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サイボウズ Office 2 設定マニュアル

このページでは、サイボウズ Office 2 (Ver.2.1) の設定方法について解説します。

サイボウズ Office 2 では、一般的な設定と、各アプリケーションごとの詳細設定ができます。


サイボウズ Office 共通設定
および スタート画面の設定

各アプリケーションの設定

トップページの「設定」ボタンを押します。

各アプリケーションを開き、右下の「設定」のリンクを押します。


サイボウズ Office 共通設定
ユーザーの設定

ユーザーを追加・変更・削除します。ユーザーの並び順を変更したい場合は、ユーザーを選択し、右下の矢印ボタンで変更します。ユーザーを選んで「編集する」を押すと、ユーザー情報を変更できます。

「CSV ファイル形式:読み込み」のリンクを押すと、Excel や Lotus 1-2-3 などで作成したデータを共有アドレス帳にまとめて読み込むことができます。

まず、例に表示される項目の順に合わせて、CSV 形式のファイルを作成します。

次にこのメニューからその CSV ファイルを指定して、「読み込み」を押します。すると、そのファイルのユーザー情報はまとめて登録されます。現在のところ、複数のグループに所属するユーザー情報は一括登録では登録できませんので、後から手動で追加して下さいますようお願いします。

「CSV ファイル形式:書き出し」のリンクを押すと、ユーザー情報を CSV 形式でブラウザーに表示しますので、必要な部分をコピー&ペーストし、別ファイルに切り出して活用して下さい。

「最初に表示するグループ」は、そのユーザーがログインしたときにデフォルトで表示されるグループ(例えば、スケジュールを開いたときに最初に表示されるグループ)です。

ユーザーが所属するグループは複数指定することができます。例えば、「営業部」グループと「管理職」グループの両方に所属することができます。ユーザーを選んで「編集する」を押し、画面下部のメニューで設定できます。

 

グループの設定 グループを設定します。誰がどのグループに所属するかは、上述の「ユーザーの設定」から設定します。

 
ログイン方法の変更

2 種類のログイン方法を選択できます。

1 つめは、小規模組織向けのログイン方法で、登録された全ユーザー一覧の中から自分の名前を選び、ログインする方法です。数十人規模でお使いの場合にお薦めです。

2 つめは、大規模組織向けのログイン方法で、まず自分の所属するグループを選び、その次にグループのメンバーの中から自分の名前を選んでログインする方法です。

どちらの場合も、一度ログインすると、次回からは、自分の名前が選ばれた状態になるため、選択の手間が省けます。

ログインしていない状態で、「スタートメニューの表示をする」かどうか、「リンクを表示するか」どうかを設定できます。 

会社情報の変更 会社名などの会社情報を設定できます。設定された情報は、各ページの右上に表示され、リンクが張られます。

 
設定用パスワードの登録 設定できる人を限定するために、パスワードを登録できます。従って、このパスワードを知っている人以外は設定作業を行なえなくすることができます。

 

スタート画面の設定
スタートメニューの設定 トップページ(スタートメニュー)のアイコンの順番を変えたり、使わないアプリケーションのアイコンを非表示にしたりできます。

 
リンクの設定

アイコンが並んでいる下に、自由にリンクを作成できます。

サイボウズ スケジュール 2
一般設定

「日表示において予定状況を表示する時間帯」では、を押して表示される日表示で表示される時間帯を設定できます。

「スケジュールを設定する単位」は、10 分単位、15 分単位、30 分単位で設定できます。

「過去のスケジュールを保存する期間」を過ぎたスケジュールは、データが更新される時に、自動的に削除されます。

その他、「非公開のスケジュール登録をする」かどうか、「グループのスケジュールを表示する」かどうか、「月表示において日曜日を右側に表示する」かどうか、「週表示、月表示においてスケジュールの終了時刻を表示する」かどうか、「祝日を表示する」かどうかを設定できます。

 

予定・場所メニューの設定

よく入力する「予定」や「場所」を選択メニューに登録できます。登録されたデータは、マウスで選ぶだけで簡単に入力できるようになります。

ここで登録されたデータは、全ユーザーで共有されます。

 

祝日の設定

自由に祝日を設定できます。

ここで登録された祝日のデータは他のアプリケーションでも共有されます。

 

