たまたま参加したスマイルアップさん^※のセミナーで同じ社労士さんのkintone活用術を伺って、「宮城の社労士さんで、こんなにITを活用して業務改善が進んでいる同業者がいるのにこのままじゃやばい！すぐ動きださないと大変なことになる。よくわかんないけどやんないとやばいよ！」と代表に直談判して、kintone入れて少しずつ始めていった、という流れですね。

導入してからは私1人で色々試行錯誤しながら作って、半年くらい後にみんなに公開して始めたというかんじです。

そうですね、当時はDXなんて言葉はもちろん浸透していませんでしたし、世間が「働き方改革」と言われ始めたくらいの時期だったので、周りにDXを推進しているような方がいない状況で、あそこまで完璧に業務フローをコントロールして管理している、というのを見たらどの社労士さんも危機感を覚えるでしょうね。

そうですね。結局各々の抱えている業務が周りは何にもわからないっていう…。やっぱり属人化してしまうと何かあった時に怖いよねっていうのを、強くこのタイミングで意識付けできましたし、社内にkintoneがすごく浸透したキッカケの1番の出来事だったと今でも思います。

情報をしっかり残しておくことによって、誰が何をやっていたかを確認できるって重要ですね。

そうですね、導入する時は今ある業務をそのままkintoneに移そうとするのではなく、しっかりと「下準備をすることが大事」だと思います。

まずは今ある業務でいらない業務がないか見直し、削って、必要なところだけにしてからアプリ作成すべきとは思いますね。すでにある業務をそのままkintoneに移すと使いづらいので。

私も導入して半年間は、代表に時間をくださいと申し出て、普段データを格納しているファイルサーバー内の情報整理をしっかり行いましたよ。

綿密にスマイルアップさんと打ち合わせを行いましたし、そこでルックアップ^※のしやすさを考えたりして、kintoneに移行する前に業務の整理をしっかり行って良かったなと思いますね。

うちは最初から代表の協力を得てトップダウンで社内展開を進めました。

普段から、活動情報や業務内容をkintoneへ登録していないと評価できないよ、と代表から発信してもらっています。なので今は、kintoneに情報を登録していないのは仕事してないのと一緒、というぐらいまで浸透しています。

はい、うちはもうkintoneを中心に仕事しているので。

最近東京に転勤した人や在宅勤務の方も含めて常時Zoom繋いで勤務可能になりました。今現在も、部長の一人が足を骨折して出勤できなくなってしまい、2ヶ月間出勤なしで在宅勤務していますが、業務に穴をあけることなく仕事ができています。

これが可能になったのは、「kintoneで業務ができる」ということが大きかったですね。

明確な経営目標もあるので、実現のために受け皿として器は大きくしておかないとなって思っています。

ちょっと前に大きな事業が入ってくるかもしれないという話があって、そうなると一気に20人くらい増員する必要があったので、ここの別のフロアの部屋を借りないとねって話していたんです。

以前だったら、いやそんなの急に無理だよとなっていましたが、今はkintoneやZoomを活用することで連絡を取ったり打ち合わせもできるので、別のフロアに部屋を借りて人数も揃えて、システム触れる人をそのフロアに教育者として置けば対応できるよねって。

そういう大きな業務を受けることができる体制というのはだいぶできたと思いますね。

していますよ。当初はマニュアルとしてkintoneのラベルフィールド^※を駆使して説明を書いていたのですが、もう1ページにある程度登録項目がおさまるようにしたいよね、という気持ちから、複雑なアプリの作りにしなければマニュアルはなくても大丈夫でしょ！という結論に至り、シンプルにしようという方向で今はもう無くしました。

