アナログな運用方法をとっている申請業務がとても多く、非効率だなと課題に感じていました。

おっしゃる通り、まさに紙紙紙…新聞用紙も含めると紙の消費量はとんでもない数です。すべてなくすことは正直難しいですが、少しでも効率化できれば、空いた時間に何か違うことができるのではないか、という思いはありましたね。

何かを購入した際に、購入者が伝票を書き、僕がハンコ押して、経理に持っていきます。受け取った経理は、その内容を基幹システムに入力し保管する、という運用です。正直、IT化すれば1分で完結できそうと思っていました。

導入当初はとんでもない反発でしたね。老若男女みんな紙が大好きですのでkintoneの影は薄かったです。

ただ、コロナ禍で、テレワークを実施するためにチャットツールなどのITツールを導入し、環境の整備を行ったことで、ITツールの導入や活用に対して、少しずつ重要性を感じてもらえるようになったとは思いますね。

どんな相談事にも応えて、丁寧に返すことで信頼を勝ち得ていくことを意識しました。

おかげさまで、他の部門で新しいことを何かしたいとなったら、まず渡邊さんのところに相談する、という流れができましたね（笑）2021年に新聞のアプリ化を実現したことをきっかけに、何をするにしてもITツールを使うことが増えてきたのも相まって、相談が増えています。

「ここに来ればいろいろ解決してくれるんだ」という感覚で、相談に来てくれているのだと思いますが、ここがポイントで。いざkintoneといったツールを導入したい時に、「ちょっと協力してくれない？」とシステム開発部側からも協力要請しやすい雰囲気ができてくるんですよね。

本来、僕らが所属しているシステム開発部は、新聞を作る基幹システムの管理運営をメインとした、社内ネットワークの管理やITに関わるものをすべて管理している部門です。ただ、新しいITツールの導入時にはITが苦手な方に支援を行ったり、その他社内のさまざまな相談窓口も行っています。

言葉にするとちょっと固い印象を受けるかもしれませんが、その他にも会社のホームページを作成したり、新聞の電子版アプリの開発を地元ベンダーさんと組んで行ったり、社外からの依頼でYouTube Liveのお手伝いをしたり…いろんなことしていますね（笑）

そうですね。最初は紙で出してほしいと言われていたのですが、kintoneでの運用を1〜2年並行して使っていたあたりから、紙をやめて1本化したいという声が少しずつ出始めたんですよね。今となってはkintoneで出してもらう方がありがたいと言われています。

経理のシステムもクラウド化していて、kintoneからCSVに書き出した情報をそのまま経理のシステムに読み込ませるので、データの連携がしやすくなりました。紙での運用方法だと、ダブルチェックや二重打ち込みが必要で、二度手間かつエラーの確率が2倍になりますからね。

経理への伝票処理がkintone化されたことで、わざわざ持っていかなくてよくなっただけでも、僕にとっては最高です（笑）少しずつですが、他にも実際に相談をもらってkintoneで解決した業務もありますので、利用者にとって今はもう無いと困るツールになっています。

kintone自体は、システム関係で何かしたいという相談の、解決策の1つとして活躍しています。ノーコード^※で急ぎの相談でもすぐ対応できるところが良いですよね。

流れとしては、購入者がレコードに必要な情報を入れると、経理側が確認して経理専用の基幹システムに読み込む、という運用です。

バックナンバーという、過去の新聞を取り寄せるための注文管理を行いたい、と販売部門から相談がきまして、アプリ化しました。

元々は、電話で受けた人がそのまま発送まで行うという、アナログすぎる管理体制で、一度に大量の注文が来て大変なことになった経緯があります。

こちらは、krewSheet(クルーシート)^※というプラグイン^※を活用し、注文一覧が見れるようにしました。Webの申し込みフォームから入ってきた情報がkintoneに直接追加されて、販売部門のメンバーはその内容を見て、対応状況を自分で変更していく運用です。

ただ、すべてがネットからのお申し込みだけではなく、今も電話やFAXなどで注文を受けることもありまして、その場合は受けた人がアプリに追加していくようにしています。

見慣れたExcel表示なら、販売部門のメンバーが使いやすく、ITツールへの抵抗感も軽減するのでは、という思いからです。また、1つずつレコードを開いて対応状況を変更するより、一覧表示の状態から簡単に変更できる方が使いやすいだろうと思い、採用しました。

データ化されたネガフィルムの管理をアプリ化しました。

元々は棚に1枚ずつ保管して、必要な時に130万枚以上ある中から1枚1枚探していく状態でした。最近になって、劣化していくことを考慮しデジタル化したものの、それを上手く活用する術がなくて困っている、とのことで相談がきたんです。

130万枚以上ある写真のデータをそのままkintoneに保存することは容量的に不可能なので、本体のデータをAWS^※に保存しておいて、kintoneにはCSVで最小限の情報のみを読み込んで、カードで表示させています。クリックするとAWS上に保存されている写真データに推移する仕組みです。

構築に際しては、プログラムを書いたり、写真自体の枚数も多くとても大変でしたが、連携サービスを使うのではなく、コストを抑えるためにAWSでの運用にしました。

そうですね。ただ、今の段階では、掲載日や大まかなカテゴリーくらいの情報しかなく検索性に欠けるので、まだ完成はしてないです。１枚１枚、その写真がどういう写真なのか、細かく分類したいので、地道に詳細情報を取りまとめているところですね。

システム・営業・経理・販売部門以外の部門にも積極的に展開し、顧客情報などをkintoneに集約して、部門間の連携を強化させたいと考えています。

また、電帳法の改訂があるので、紙をやめて、今年の10月までに各部門の請求書をすべてkintoneにしようと今動いています。

ExcelやWordで作ったり、基幹システムから出す人もいて、バラバラです（笑）そんなバラバラなフォーマットから提出されるので、経理からすべてkintoneにしてほしいと相談が入ったのがきっかけです。

アプリ構築は、カスタマイズすることで帳票出力を可能にしました。顧客側が紙でほしい場合に備えて、インボイスに対応したフォーマットで紙に出力できるようにしています。ただ、まだPDF化を可能にできていないので、リリースはこれからですね。

新聞社の中で特定のカリキュラムはありません。ただ、何事も自分たちでやってきたという歴史があって、そのDNAを受け継いだ結果、HTMLやJavaScriptなどのいろんな知識やスキルを身に付けて、おのずとスキルアップしている感覚はあります。

これからは、その蓄積したノウハウを社外に向けても役立てたくて、企業へのDXに関するサポートや簡単なコンサルなども含めて、kintoneアプリのご提供をしていきたいなと考えています。

1番は地域への貢献ですね。気軽にDXなどの相談ができる場所として、大小問わず地域の企業さんを手助けしたいなという思いが強くあります。あとは、システム部門からでも、少しは社内の実績に貢献できるのではないか、という思いもあります。