企画本部事業推進部副部長　清水 秀隆氏

ビズネット株式会社は、文具メーカーとして知られるプラス株式会社のグループ会社である。もともとはプラス株式会社内の 1事業部として 1997年 9月にスタートした。大・中企業を主なターゲットとし、文具とオフィス日用品の直接注文を受け、直接配送するサービスを全国展開してきた。2000年 5月にはビズネット株式会社が設立され、本格的な営業を開始した。全国 18万部署の企業ユーザーを獲得している。

ビズネット株式会社では、「DBメーカー」（デヂエの前バージョン。以下デヂエと記す）から利用している。

「デヂエは、サイボウズ Office を利用していたので、その流れで知っていました。何よりもかんたんに導入することができ、かつ WEB 上でデータベースを作りたいと思っていたのでデヂエを選びました。

またみんなも既にサイボウズ Office を利用しているので、サイボウズのインターフェースは、使いやすいだろうと思ったのもあります。」（清水氏）

清水 秀隆氏 (企画本部事業推進部副部長) は、デヂエの導入の背景についてこう、振り返る。

いかに情報を素早くだせるか。その情報をみて、いかにみんなが素早く動けるか。それが企業の進化に関わっていると、清水氏は熱く語る。

「情報というのは、与えてあげれば、みんなが同じ判断をできると思います。みんなが同じ情報を持つことができれば、一つの方向に向けるのではないか、と考えています。人の感性というものはあるかもしれませんけどね。たとえば、一人が受け取る情報が少なければ、違う方向に行ってしまう可能性があります。みんなに共通の情報を、すばやく与えることが一番だと思います。それを行うためには、Web 型のソフトというのは、非常に魅力的です。」（清水氏）

ビズネット株式会社は、大・中企業を主なターゲットとし、文具とオフィス日用品の直接注文を受け、直接配送するサービスを全国展開している。お客様の情報は、サイボウズ コンタクトで管理している。ディーラーやメーカーの情報などは、基幹系システムで、管理されているが、デヂエも利用している。

「基幹系システムは AS400 で、クライアント側にエミュレータが必要になります。問い合わせに対応する人は、社員以外の派遣の方もいますので、エミュレータの配布方法も含むコスト配分が難しいのが現状です。基幹系システムにアクセスすると、見せたくない情報も見えてしまうことも問題です。基幹システムのディーラー情報は、売り上げ、担当者名などが蓄積されていますが、この担当者情報は、請求書を出すための担当者の場合があり、問い合わせ担当者とは異なる場合があります。そのため、基幹系システムから必要な情報だけを抜き出して Excel で作成し、サイボウズ 文書管理に登録して共有していました。」（清水氏）

この方法だとサイボウズ 文書管理に登録されているファイルを探して、Excel でファイルを開いて、といった手間が必要になり素早く対応するのが難しかったそうだ。

「デヂエを使うほうが便利なんです。あいうえお順にソートできるし、予めよく使う検索条件を絞り込みとして登録することができますしね。また、ルックアップが使えますから、基本情報と売り上げライブラリを分けて作り、一つのライブラリに情報を詰め込み過ぎず、利用者が見やすくすることができました。」（清水氏）

基幹系システムで管理しているデータを、デヂエにコピーし、必要な情報をすばやく見るようにする。これが、ビズネット株式会社でのデヂエのひとつの利用法だ。

紙ベースで管理していたもの、共有ファイルなどで管理していたものを WEB 化する、という利用法もある。

「たとえば、商標情報ライブラリです。我が社では、沢山の商標登録を行っています。ビズネットという会社名もそうですし、顧客価値創造本部といった部の名前も商標登録しています。デヂエでは、画像が添付できるので、画像ロゴなど添付して蓄積しています。このデヂエには、出願のステータスや、商標登録のどの区分に登録をされているのか、といった情報も併せて登録しています。」（清水氏）