導入当初は必要だと思ったのですが、操作を覚えている人も増えてきたので、新人スタッフも触っていくうちに徐々に覚えてもらえるだろうと。周りもフォローできますしね。

なので、今は「一画面に登録内容をおさめてスクロールなしで見える」ことを1番重要視しています。

そうなんですよね！パソコンからアプリを開いて情報を登録する時には、スクロール無しで登録をいかに簡単にできるかということを意識して、必要な重要項目を考えて配置していますが、スマホから登録することを考えると、配置が変わってしまいまだまだ使いづらいと感じるので、項目の配置には悩んでいるところです。

忙しかったですね。

そうですね、こういう情報を管理したいという要望があって、私の方で登録項目を最小限にして15分くらいで作りました。

必要になった時に要望を聞きながらさっとアプリを作って、あとは運用して不具合があれば直しています。

アプリを作る時は、スピード感を持ってベースの8割を1人で作って、あと2割はメインで動く人たちに話を聞きながら軌道に乗せることを意識しています。

半年以上かかって作った大作がありますよ！

今までお客さんから「この書類送っていますか？」という問い合わせが結構あったのですが、どこの企業さんに何の書類をいつ送ったかがkintoneを見れば一目瞭然になりました。

たくさんある郵便物の情報を、kintoneに登録し情報を蓄積して、最終的にレポトン（ RepotoneU  ^※）で帳票印刷しています。

今までは重さを入力して郵送料を手動で計算していたのですが、集計機能や膨大な計算式を駆使することで計算する必要がなくなったので、とても楽になりましたね。

超大作です（笑）今後、顧客管理アプリに表示させようと考えています。

はい、誰が何件、どういう案件を担当しているとか、業務の達成率や、全体の進捗を可視化しています。グラフをクリックすればどこが終わってないかが分かるだけでなく、逆になんでこんなに残っているのかがひと目で把握できるようになりました。

役職者の業務負担を少しでも減らしたいという気持ちから始めたのですが、その結果、大変な人がいたらフォローし合えるようになって、業務が特定の人に集中しなくなり、属人化しにくい体制になってきたのでよかったですね。

あと、依頼した後にいちいちコメントを書かなくても案件がちゃんと進んでいることがわかるよう、ステータスが「着手」「着手中」「完了」と更新されるたびに自動で通知が飛ぶようにして、依頼した側が管理しやすい工夫を続けています。

通知はやっぱり便利ですね！kintoneを使っていて魅力の1個だなってすごく思います。まあ通知が多すぎるとよくないですけど、必要な通知を自由に設定できるのはありがたいですね。

これはスペース^※で、よく利用するホームページや契約しているサービスのリンク、作業マニュアル等をまとめています。

いちいち周りに聞かなくても使えるような状態にして、みんなが情報収集しやすい工夫をしています。探す時間なんて1分2分とかなんですけど、その時間を短縮するだけでも違うかなと。

これはkintone導入済みの他のユーザーさんの所に行った時にこんな風に使っていますよ～というのを見て、良いなと思ったので取り入れました。割と皆使っていると思いますね。

“自社の働き方に合った形にカスタマイズできる”というのがkintoneの最大の魅力だと思っています。その時その時に起こる業務の変更によって機能を足したり消すことができて、自由にかつスピード感もって対応できるところが、機能を変更できないシステムとは違う良さだなと感じています。

勤怠など決まっている業務なら良いかもしれませんが、自社の業務フローを登録するとなると100社100通りの働き方をしていると思うので、機能を変更できないシステムに対して業務を当てはめてやりましょう、なんて絶対に不満が出てくると思いますし、「使いにくいよ」という声にも応えてあげられないですからね…。

あとkintoneって、自社で何かを成し遂げたいという、目的や志のある人がいる企業さんに向いていると思います。

業務改善したいしkintoneは導入するけど、自分で作るのは面倒くさいから外注で全部お願いね、という企業さんは別にkintoneじゃなくてもいいと思います。自分で編集できないならkintoneじゃなくてもいいですしね。

そうじゃなくて、こういう事がしたいとか、目的が明確な企業さんとか担当者がいる企業さんにはものすごくマッチするシステムだと思いますね。