会議の案内や事業所の中での業務連絡などを、本社から紙で7つの事業所向けに通達し、事業所内の職員で回覧していたことによる、情報共有のタイムラグを課題に感じていました。

また、各事業所から上がってくる研修報告書などは、原本は各事業所、コピーは本社で保管していて、本社の倉庫に溜まっていく一方だったんです。

会議などの案内でいうと、本社から各事業所に出して、戻ってくるのに3日以上かかっていましたね。みんな業務をしながらなので大変なのはわかっているのですが、“見ましたサイン”をするにしても、どこでその回覧板が止まっているかわからないので、どうしようもない状態でした。

他にも、経営理念や目的、業務マニュアルも紙で管理していまして、都度回覧し各事業所内で保管していました。かさばるだけでなく、実際、棚にたくさん保管されている書類の中から、職員さんが業務マニュアルを確認したいとなった時に、すぐに探し出せないんですよね。

しかも、回覧によるハンコリレーから返ってきた書類の確認にも時間を要していて、事業所全体で100人弱いる職員に対して、3人しかいない総務のメンバーは疲弊していましたね…。

その上、職員は24時間365日、早番・遅番の日勤と夜勤という三交代制で働いていて、みんなが同じ時間にいるわけではありません。コロナ禍で接触することさえ厳しくなったこともあり、情報のリレーを円滑に、いつでも誰でも、調べたいことが調べられるようにする必要がある、と考えていました。

きっかけは、日々の職員の健康状態を把握する一環として、出勤前に全員が必ず行っていた検温記録で、紙管理だったからこそ周囲の確認が漏れてしまった事案が発生したことです。

元々は、各事業所の玄関前に設置されたサーモグラフィーで測った体温や体調具合を、自己申告で紙に記載するという運用をしていました。ただ、1箇所に設置された記録用紙を周囲が確認するまでにはタイムラグがあったんです。

人手不足が叫ばれる介護業界において、私たちも決して例外ではありません。みんな忙しいと分かっているからこそ、少しの体調不良では無理をしてでも頑張ってしまい、自己申告で急な休みを取ることに抵抗を感じる職員は少なくなかったと思います。

そんな最中、紙で行っていた検温記録に体温ではない体調不良を申告していたものの、無理をして働いていた職員にすぐ気づけず、後になってその方の体調が悪化してしまう事態が起きてしまったのです。

こうした事態を受けて、初動が大切なことを肌で実感しましたし “周囲が体調の変化に気づいて、声かけできる環境づくり“を行う必要性を感じました。そこでまずは、紙管理によるタイムラグに対して早急に手を打とうと、デジタル化に踏み切りましたね。

接触が厳しいコロナ禍で、検温記録を含めて本格的に自社の紙管理に対する限界を感じていた最中、kintoneを活用されているだけでなく、DX支援を専門に行っている株式会社高山^※の代表からご紹介いただいたことがきっかけです。

高山さんとは3年ほど前に経営者同士の勉強会で出会い、意気投合したのですが、その時からkintoneの活用法については伺っていて、とても素晴らしいなと感じていました。そんな折、「大友社長もやってみませんか？」と声がけしてもらい導入に踏み切りました。

その後は、1年ほど伴走支援していただきました。高山さん自身がkintoneを使って問題解決しているので、ノウハウを共有していただきながら、そこを取り入れつつ自社用にアレンジしていきましたね。

月に一度、出向いていただいてアプリの作成方法を教えていただきました。最初は私と総務の3人だけの参加でしたが、途中からは各事業所の事務員さんにも参加いただきながら、現場の声を聞きつつ一緒にアプリ改善を進めましたね。

私自身は9時から13時という時短勤務で、入社して半年でkintone担当に抜擢されたのですが、ITに詳しいわけではありませんでした。

最初は不安もありましたが、高山さんの支援を受けつつ実際に自分で触っていくことで、アプリ作成のコツや、ここはプラグインを使った方が楽だな、といったことがわかってくるようになりましたね。今でも、ヘルプサイト等で調べてわからないことがあれば、相談に乗っていただいています。

導入に際しては、各事業所に出向いて説明しました。また、スムーズに浸透させるために、まずは職員全員が毎日利用する『検温記録』のシステム化からスタートしましたね。

検温記録だけでなく、ポータル画面に勤怠システムのリンクを貼って、勤務が始まって1番最初にkintoneを開くという癖をつけてもらうように工夫しました。kintoneを入り口に“掲示板”として、総務からのお知らせや、事業所内での業務連絡など知るべき情報を発信しています。

基幹システムは最低限残す必要のある、行政に提出するための情報を記録するものです。実際に行った対応や、事故の記録などを基幹システムへ保存していまして、元々はこちらも紙管理でしたが、時系列で記録が確認できるようになりました。

対してkintoneは、職員が日々気づいたヒヤリハットを蓄積し、事故防止に繋げるための振り返りや、基幹システムでは補えない、職場の内部環境を良くするための見える化を実現するツールとして活用しています。

