先代の父から続く残業の削減と、父の頭の中や、紙の台帳で管理していた顧客管理の電子化が課題でした。夏場の祭りシーズンは繁忙期で深夜残業は当たり前でしたが、父が亡くなって私が社長に就任し、法人化した後に入社した人からすると、当たり前の光景ではないんですよね。

とはいえ、残業を減らしてどうやって儲けるの？と1人で頭を抱えていました。当時、会社全体の売上や固定費などの財務状況を把握していたのは私だけでしたから、状況を知らない社員からの働き方への意見に対して、歯切れの悪い回答しかできない状態でした。

私が業者さんに委託してシステムの導入を行いました。ただ、多額の費用をかけたものの1年も持ちませんでしたね（笑）社内サーバーからしかアクセスできず外からは使えませんでしたし、変更するにも一手間。そもそも、導入も製作における指示も、周囲の共感を得ることなく、すべて私1人で決めてしまったことが失敗の原因でした。

その後ご縁があって、同じ東北で水産加工の製造・販売を行う株式会社ヤマウチさん^※に、システムの活用状況や効果を見せていただいたことがきっかけでkintoneを導入することになりました。

ちょうどその頃は、社内で業務フローを俯瞰して見れるように取り組んでいて、業務のボトルネックを把握し補い合って、余計な仕事はやめようという意識を社員みんなで共有できた頃だったので、kintoneの導入にはみんな非常に前向きな反応でした。

顧客管理はもちろんのこと、業務フローの見える化で残業も削減できましたし、当時で、創業以来最高の売上を達成することができましたね。

でも実は、導入して2年後の2018年、庄子が入社した頃に事件があったんです…。

kintoneの活用によって業務の見える化はされていたものの、当時社長は出張ばかりで会社に全然いませんでした。繁忙期の夏場は忙しくなるのですが、最終的な色や仕様の確認は現物を社長に確認してもらわないといけません。なのに、会社にいない。現場は社長待ちという状況でしたね。

kintoneで業務の見える化ができたし、あとは現場でなんとかしてくれるだろうという考えになっていました。みんなが業務を回してくれている間に、自分はマネジメントの勉強や、繋がりを持とうと全国を飛び回っていたんです。

その頃はまだ、先代からのリピーターさんの情報がkintoneにはなくて、紙での管理が残っている部分もありました。「前と同じやつで」と言われても、過去の情報がどこにあるかわからないし、そういった案件の対応は私が行っていたことも相まって、待ちの状態を増やしてしまったのだと思います。

実際、kintoneで見る限り売上は増加しているはずなのに、なぜか給料も上がらないし残業も増えてきて。なのに社長は全国飛び回って会社にいないし…社長が何かに経費を使い込んでいるんじゃないかと不信感が募っていましたね（笑）

疑われるようなことはしていませんが、当時は固定費を伏せていたので、粗利や経常利益までは見える化していませんでした。社員からすると売上だけ上がっているように見える分、出張の多い私に疑いの目が向けられていたのも当然ですよね（笑）

そんな時に、彼女が会社の通帳を引っ張り出してきてコピーを取って、1つずつラインを引いた上で、「これは何に使っているんですか？」と問い詰めてきたんです。入社して半年ですよ（笑）

私含めて社員みんなで吊し上げました（笑）

正直に言うと、当時の私はまだまだかっこつけでした。社長は偉く隙があってはならないといった、社員とも距離を置き、雲の上の存在であるべきみたいなイメージがどこかであったんです。

とは言え、私だって一生懸命いろんな勉強をしに行って、営業活動もしている中で詰め寄られて…。苛立ちと悲しさと悔しさと、私1人じゃどうしようもない現実に、もうどうしたらいいんだと。

でもその時に、「みんなと一緒に未来を作りたい、もう私1人じゃどうしようもないから助けてほしい」という本音を伝えたんですよね。

それを聞いて、確かに、数字や経営のことは勉強していないのでさっぱりわかっていないことに気が付きました。文句を言うなら、ちゃんと勉強して、数字や経営のことを理解してしからだと。

会社を良くしたい、みんなで楽しい仕事をして給料を上げたい、働き甲斐のある会社にしたいというゴールは一緒ですが、そのために私も現場も成長しないといけないなと感じました。

この事件をきっかけに、社員が自発的に数字や経営の勉強に取り組むようになり、固定費を含めたすべての数字をkintoneで明らかにするようになりました。数字の内訳を明らかにしたことで誤解を招くことも無くなり、お互いに打ち解けることができましたね。

自分1人ではなく、みんなでゴール設定をすることですね。 kintone導入時には、“何のために仕事をするのか”“なんで見える化する必要があるのか”を、共有するようにしました。

例えば“私は家族のために仕事している”なら、残業を減らせば家族との時間を増やせますよね。そのゴールを目指すためにどうすればいいか、逆算して考えていくイメージです。結果として、みんなが現状を変えないといけないという意識になりましたし、活用がスムーズに進んだ要因にもなりました。

手書きから入力形式に変えデータが溜まっていけば探す手間も省けて、無駄な時間を減らせます。そうすると残業も減らせるね！と、みんなが納得した上でkintoneを活用してくれましたね。

