「Webメール 4」の仕組みについて説明します。まず、右図をご参照下さい。

概要

「Webメール 4」をご利用いただくには、「Webメール 4」がインストールされたサーバーマシンとは別に、E-mail サーバーソフトがインストールされたメールサーバーが必要です。(注1)

メールサーバーは、インターネットメール (E-mail) で標準的に採用されているプロトコル SMTP/POP3 に対応している必要があります。例えば、サイボウズから発売している「サイボウズ メールサーバー」など、一般的に普及しているメールサーバーソフトの多くは、SMTP/POP3 に対応しています。

クライアントは ブラウザーを使って、「Webメール 4」がインストールされたサーバーマシンにアクセスします。「Webメール 4」は、メーラーとして動作し、メールサーバーとメールをやり取りします。

部外や社外とメールをやり取りするためには、そのメールサーバーが外部とメールをやり取りできるよう設定され、動作している必要があります。メールの配送の仕組みについては、「サイボウズ メールサーバー」のページをご参照下さい。

(注1) サーバーマシンとメールサーバーが同じマシンでもＯＫです。例えば、一台のサーバーに、「Webメール 4」とメールサーバーソフトの両方をインストールして運用することも技術的には可能です。


メール受信の仕組み　

次に、メール受信の仕組みを説明します。ここでのメールサーバーは受信メールサーバー（POP3 サーバー）を意味します。

1. 外部から送られてきたメールは、メールサーバーに届けられ、一時的に保管されます。これは、メールサーバーソフト側の機能であり、「Web メール 4」はこの時点では一切関与しておりません。
   
   
2. クライアントが「Webメール 4」を開き、メールサーバーに対しメールの照会を行ないます。
   例えば、Ａさんがクライアントのパソコンを使い、ブラウザーを立ち上げ、「サイボウズ Office 4」にログインしたとします。すると、Ａさんの「Web メール 4」の [個人情報の設定] で設定されている受信メールサーバーのアカウントを使って、メールサーバーにアクセスし、メールが届いているかどうかを確認します。届いていれば、Ａさんのトップページに「メールが ○件 届いています」と表示されます。
   
   
3. 「Webメール 4」の利用者が、クライアントとなるパソコンから「Web メール 4」を開き、新規メールを取り込もうとすると、メールサーバーからメールが転送されて取り込まれます。取り込まれたメールは、「Webメール 4」がインストールされているサーバーに保管されます。受信メールサーバーにメールを保管する設定にしていない限り、メールサーバー側のメールは消去されます。

【！】 現在のところ、画像入りのHTML形式のメールには未対応です(バージョン 4.0(0.8))。


メール送信の仕組み　

メールを送信する時は、その逆になります。クライアントが「Webメール 4」を利用して送信されたメールは、送信メールサーバーに渡され、配送されていきます。通常、送信メールサーバーは受信メールサーバーと同じです。送信されたメールのコピーが、「Webメール 4」の [送信箱] に保管されます。


メール送受信での制限

「Webメール 4」で、未対応となっているメールサーバーには以下の通りです。これらの設定がなされているメールサーバーでは「Webメール 4」を使用してのメール送受信ができなくなっております。「Webメール 4」導入前にご確認いただきますようお願いいたします。

• APOPコマンド、AUTHコマンドのみでユーザー認証を行うメールサーバー
• ポート番号 25 以外を使用してメールを送信するメールサーバー
• ポート番号 110 以外を使用してメールを受信するメールサーバー

「Webメール 4」は、受信したメールはすべてサーバーマシンに保管されますので、ハードディスクの使用容量は予想以上に消費されることがございます。最低必要となるのは、「1 M byte × Webメール利用ユーザー数」です。例えば、50 名が Web メールを利用する場合、最低 50 M byte はハードディスクを消費します。

一人のユーザーが１日に 10 通程度のテキストのみのメールを送受信した場合、一ヶ月で約 2 M byte 程度ずつディスクの消費領域が増えていきます。添付ファイル付きメールの送受信がある場合は、添付されたファイルのサイズに大きく依存します。例えば、1 M byte の添付ファイル付きのメールを 10 通受信すると、それだけで最低 10 M byte のディスクを消費することになります。送受信したメールは、そのユーザーのメールデータベースに保管され、一度大きくなったデータベースは小さくなりません。

従って、消費されるハードディスクの量についてはくれぐれもご注意下さいますようよろしくお願いいたします。また、Web メールの利用者に対し、送受信したメールをこまめに削除していくよう強く指導して下さいますようお願い申し上げます。

「Webメール 4」では、予め 1ユーザーあたりの保存できるメールの総サイズを設定する ことが可能です。

「Webメール 4」の動作速度は、メールサーバーとメールを転送する速度に大きく依存します。

添付ファイル付きのメールを数多くやり取りする場合、「Webメール 4」とメールサーバーとの間の転送量が大きくなるため、動作速度が遅くなる可能性があります。

やり取りする転送量が大きくなる場合は、高性能のサーバーマシンを使い、高速の回線を利用することをお勧めいたします。例えば、50 名でサイボウズ Web メールを利用される場合、CPU として Pentium III、メモリ 128 M byte 以上の高速ハードディスクを搭載したサーバー機（例：Dell コンピュータ社の PowerEdgeなど）を使用し、メールサーバーとの間を 100 M bps 以上の高速回線にすることを推奨いたします。サーバー OS として、WindowsNT/Windows2000 もしくは UNIX を使うことをお勧めいたします。

「Webメール 4」 では、やり取りするメールのサイズを制限することができます。この機能を使うと、大きい添付ファイルが付けられたメールのやり取りを防ぐことができます。

【！】「Webメール 4」がイントラネット内にあるにも関わらず、メールサーバーがイントラネット内になく、インターネット側に置かれている場合は、両者間の転送速度が遅いため、動作が非常に遅くなる恐れがあります。

■ダウンロードページ

「サイボウズ Webメール 4」を含む、10アプリがセットになった、「サイボウズ Office パック EX 4」が無料でご試用になれます。

■サイボウズ Webメール 4 マニュアル