企業情報
■会社名：
上條・鶴巻法律事務所
■利用製品：
- サイボウズ Office on cybozu.com
■利用人数：8名
■業種：士業
上條・鶴巻法律事務所
弁護士 鶴巻 暁 氏
古書店街にもほど近い神田小川町にオフィスをかまえる上條・鶴巻法律事務所は、事務所開設直後からの「サイボウズ Office」ユーザー。「サイボウズ Office 6」から順次バージョンアップを繰り返し、2012年3月からはクラウド版の「サイボウズ Office」へと移行した。クラウド版への移行の経緯に加え、現在のユーザーが８名という規模での「サイボウズ Office」活用のポイントを伺った。
「スケジュール」と「電話メモ」が弁護士業務を強力にバックアップする
今回のインタビューに対応していただいたのが弁護士の鶴巻暁氏。上條・鶴巻法律事務所の名からもわかる通り、弁護士として活躍する一方、事務所の経営にも携わる立場にある。そもそも鶴巻氏は、現事務所開設前に勤務していた法律事務所で「サイボウズ Office」導入を担当した。
「1997年に勤務することになった法律事務所で、最初の仕事がパソコンを購入することでした。勤務初日に事務所用のパソコンの機種を選定するように…と言われました。」(鶴巻氏）
当時はワープロ専用機からパソコンへの移行期。その事務所でもワープロを文書作成に活用していたが、その後のIT化を視野にパソコンの活用を検討し始めた時期だった。その後のパソコン導入やLANなどのインフラ整備などにも携わった鶴巻氏は、同時に「サイボウズ Office」の導入も担当していた。
それまで紙ベースで行っていたスケジュール管理を、グループウェアで管理するようになった。その変化で体感した効果は絶大で、独立後に現事務所を開設した際も、迷うこと無く「サイボウズ Office 6」を導入した。
「現在、事務所は弁護士4名と事務局4名で運営しています。弁護士の数が増えれば共同の仕事が増えてきます。それだけに「サイボウズ Office」で最も活用している機能と言えば『スケジュール』ということになります。『スケジュール』は『グループ表示』に切り替えるだけで全員の予定がひと目でわかりますので、予定の調整がしやすく大変重宝しています。」（鶴巻氏）
また、外出が多いという弁護士の職種柄、「電話メモ」も活用の頻度が高いという。
「携帯電話用とパソコン用の両方のメールアドレスに『電話メモ』が届くように運用しています。携帯電話に届いた『電話メモ』は折返し電話など、必要な処理が終わったら消すようにしています。一方、パソコン用のアドレスに届いた『電話メモ』は消さずに残しておきます。そうすることで、いつ誰からどのような電話があったのかという履歴を参照することができるので、抜け漏れのリカバリーに活用できます。」(鶴巻氏） 図１参照
図１
「この運用だと、自分宛で事務所へ入ってきた連絡を知り、折り返し電話するなどのアクションを素早く起こすことができます。それまでは、事務局員がわざわざ弁護士に電話をして伝言していたので、大きく効率化されたと思います。」（鶴巻氏）
クラウド化で見えた新しいワークスタイル！そして次の課題へ
外出先でスケジュールが決まったり、変更されたりすることは少なくないが、以前はグループウェアを社外から操作することができなかったため、事務職員は、グループウェアに記録されているスケジュールが最新かつ正確なものではないという前提で事務処理せざるを得ない状況だった。
この問題を解決するには外出先から社内のグループウェアへアクセスできる環境が必要だった。サイボウズには「リモートサービス」という、こういった問題を手軽に解決できるソリューションがあるのだが、事務所内で利用する人数と、製品の最低利用人数が合わず、高コストとなってしまうので断念した。
外出先からグループウェアを見られない、もどかしい状況が続いていたなか、弁護士の先輩でもあり「サイボウズ Office」の薦めてくれた方から、「サイボウズがクラウド版をリリースした」という話を聞き、すぐに試用を開始した。そして2012年3月にクラウド版へと乗り換えることとなった。
「クラウド版へ移行すれば、外出先からもグループウェアを見ることができます。業務上、多くの点で効率化されるのでは、と期待しました。クラウド版なら、スマートフォンなどからでも活用できますので、パソコンすら必要なくなるでしょう。」(鶴巻氏）
「法律業界は、裁判所が紙ベースであることから、すべてを電子化することは難しいのが実状だ。また、どうしても事務所でなければできない業務というのも多数存在する。
「事務所にいなければできない業務は事務所で行い、外でもできることは外でする。こうしたスタイルで仕事ができるようになったのは、クラウド版『サイボウズ Office』の導入がすべてとは言いませんが、大きな理由の1つです。」(鶴巻氏）
クラウド版への移行により、新たな仕事の仕方への方向性が見えてきた同事務所で、今後どのように「サイボウズ Office」の活用を広げていくのだろうか？その点を伺うと、鶴巻氏は次のように回答してくれた。
「興味があるのが掲示板の活用です。今は事務所内でも情報共有のために何でもメールでやり取りしがちですが、メールが埋もれてしまったり、送ったメールを相手が見ているのかが分からなかったりもします。こうした部分を解消できるのではないか。」(鶴巻氏）
今はまだ、事務所の中でならば、一声かければ全員に声が届く。しかし今後、事務所のレイアウトが変わったり、事務所に居なくてもできる仕事は外で行うというワークスタイルが広がれば、事務所内でのコミュニケーションの手法も見直しが必要になるかもしれないと鶴巻氏は考えている。そのときにも、事務所にあった運用スタイルとルールを設定することで「サイボウズ Office」が役立つものと期待する。
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