株式会社第一興商 http://www.dkkaraoke.co.jp/

リアルタイムのスケジュール確認でビジネスのスピードアップ

第一興商は、カラオケのDAMなどで有名な会社で、音楽文化の振興、楽しさを分かち合えるコミュニケーションの場の提供を目指しています。「音楽をもっと近くするシゴト。」というテーマで、カラオケボックスをはじめ、衛星放送やインターネットに着信メロディなど、さまざまなビジネスを推進しています。その第一興商の中で、eビジネス事業部はITを使った新しいビジネスを推進する事業部です。同事業部で課長を務める石本裕之様に、「サイボウズ ケータイ 4」の活用についてお話を伺いました。

eビジネス事業部と携帯電話の深い関係		サイボウズ ケータイ 4との出会い		課題はセキュリティ
リアルタイム性が手帳を不要にした		タイムラグがゼロになる		サイボウズ ケータイ 4には満足

eビジネス事業部と携帯電話の深い関係

「当社のeビジネス事業部は、ITを使った新しいビジネスを開発し推進することが目的です。現在は、iモードなどの携帯電話に提供する着信メロディが大きなビジネスとなっています。そのため、事業部の全員が携帯電話を会社から支給されています」 ITを取り巻く事業には、なによりも速度が求められます。約30名の同事業部では、円滑なビジネスの推進のためには、スケジュールを中心とした全員の情報共有が重要な課題であると考えていました。 「当社はサイボウズ Office 3からのユーザーでした。当事業部は昨年(2000年)の3月から発足しましたが、その時点でOffice 4を導入しました。出入りや打ち合わせの多い社員にとって、とにかくスケジュールの調整が大きな課題となっていたのです」 eビジネス事業部では、全社員の机にパソコンを置いて、サイボウズ Office 4が使えるようになっています。それでも、動きの激しい社員にとっては、外出先や会議室などで、自分や上司のスケジュールを調整することが求められていました。

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サイボウズ ケータイ 4との出会い

「スケジュールを出先でも持ち歩くためには、やはりPDAを利用するのがいいのか、小型のパソコンを支給するのがいいのか、悩んでいたときに、ちょうどサイボウズ ケータイ 4のβ版が出てきたのです。それで、すぐにダウンロードしてインストールしてみました」 パソコンやPDAによるスケジュールの持ち歩きは、ダウンロードや同期が基本になるため、リアルタイム性に欠けます。それがサイボウズ ケータイ 4と携帯電話を使うことで、問題が解消されたのです。

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課題はセキュリティ

β版での試用を経て、実際の導入を推進していくにあたって、eビジネス事業部がもっとも懸念したのはセキュリティでした。携帯電話のウェブブラウザーからサイボウズ ケータイ 4を閲覧するということは、そのサイトがインターネットのどこからも利用できることを意味しています。それは社員だけではなく、外部の人間からもアクセスできる危険性を持っていました。 「最終的には、携帯電話の専用線接続を契約して、サーバーをDMZに配置することで、セキュリティを実現しました。サーバーはUNIXマシンを利用し、セキュリティへの対応と安定性を追及しました。その結果、運用から数ヶ月が経ちますが、一度も外部から不正なアクセスを受けたこともなければ、サーバーが停止したこともありません」

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リアルタイム性が手帳を不要にした

「パソコンとモバイル通信を組み合わせた利用に比べて、携帯電話ならばいつでも手軽にサイボウズ Office 4のスケジュールがリアルタイムで確認できます。大きなメリットはそこにあります。打ち合わせをしていて、次はいつにしましょうか、というときに、パッと携帯電話で次の空き時間が確認できます。それも、自分だけではなく打ち合わせや会議に参加してもらいたい人たちの予定がすべてその場でわかるので、すぐに次の予定が入れられます」 石本さんは仕事の予定を手帳に記入しなくなりました。自分の予定がいつでも携帯電話で確かめられるので、もう手帳に予定を書く必要がなくなったからです。

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タイムラグがゼロになる

サイボウズ ケータイ 4を導入したことによって、eビジネス事業部のビジネススタイルやスピードは、どのように変化したのでしょうか。その進化を石本様は「タイムラグがゼロになった」と表現しています。 「いつでもどこでもスケジュールが確認できるというのは、とにかく便利で効果的です。朝、家を出るときに通勤の途中でもその日のスケジュールを確認できます。自分だけではなく、上司や部下の予定もわかるから、移動の間に一日の予定を考えられます。また、客先での打ち合わせが終わった後も、『それでは予定を調べて連絡します』ということがなくなりました。その場でスケジュールを確認して、すぐに次の予定が入れられますから」 仕事では関連する人たちの予定をいかに効率よく調整するかが、その優劣を大きく左右します。例えば、打ち合わせが終わった直後に、次の予定を入れられなければ、その再調整だけで時間が無駄になります。ところが、スケジュールをいつでもリアルタイムに確認できれば、その場で確実に次の予定が入れられます。タイムラグがゼロになることで、ビジネスの機会を逃すことなく、効率よく円滑に進められるようになります。

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サイボウズ ケータイ 4には満足

当初はPDAによるスケジュールの持ち歩きも考えていた石本様（写真）ですが、サイボウズ ケータイ 4の利用によって、いまではリアルタイム性を高く評価しています。 「結果的にPDAにしなくてよかったと思っています。携帯電話ならば、誰でも使えますし、複雑なモバイルの接続を教えなくても、リアルタイムでスケジュールが確認できるので、仕事の効率は大きく上がりました。また、インストールが楽で管理者をつけなくても運用できる点も評価しています。専門的なシステムは大きな会社や事業所ならばいいのでしょうが、当事業部のような規模では荷が重過ぎます。それに、50ユーザーで198,000円という価格も安くて気に入っています」 今後は、Webメールや回覧板なども便利に活用していく方向で検討していくという。 「IT関連ではなかなか便利だと思う製品がない中で、このサイボウズ ケータイ 4は本当に便利だといえるシステムだと思います」

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導入事例

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