アクセス権の設定

「他人のスケジュールに対する登録ユーザーのアクセス権」で変更可能を OFF にすると、登録ユーザー A さんのスケジュールを、登録ユーザー B さんが登録したり変更したりできなくなります。

「登録ユーザー以外のアクセス権」の閲覧可能を OFF にすると、登録されていない(ログインできない、ゲストの)ユーザー C さんは、スケジュールを見られなくなります。変更可能を OFF にすると、スケジュールを登録したり変更したりできなくなります。

 

サイボウズ 行き先案内板 2
行き先メニューの設定

よく入力する「場所」を選択メニューに登録できます。登録されたデータは、マウスで選ぶだけで簡単に入力できるようになります。

ここで登録されたデータは、全ユーザーで共有されます。

 

アクセス権の設定

「他人の行き先及びメモに対する登録ユーザーのアクセス権」で変更可能を OFF にすると、登録ユーザー A さんの行き先を、登録ユーザー B さんが登録したり変更したりできなくなります。また、A さんのメモを A さん以外の人が削除できなくなります。

「登録ユーザー以外のアクセス権」の閲覧可能を OFF にすると、登録されていない(ログインできない、ゲストの)ユーザー C さんは、行き先案内板を見られなくなります。変更可能を OFF にすると、行き先を変更できなくなります。

 

サイボウズ 掲示板 2
一般設定

「記事に添付できるファイルの数」を設定できます。「0」にすると、ファイルを添付できなくなります。

「一度に表示する記事の数」では、掲示板を開いたときに表示される記事の数を設定できますので、レスポンスや画面のサイズを考慮した表示をできます。

 

アクセス権の設定 「登録ユーザー以外のアクセス権」の閲覧可能を OFF にすると、登録されていない(ログインできない、ゲストの)ユーザーは、掲示板を見られなくなります。投稿可能を OFF にすると、記事を投稿できなくなります。

 
掲示板の設定

掲示板を追加・変更・削除します。掲示板の並び順を変更したい場合は、掲示板を選択し、右下の矢印ボタンで変更します。掲示板を選んで「編集する」を押すと、掲示板情報を変更できます。

「グループ専用の掲示板にする」を ON にすると、選択されたグループのメンバーしか読み書きできない掲示板になります。その掲示板は、読み書きできるユーザーがログインした場合に限り、掲示板の一覧画面に表示されます。

掲示板を選んで「編集する」を押し、「記事の一括削除」のリンクを押すと、指定日以前に投稿された記事を一括削除できます。

 

サイボウズ 施設予約 2
一般設定

「予約状況を表示する時間帯」では表示される時間帯を設定できます。

「予約を設定する単位」は、10 分単位、15 分単位、30 分単位で設定できます。

「過去の予約を保存する期間」を過ぎた予約は、データ更新時に自動的に削除されます。

「最初に表示する施設グループ」を選択できます。

「週表示およびグラフにおいて予約者名の代わりに目的を表示する」を ON にすると、予約の入っているところに表示される文字が、予約者名(例:田中)から目的(例:会議)に変更されます。

その他、「月表示において日曜日を右側に表示する」がどうか、「週表示、月表示において予定の終了時刻を表示する」かどうか、「祝日を表示する」かどうかを設定できます。

「目的のメニュー項目」に、よく使う予約の目的(例:営業会議、など)を選択メニューに登録できます。登録されたデータは、マウスで選ぶだけで簡単に入力できるようになります。

ここで登録されたデータは、全ユーザーで共有されます。

 

祝日の設定

自由に祝日を設定できます。

ここで登録された祝日のデータは他のアプリケーションでも共有されます。

 

アクセス権の設定

「他人の予約に対する登録ユーザーのアクセス権」で登録・変更可能を OFF にすると、登録ユーザー A さんが予約した予約を、登録ユーザー B さんが変更できなくなります。

「登録ユーザー以外のアクセス権」の閲覧可能を OFF にすると、登録されていない(ログインできない、ゲストの)ユーザー C さんは、施設の予約状況を見られなくなります。

 

施設の設定

施設を追加・変更・削除します。施設の並び順をしたい場合は、施設を選択し、右下の矢印ボタンで変更します。施設を選んで「編集する」を押すと、施設情報を変更できます。

施設情報の「グループ」を指定すると、施設をグループ化することができます。例えば、「会議室 305」を「会議室グループ」に指定すると、会議室グループ以外の施設と分けて表示させることができます。

