元々は別のクラウドサービスで日報を運用していたのですが、“日々の業務で何をしたか”を各々が書くだけの日報になっていたんです。

また、その他の情報共有はアナログで、他の機能があるのに使いこなせておらず、日報と掲示板しか使っていないツールへの費用対効果の観点でも「このままでいいのかな？」と考えるようになりました。

あと、そもそも勤怠や稟議などの申請業務は紙媒体で保管することが多かったため、ファイルを保管するキャビネットが多く、物理的にオフィスをひっ迫させていました。働きやすい職場づくりのためにも紙を減らして環境を整えたいという気持ちもありましたね。

今の役員ですね。会社の未来を見据えた時に「このままじゃまずい、日報の運用然り、紙文化そのものを変えていかないと」となり、日々各々がどのように考えて業務に取り組んでいるかを、全員が同じタイミングで情報共有できるところが必要なんじゃないか、という結論に至ったそうです。

弊社専務から、お付き合いのある東北コピーさん^※に相談して、kintoneを薦めていただきました。そこから専務自らkintoneのセミナーに参加したりして、元々管理していたクラウドサービス内のデータ移行を含めて、アプリ構築のご支援をしていただくことになり導入に至りました。

年に一度開かれる経営方針発表会で、役員から「DX化が叫ばれているので、私たちもそういう方向に向かっていこう！」という、未来志向を従業員に示してくれたんです。

そこから、意識が自然に芽生えていったこともあって、新しいツール導入に対する理解はあったように思います。社風的に、新しいことにチャレンジしていくマインドが定着していることも一因としてあると思います。

はい、経営方針発表会に来ていただき、従業員の前でkintoneの紹介をしていただきました。その後も４日間くらいかけてアプリの使い方を各部門に対してレクチャーしていただくなど、運用開始のタイミングに丁寧なレクチャーがあったおかげで、社内にもすんなり浸透した記憶があります。

最初は、東北コピーさんに作っていただいたアプリを見ながら、その作り方や仕組みについて教えていただきました。その後、実践的な課題を出していただいて、実際にアプリを作成し、フィールドの設定や通知機能設定などを自分達で行いました。

疑問や不明点をすぐ解消できるようにと、専用のスペース^※を作ってすぐに質問できる環境を作っていただき、そこで実際にやり取りをしながら鍛えていただきましたね。

おかげ様でアプリ作成の基本的なところが身につき、自分達でアプリ作成から運用までこなせるようになりました。今は、ヘルプページやマニュアルを見て解決したり、時にはサポートデスク^※にお問い合わせして教えていただいたりして疑問や不明点を解決しています。

あとは、アプリを作るとなった時に、渡辺さんと私の2人だけが見られるような状態にして、全体公開前に設定の確認をしたりしています。また、違うアプリを作るときには、他のアプリで使ったワークフローの設定が使えますよ、とお互いに教え合えて共有もできるので、そこを含めて2人で楽しくやっています。

実際にアプリ作成に携わったことで、要望を聞いて、それを形にして「とても楽になったよ」という社内の声を聞けた時に、よかったな、と思いますね。

kintoneのほか、電話代行や請求書発行のクラウドサービスなどを順次活用し始めたことで、紙をほぼ使わなくなりましたね。

2022年の秋にオフィスを新しく移転した際に、今までオフィスをひっ迫させていたたくさんのファイルを処分できました。ファイルを処分できたことで、新しいオフィスではキャビネットに囲まれることなく快適に過ごせています。

あとは、紙で上長に申請していた勤怠を、kintoneのプロセス管理^※を使って完結できるようになりました。今まで直接承認をもらいにいくために、多忙な上長の隙間時間を見計らったりしていて、ちょっとした精神的なハードルがあったのですが、気軽に申請することができるようになりました。

また、kintoneだと外出中でも確認することができるので、スムーズに申請が進むというところでも助かっています。

kintoneは、会社のDX化をする上でまず導入したツールでした。

第一歩目であるkintoneの便利さをみんなが実感できたことで、その後新しいツールを導入する際もすんなり受け入れてくれる企業体制が出来上がっていったので、第一歩目がkintoneで本当によかったなと思います。

内容としては、それぞれがその日やったことをズラッと書いていく形でして、登録されると全員に通知されます。全員でみんなの活動を把握するためにも、東北コピーさんにお願いして設定していただきました。

普段よく使っているアプリだと、営業が高速道路を利用することが多いので、ETCカード貸出申請のアプリがありますね。

利用日と行き先を登録してもらうと経営企画部の方に通知が来るので、それを確認して、管理しているいくつかのカードの中から貸し出すカードの管理番号を入力しています。その後、返却されたら日付を入れてちゃんと返却されたことが分かる管理をしています。

お客様からいただいた声をまとめたアプリがありまして、レコード登録されると全員に通知される設定をしています。今までは担当者レベルでこういう声をいただきました、というところで止まってしまっていたんです。

それをちゃんとお客様の声に対して、関わった人だけでなく、全員で考えて改善していきましょう、という意識を持ってもらいたい気持ちからアプリ化しました。おかげさまで、いただいた声を追求して、全員で改善していく意識を持てるようになりましたね。

各部署の主任ミーティングがありまして、その中でカテゴリ毎に絞り込んで、この月にこの項目に対するお声が何件あったか、というのを共有しながら議論を進めています。それを元に改善に向けた分析ができる点でとても役に立っています。