導入製品 サイボウズ コラボレックス | かんたんシリーズ
企業情報
■会社名：
旭化成不動産株式会社
■ホームページ：
旭化成不動産株式会社ホームページ
■利用製品：
- サイボウズ コラボレックス
■利用人数：
152人
■業種：
不動産業
- 会社概要
- プロローグ マンションライフ情報サイトの制作をスムーズに
- 課題 画像データを、クライアント、制作会社と共有したい
- 解決 月に 10回のバイク便が、ほぼなくなる。
- 解決 メーリングリストをやめた 3つの効果
- エピローグ 顔を合わせて打合せしたのは一度だけ。
- システム概要
- 関連リンク
旭化成不動産株式会社
（株）日本経済広告社 田実 日出翁氏
旭化成不動産（株） 川野 芳裕氏
毎月のサイト企画から制作・精算までのやり取りから、大容量データのファイル共有まで行っている。メーリングリストやバイク便が不要になる使い方とは？
3社間活用事例
複数社間でのプロジェクト失敗の原因は、コミュニケーション不足によるものが多い。一般的には、顔を合わせての打合せやメーリングリストでのやり取りがコミュニケーションの中心だろう。ところが、同社では「メーリングリストは不要」だという。円滑なコミュニケーションを確立し、容量の多いデータもひとつに集約したという彼らの使い方とは？
プロローグ マンションライフ情報サイトの制作をスムーズに
旭化成不動産株式会社が販売する都心型マンションを紹介する Web サイト「Advance-Ones.com」の制作を効率よく進めるため、広告会社と制作会社の 3社でコラボレックスが導入された。この Web サイトはシングル・DINKS のための快適なマンションライフを提案する目的で運営され、ほぼ毎月、マンション周辺のショップ情報や、モデルルームレポート、インテリア選びについてなどの記事が更新されている。「サイボウズ コラボレックス」導入で、以前よりコミュニケーションがうまくいくようになり、クライアント、広告会社、制作会社の誰もが「仕事が楽になった」という。
▼Advance-Ones.com ：http://www.advance-ones.com/
課題 画像データを、クライアント、制作会社と共有したい
コラボレックスを導入しようと提案したのは、株式会社日本経済広告社プランニング本部の田実 日出翁氏だ。
「旭化成不動産様も当社もメールで添付できるファイルの容量制限がありますから、メールで多数の画像を送ることができません。そこで『サイボウズ コラボレックス』のファイル共有機能を活用しようと考えました」
画像のやりとりだけでなく、企画の打ち合わせや進捗状況の報告、クライアントからの修正指示なども必要。メールでのコミュニケーションが欠かせない。
大容量のデータのやりとりには、オンラインストレージサービスがよく使われるが、クライアント、広告会社、制作会社の間でコミュニケーションを円滑に進めようとすれば、「グループウェアでいう電子会議室にオンラインストレージの機能を兼ね備えたソフトに情報を集約したほうがいい」と田実氏は考えた。
複数のメンバーでコミュニケーションを行うときメーリングリストも使われるが、メーリングリストでファイルを送れば不要な人にもファイルが届き、ファイルの受け渡しを別の方法で行えば、プロジェクト単位で情報を集約できず、よほど整理上手のメンバーがそろわないとプロジェクトは円滑に進まない。
ちなみにプロジェクト失敗の原因の多くは、コミュニケーション不足によるものといわれる。プロジェクトが進行していくにつれ、誰がどの件について意見を言っているのかわからなくなったり、肝心な情報が伝わっていなかったりした経験はきっと 1度や 2度ではないはずだ。
（株）日本経済広告社 田実 日出翁氏
▼共有フォルダ
解決 月に 10回のバイク便が、ほぼなくなる。