介護業界ってどうしてもネガティブなイメージを持たれがちですが、職員のみんなは志を持って働いているんですよね。その思いを大事にする上で、利用者さんと一緒に過ごす時間を整えてあげることが経営者にとって大事だと思っています。

ただ、基幹システムだと行政水準を満たす報告だけになってしまい、内部環境のところまでフォローできないんです。言った言わない問題によるボタンのかけ違いや、報告業務の紙管理による煩雑な状態によって、職員は疲弊してしまいます。

そこをkintoneで業務を整理し見える化することで、職員は負担が減って利用者さんと向き合う時間に集中できる。思いに応えるためにも内部環境を整えようと取り組んでいます。

ポータル画面を“情報の掲示板”として活用していくことで、会議などの案内を紙で回覧する必要がなくなり、タイムラグを気にすることもなくなりました。経営理念や今年の方針なども掲示していますので、職員さんは気になったらすぐに調べることができるようになりましたね。

kintoneを開けば業務に関わることがすぐに確認できる、ということは職員にとっても負担の軽減になっていると思いますし、研修報告書などは電子化したことで紙の保管が不要になったので、今後はもっと効果を実感できると思っています。

いつでもどこでも誰でも見えるようになったことで、初動が早くなりました。検温記録でいうと、全職員の出勤前の必須報告業務になっていますが、体温だけでなく“風邪等の症状”の有無という体調具合も併せて報告してもらっています。

体温だけではわからない症状に対して、1人の目だけではなく誰からでも見える体制にすることで、おのずと職員同士がお互いの体調を気にかけるようになりました。私もスマホから毎日アプリを確認して、職員みんなの体調を把握していますし、職員同士でも見つけたらすぐに声がけできる状態です。

会社としては、初動が早くなることで利用者さんに対してご迷惑をかけずに済むという点でも、アプリ運用に変えて本当によかったです。

ヒヤリハットでいうと、元々は各事業所の職員さんが気づいたときに紙に書いてもらって、それをExcelに転記し集計していましたが、原因と対策の“原因”を見極める時に、発生からの時間が経つほど事業所の環境は変わりますし、スピーディーに対策まで進められていない状態でした。

どうしても防ぎきれない事故がある中で、それをいかになくしていくか考えたときに、「なぜ起きるのか」の“なぜ”を探るタイミングが重要なんですよね。

そこで、ヒヤリハットをアプリ化して、タイムリーに確認できるようにしました。実際に同じところで続けて登録されている場合には、事故を起こしかねないということですぐに職員と話し合いの場を持ち、対策を打てるようになりましたね。

一覧で見ることもでき、検索もすぐにできるのはスピード感を上げてくれる要因になっていると思いますし、ポータル画面に発生場所や時間帯別に集計されたグラフを表示して、職員にも常に意識してもらえるように工夫しています。

ポータルにグラフを表示させているヒヤリハットアプリです。高齢の職員でも負担にならないよう登録内容はシンプルにして、登録するハードルを下げるように工夫しました。

また、分類のところでいうとSHELL分析^※を用いていまして、職員自身がどこに要因があったかを登録する必要があり、対策を考えるための意識づけにも繋げています。

アプリ運用を始めて2年半経ちますが、2年半で971件、1年で割ると388件、1日に換算すると1.06件でした。介護業界では、300件の内、重大事故が1件潜んでいると言われているので、件数はあればあるほど未然に防ぐことができるんです。

紙に書いて提出して…という見えないハードルがあったのだと思います。アプリ化したことでその壁は打開できたと思いますので、どんどん気づきを増やして事故防止に繋げていきたいと考えています。

ポータル画面の冒頭に各事業所のスペース^※のリンクを配置し、下にスライドさせていくと経営理念などが出てくるようにしています。

職員はkintoneを開いて、自身が所属している事業所のスペースを開けば、総務からのお知らせだけでなく、事業所内での業務連絡、勤怠のリンク先や検温記録がすぐ確認、登録できるようになっていて、使用率の高さや日常の重要な情報を上部に配置するよう、導線は工夫しましたね。

登録内容はごくシンプルですが、一覧にしてみるとみんなの体調が一目でわかりますよ。

今までは研修を実施する場合、事業所ごとに紙で案内を出していまして、研修の内容と、事務員さんの方で実施日と職員のシフトを照合し、出欠を記載した上で回覧を回していました。

その後、参加した職員は手書きの報告書を各事業所に提出するのですが、最終的には本社で、各事業所から報告書のコピーをもらい、誰がいつどの研修に参加したかを取りまとめてしました。

現在は、事業所ごとに研修実施報告書アプリで、研修の内容と職員の出欠をレコードに登録し、職員は各自でレコードの内容を確認しています。参加した職員が研修報告書アプリにて報告をあげると、研修実施報告書アプリ内に、登録された研修報告書が関連レコード^※で表示されるようにしています。

アプリ化したことで、回覧によるタイムラグをなくすことができ、紙の保管も不要になりました。本社で行う集計時間の削減にもなって、1人ひとりがどのようなことを学んだのか、研修実施報告書アプリを見れば一目でわかるようになりましたね。