商法登録は、44区分もあるため、どの区分で申請しているか、登録しているか等の情報は、重要である、と清水氏はいう。

「申請中のビジネスモデルについて、登録日、公示日、内容、申請者、などを登録しています。ビジネスモデル特許の様な情報は、普段の業務で必要となる人は、ほとんどいませんし、滅多に見ることのない情報だと思いますけどね（笑）。しかし、オープンな場所に置くことで、みんなに商標やビジネスモデル特許に対して興味を持ち、『これも商標登録したほうがいいのかな？これもビジネスモデル特許に申請できるかな？』と、意識付けをすることができればいいと思っています。」（清水氏）

以前は、これらの情報を清水氏自身が他のツールで作成しようとしていたがデヂエを使った方が、コスト的な面から非常に低コストでできるため、デヂエで作成したそうだ。すばやく、簡単に、情報を蓄積し共有できる、これがデヂエの大きな利点の一つでもある。

デヂエをはじめ、サイボウズ製品を選んだ決め手は、タイミングと進化する会社のソフトだからそうだ。清水氏のいうタイミングと進化する会社とは？

「デヂエを選んだ理由は、今のビズネットにはデータベースというものに触れるのには、いいタイミングかなと思ったことが大きいです。サイボウズ Office に慣れているので導入しやすいというのもありますが、何よりもブラウザで情報蓄積、情報共有できる製品である、という点を理解してもらうには、最適なタイミングだと思いました。

サイボウズ Office もそうですが、サイボウズのソフトを選んだのは、サイボウズという会社が、進化している会社だから、ということもあります。サイボウズという会社には、これからもどんどん進化していって欲しいと思っています。仮に進化のスピードが遅くなったり、ビズネットの進化がより早くなれば、他のソフトを使う、ということになるかもしれません。お互いに進化していければな、と思っています。」（清水氏）

既に構築されているライブラリに加え、社内外のあらゆる情報をデヂエで情報蓄積、情報共有していきたいと清水氏は、考えているようだ。

「今、構想中のものは、社内用語ライブラリです。ビズネット株式会社は、80名の会社ですが、プラス株式会社からの出向者もいますし、転職組もいます。専門用語や業界用語があるので、いちいち覚えるのは大変です。勉強会も行っていますが、すべてを覚えることはなかなかできませんので、ライブラリを用意しようと考えています。Excel で作成したものはありますので、CSV ファイル形式にし、デヂエに読み込めば、かんたんに作れます。」（清水氏）

社内の情報だけではなく、社外から入ってくる貴重な情報もデヂエで情報蓄積し、情報共有することも考えている。

「他には、トラブル情報の蓄積と情報共有を考えています。エンドのお客様からトラブルのご連絡があった場合、関連しているディーラーにすばやく情報を伝え、対応するためです。今は、IT本部の担当者が、Excel で管理していますが、デヂエにすることで、実際に対応するときに素早く対応が行えるようになると思います。」（清水氏）

デヂエを社内浸透させるためのポイントについて聞いてみた。

「時間は掛かると思います（苦笑）。なので、部署ごとに使えるものを作って、『便利じゃないか！』と思ってもらえばいいと考えています。利用して、『こういうのがあれば』と思いつけば、私に言ってください、と言っています。

サイボウズ 文書管理を使い始めた時、好きなように登録していい、と利用を始めたのですが、人の感覚によって、保存するフォルダが違ったりして、必要なファイルを探し出せないことが多々ありました。結局、一時的に保存するフォルダを作って、何人かキーマンをおいて、しかるべきところに移動する、という方法をとっています。デヂエもこれと同じで、簡単じゃないか！といってみんなが作りだすと、乱雑になりどこになにがあるかわからなくなって、使われなくなるのでは、と思います。ある程度、お約束事を決めてからのほうが、乱雑にならないと感じています。自分で作りたい、という要望が出たら、データベースというものの基礎知識を教え、作成してもらおうと思います。私自身もそんなに詳しい訳ではないですが、ある程度基礎を知っていると、後で使えないものがたくさんできる、ということは無くなると思います（笑）。」（清水氏）

ここ、ビズネットでは、清水氏を中心に情報に対する意識の進化が進んでいる。サイボウズもビズネットに負けないように進化し続けねばならない・・・
そして、サイボウズが進化した証拠が、サイボウズ デヂエである。

※本記事は、2002年 7月に行われた取材によるものです

システム概要図