実現できたという。

プロローグ　アスリートや著名人が愛用

人間本来がもつ「自然治癒力」に着目
プロ野球選手などのトップアスリートや各界の著名人が利用していることで一躍脚光を浴び、健康増進に関心のある一般消費者の高い人気も集めているアクアチタンを含ませたネックレスやブレスレット。発売元は、人体に備わる「自然治癒力」に着目し、健康を支える技術と製品開発に注力するファイテン（本社・京都）だ。同社は独自の特殊技術を核に、医薬部外品、化粧品、ヘアケア商品、スポーツ関連商品、健康食品、健康グッズの販売を手がけている

急増している生産量
人気の高いアクアチタンを含むネックレスは年間およそ 300万個のペースで出荷されており、全国のファイテン直営店舗およびフランチャイズ店、販売代理店、販社のほか、電話やネットによる直接販売で購入できる。ファイテンの商品仕入は、グループ会社のファイルドが行っており、資材などを取り扱う約 50 の仕入先業者と取引している。商品の人気化にともなうラインナップの増加や商品サイクルの短期化にしたがい、やりとりの頻度も増えているところだ。

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課題　仕入先と「言った、言わない」のトラブルが頻発

問い合わせには電話と FAX で対応
ファイルドの商品管理部　茂野氏が仕入先との間でやりとりしていたのは、おもに、発注および納品のスケジュール管理や問い合わせの対応である。それまでは電話や FAX による仕入先への発注書の発信、仕入先からの納品スケジュールの返答が行われていた。特に頻度の多い仕入先とは一日 10回以上も納期の確認でやりとりすることがあったという。しかし、電話では記録が残らないため「言った、言わない」のトラブルや、連絡漏れが発生。また、手書きの FAX によるやりとりでは、品番や発注量の誤記などで対応に忙殺されるという悪循環が生じていた。工場から出荷された完成品を保管する在庫管理部から商品管理部に問い合わせがあったが、発注データや納品書の紙の束を指で一枚一枚めくるため、電話口で相手を待たせたり、問い合わせに即答できなかったりしたこともあったという。

Web 型 EDI 構築の投資額の高さに唖然
商品管理部で茂野氏がおもに応対の窓口を担当しているが、効率化のため一度、Excel を使って独自の帳票を作り、仕入先にメールで配信。必要なときはこのExcelフォームに書き込んでメールで返信してくれるように頼んだことがある。

「しかし、多くの Excelデータが蓄積してくると一覧性が低下し、探したい情報を素早く関係者と共有することが困難でした」

茂野氏は（1）効率的なスケジュール管理と（2）円滑なコミュニケーション環境が欲しいと考えるようになったという。

その茂野氏が当初、有力視していたのが Web 型 EDI である。しかし、ベンダーなど 10社以上にヒアリングした結果、適当なパッケージ製品が見あたらず、導入にあたってもサーバーを構築する必要がある、アプリケーションやデータベース部分の作り込みに何百万もかかる、などの課題が判明して頭を痛めていた。

商品管理部　茂野孝之氏

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解決　取引履歴が残り、管理業務が簡素化

ペーパーレスで発注、納品管理が実現
グループウェアのような機能を取引先と使えないか、と考え続けていた茂野氏はついに、「これなら使いやすく手軽に入れられそうだ」と直感した製品を見つけた。それがコラボレックスである。

「導入も簡単でした。ASP サービスなので特別なシステム構築もいらず、予算承認の稟議もスムーズに通りました」

仕入先には、ブラウザさえあればセキュリティを確保してログインできることを説明。茂野氏は使い方を記した A4 一枚の資料を配布して、仕入先に協力を依頼した。最初は従来のやり方が変わることに対することに怪訝そうだった仕入先も 1カ月ほどでコラボレックスの環境になれたという。

「画面もシンプルで抵抗なく使えるからでしょう」

発注書や納品書には、ファイルド側で作成した共通様式の PDF ファイルを使用。受発注管理がペーパーレスになり、パソコン上で完結するようになった。

「電話と違って、きちんとやりとりが記録に残るようになったのがいいですね」

納期回答も分かりやすくグラフ化
納品スケジュールの管理については、コラボレックスのタスクチャートを活用。仕入先にはファイルドからの発注後、品番ごとにタスクチャートにおおよその納品スケジュールを書き込んでもらう。納期が近くなるとより確実な情報に更新してもらうような形にしている。この結果、茂野氏は品番が多くてもグラフ化された画面で状況をすぐにつかめるようになった。導入以前まで茂野氏に納期スケジュールを照会していた在庫管理部にも、ユーザーアカウントを割り当てて直接コラボレックスにアクセスしてもらうようにした。直接納品状況を把握できるようにしたことで、以前のようにいちいち茂野氏に確認をとる必要はなくなった。

▼タスクチャート

電話の本数が 10分の 1に
「電子会議室はメールより簡単です」と茂野氏。また、相手がメッセージを読んでくれたかどうかの既読・未読もコラボレックス上で確認できるようになった。
この結果、連絡漏れなどによるクレームやトラブル対応も減り、生産性も向上。電話の本数が 10分の 1 に減った。約 50社の仕入先のうち、特にやりとりの多かった 8社との FAX の頻度も少なくなり、紙の使用量も明らかに減っている。

「コラボレックスは Web 型 EDI を作り込みで開発するよりは、初期コストも圧倒的に安く、月々の使用料は 1万 9000円ほど。運用コストも特にかかりませんね」

インターネットにアクセスできる環境さえあれば、必要な人と簡便かつ安全に情報共有できる ASP サービスの利点を評価する。

▼会議室

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エピローグ　他の業務管理への展開も視野

一連の成果で、茂野氏も生産性があがり、仕入だけでなく販売面に踏み込んだ付加価値の高い商品管理業務に打ち込めるようになったと茂野氏。コラボレックスをファイテンなど販売部門などにも展開していくことも視野に入れつつある。
たとえば、棚割ソフトを使って売場設計をし、その画像データなどを PDF 化してコラボレックス上で共有。商品陳列棚における POP 広告の配置やディスプレイの仕方などを視覚的に伝えることで、効果的なディスプレイを素早く構築し、商品の販売促進につなげたいと考えている。
同社のさらなる業務の発展において、コラボレックスの活用はますます欠かせなくなってきていることは確かだ。

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