もう一つ、ゴールを目指すためには業務の棚卸をすることが必要です。どこで今1番詰まっていて、何が滞っていることで残業やクレームが多くなっているかなど、原因を突き止めるんです。

実際、Excelへの二重転記や、契約書のチェック待ちといった、余計な仕事が見えてきました。契約書の内容チェックなんて、2〜3分で済む作業ですが、営業担当がうっかりして2〜3日もお客様をお待たせしていたんです。

こういった滞りをデジタル化して、リマインドや通知がくるように設定すれば解消されますよね。仕事がスムーズに流れて、「残業せずに帰れそう」とみんながイメージできれば、「システムを導入したほうがいいよね」とおのずと必要性を感じてくれます。

アプリ作成は私が行なっていますが、基本的に今も導入当初も同じで、社員からの申し出なんですよ。社長がトップダウンで利用を押し付けるのではなく、“みんなにとって必要だからシステムを導入する”方が絶対使ってもらえると思います。

無理に連携させようとは思っていないです。顧客管理から始めて、販売管理や受注管理、納期管理とどんどん活用範囲が広がっていきました。

kintoneの良いところは、拡張性と発想次第でいくらでも連携でき、連携サービスを使えば自動化や簡素化を可能にすることもできるところです。要望に応じたアプリを作りつつ、他のアプリと連携することで利便性が増すなら、活用すると良いと思いますね。

業務フロー全体が見える化されたことで、どこが無駄な業務になっているか、利益率が高い商品はどういったものか、などの情報がわかるようになりました。また、みんなで業務のボトルネックを意識しながら活用しているので、自分の業務だけをこなしていればいい、という状態ではなく、助け合えるようになりましたね。

加えて、コロナ禍を乗り越えられたのは、2018年の事件をきっかけに、売上や利益など財務状況の見える化を行ったおかげでだと思っています。

祭り関係のオーダーが8割減るという危機的な状況を、自分事として捉えて「このままじゃやばい、自分達でなんとかしなきゃ」と、いろんな商品開発をして、主体的に売上を伸ばすための活動をしてくれました。仮にあの時、私だけが数字を見て、経営をしていたとしたら今この会社はないと思っています。

ちょうど2018年に『en・nichi』のECサイトを開設していたことも功を奏して、布マスク販売を開始したんですよね。ECだけでなく店舗でも販売したら行列ができるくらいでした。

おかげさまで売上は前年比を超えました。また、マスクをきっかけに知名度が上がり、ECサイトの会員数も増えたことで自社商品の開発にも力を入れていくきっかけにもつながりましたね。

課題が明確なら、周りに幅広く課題を共有していくことが重要です。現場に課題感がないままにツールを導入しても使ってもらえませんからね。

漠然と「DXしなくては」と焦りを感じている方は、まず社員たちと全体の業務フローを洗い出して、ボトルネックを探してみるといいと思います。その上で、本当に必要なツールを導入すれば、成果も上がるのではないでしょうか。

我々にとってはkintoneがピッタリだと感じましたが、そこは企業それぞれですから。ITはあくまで道具なので、ゴール達成のための手段として考えると良いと思います。

顧客情報からメールの履歴、販売管理や顧客ごとの情報を集約しています。デザインデータは、ファイル共有ツールのBox^※と連携させて表示させています。

元々紙で保管していた制作物を、ファイルサーバー上で管理していたのですが、社外から確認はできませんし、検索性もいまひとつでお客様対応にも時間がかかっていました。それが今は、kintoneから確認できるようになったことですべて解消され、顧客対応スピードが格段に上がりましたね。

出会い方をカテゴリーで分け、メールの一斉配信に利用しています。うちでいうと、お祭り関係のお客様だけでなく、セミナーやワークショップに来てくれた方など、お送りするメール内容を調整しながら情報提供しています。

メールワイズとの連携^※で、kintoneからそのままメールを作成でき、わざわざリストを作成する必要がないので、運用も楽ですね。

日報は活動履歴と紐づいていて、日報を作成すると自動的に活動履歴が関連レコード^※で表示されるようになっています。活動履歴は、案件管理や販売管理からアクションボタンで登録できるようにしています。

まかせられるところは極力機械にまかせるイメージで、人が電卓で計算するくらいなら機械化した方が正確ですし、何度も転記するのならそれも同じですよね。

なので、活動履歴は自動抽出にして、ありがとうメッセージとか所感の部分に時間かけた方がいいよね、という考えです。日報をただの報告業務に終わらせないようにしたい、という思いから始めました。

そうです。元々は機械で打刻するタイプの紙のタイムカードで管理していたのですが、今はキンコン^※で管理しています。

私が打刻する機械本体を壊しちゃったんですよね…（笑）ただ、元々出張が多かったので、物理的に打刻できない時に、いちいち報告しないといけないのは面倒だとは感じていました。

実際、集計を1人ひとり計算したり、打刻忘れや有給残数の管理は大変でした。今はキンコンから集計されたデータがテーブルで入ってきますので、そのデータを元にATTAZoo(アッタゾー)＋の集計サポート^※機能を使って、総労働時間や給与計算、会社の数字全体を管理しているアプリにも反映されるようになっています。