「Advance-Ones.com」は年に 10回更新される。取材で撮影した画像データや旭化成不動産株式会社から提供される画像は、毎号、ひとつの共有フォルダにまとめて保存されている。制作に関わるメンバーはいつでも画像をチェックすることができる。企画の打ち合わせや修正の指示は電子会議室で行われ、メンバー全員が進捗状況を把握できるようになっている。
「これまでは画像データはメディアにコピーしてバイク便で送っていましたが、まずバイク便の回数が減りましたね。パンフレットやチラシを制作していますので、校正紙を送るためにまったくバイク便を使わないということはないのですが、多いときは月10回程度バイク便を使っていたところが、いまはせいぜい月 2回程度です」（田実氏）
旭化成不動産株式会社 営業企画部 川野芳裕氏は、データ管理の手間が省けたと導入のメリットを実感している。
「メディアにコピーしたり、CD-ROM に焼いたりする手間がなくなり、忙しいときにはありがたいですね。共有フォルダにデータをアップロードしておけば、自分のデータをうっかり消してしまってもバックアップがあるという安心感もあります。バイク便で送っていたときのように、紛失の心配もありません。他の仕事でデータが必要になったときも、すぐに取り出せるので便利になりましたね」（川野氏）
旭化成不動産（株） 川野 芳裕氏
▼電子会議室
解決 メーリングリストをやめた 3つの効果
メールでのやりとりから電子会議室に変えた効果には 3つポイントがあるという。まずひとつめは、チームの連携がスムーズになったことだ。例えば、企画段階で同社と代理店の 2社のみがやり取りしていても、制作会社はいつどのような制作依頼がくるのか予測し柔軟な対応ができるようになった。また代理店の営業担当者は、電子会議室では発言はしないが、プロジェクトの進捗を把握できるため精算時に参照するという。
「私が出張中でも部下がかわりに対応することができますし、サーバーを管理している担当者も、進行状況を見ながら更新の準備ができます」（川野氏）
2番目に指示が的確に伝わるようになったことだ。
「メンバーがメッセージを読んだかどうかの確認もできるので、的確に指示が伝わるようになったと思います。自分が出した修正の指示が、すべて履歴で一覧できるので、それを確認すれば前回指示した内容と矛盾する指示をすることもなくなりました」（川野氏）
最後にメーラーの欠点が解消されたことだ。例えば、今までのメールでは、送信済みの履歴を確認するだけで検索に時間がかかった。また、毎日の膨大なメールのなかに埋もれてしまい、大事なメールを見落としてしまうこともあった。
「今までのメールでは、うっかりカーソルをあわせるだけで、既読になってしまって気づかないことがありました。メールでは当たり前で気づかなかったリスクが、電子会議室によって解消されたのです」（川野氏）
エピローグ 顔を合わせて打合せしたのは一度だけ。
「Advance-Ones.com」を立ち上げる際、川野氏、田実氏、制作会社の 3者が顔を会わせて打ち合わせをしたのは 1度だけ。
以降、『サイボウズ コラボレックス』のコミュニケーションだけで問題なく、制作が進んでいる。
「途中で制作会社の担当の方が変わっています。まだ一度もお会いしたことはありませんが、電子会議室でコミュニケーションをしていると何度も顔を会わせているように感じますし、電子会議室でこれまでの経緯をよく理解してもらっているので、コミュニケーションに支障ありません」（川野氏）
ブラウザで使えるサービスなので、インターネットが接続できれば、どこからでもアクセスできる点も評価された。
川野氏は営業と企画を兼務していたこともあり多忙な毎日だった。「そのとき『サイボウズ コラボレックス』があれば、もっと仕事が楽になった」と悔しがる。メーラーによる業務の無駄をなくし本来の情報活用ができるようになった今、川野氏は、現在進行中の他のプロジェクトでのコラボレックス利用も積極的に考えていきたいという。今後の同社の動向に注目していきたい。
システム概要
関連リンク
製品情報
サイボウズ コラボレックス
社外の仕事が見えるコラボレーションツール
ASPサービス のみ