 

施設グループの設定 施設グループを追加・変更・削除します。施設グループの並び順をしたい場合は、変更したい施設グループを選択し、右下の矢印ボタンで移動します。施設グループを選んで「編集する」を押すと、施設グループ名を変更できます。

 
施設情報の項目のカスタマイズ

施設情報の項目名(施設名、場所、など)を 10 項目まで自由にカスタマイズできます。

この機能を利用すると、施設予約以外の目的、例えば、車両予約や備品管理などに活用することが可能です。

変更したい項目名を選択し、「項目名を変更する」を押して変更します。項目名を空欄にすると、その項目は未設定となり、使用されません。

施設情報の項目の並び順をしたい場合は、変更したい項目を選択し、右下の矢印ボタンで移動します。

 

サイボウズ 共有アドレス帳 2
アドレスの一括削除 「全アドレスを一括して削除」できます。

 
CSVファイル形式からの
アドレスの読み込み
(インポート)


 
Excel や Lotus 1-2-3 などで作成したデータを共有アドレス帳にまとめて読み込むことができます。

まず、このメニューを開いたときに表示される項目の順に合わせて、CSV 形式のファイルを作成します。

次にこのメニューからその CSV ファイルを指定して、「読み込み」を押します。すると、そのアドレス情報はまとめて登録されます。

既に登録してあるユーザーを読み込むと二重に登録されるのでご注意ください。 
CSVファイル形式への
アドレスの書き出し
(エクスポート)


 
全アドレス情報を CSV 形式でブラウザーに表示しますので、必要な部分をコピー&ペーストし、別ファイルに切り出して活用して下さい。

 
アクセス権の設定 「登録ユーザー以外のアクセス権」の閲覧可能を OFF にすると、登録されていない(ログインできない、ゲストの)ユーザーは、アドレス情報を見られなくなります。登録・変更可能を OFF にすると、登録や変更ができなくなります。

 
アドレス項目のカスタマイズ

アドレス項目(名前、会社名、など)を 20 項目まで自由にカスタマイズできます。

この機能を利用すると、「生年月日」や「携帯電話番号」など、管理したい項目を自由に設定できます。

変更したいアドレス項目を選択し、「変更する」を押して変更します。項目名を空欄にすると、その項目は未設定となり、使用されません。

アドレス項目の並び順をしたい場合は、変更したい項目を選択し、右下の矢印ボタンで移動します。

 

サイボウズ ToDoリスト 2
一般設定

「全員の ToDo リストに ToDo を登録することができる」を ON にすると、登録されている全ユーザーに対して ToDo を登録できるようになります。

「グループのメンバーの ToDo リストに ToDo を登録することができる」を ON にすると、ユーザーの設定のところで指定した「最初に表示するグループ」のグループに対して ToDo を登録できるようになります。(ただし、そのグループに所属しているユーザーからしか登録できません。)

これらの機能を利用すると、〆切のある提出物をグループ内で簡単に管理できます。

 

サイボウズ プロジェクト管理 2
アクセス権の設定 「登録ユーザー以外のアクセス権」の閲覧可能を OFF にすると、登録されていない(ログインできない、ゲストの)ユーザーは、プロジェクト情報を見られなくなります。

 
プロジェクトの設定 プロジェクトを追加・変更・削除します。プロジェクトの並び順をしたい場合は、変更したいプロジェクトを選択し、右下の矢印ボタンで移動します。プロジェクトを選んで「編集する」を押すと、詳細情報を変更できます。

 

サイボウズ 電子会議室 2
一般設定

「発言に添付できるファイルの数」を設定できます。「0」にすると、ファイルを添付できなくなります。

「会議室一覧に表示する会議室の数」では、電子会議室を開いたときに表示される会議室の数を設定できますので、レスポンスや画面のサイズを考慮した表示をできます。

ここで言う「会議室」とは、最初の発言からフォロー発言まで、関連する発言をひとまとめにしたものです。

 

アクセス権の設定 「登録ユーザー以外のアクセス権」の閲覧可能を OFF にすると、登録されていない(ログインできない、ゲストの)ユーザーは、電子会議室を見られなくなります。発言可能を OFF にすると、書き込みができなくなります。

 
会議室の削除 削除したい会議室を選んで、「削除する」を押すと、会議室をできます。

 



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