株式会社大王製作所
総務部係長　加藤雄亮氏

株式会社大王製作所（以下大王製作所）は、昭和34年に創業し、今年で51年目を迎える老舗。創業当時は、工業用のチェーンや装飾用のネックレス、物産用のキーホルダーなど、金属の鎖を編んで卸していた。この10数年は、携帯電話の普及に伴い、携帯ストラップなどを手がけるうえ、アクセサリーパーツだけでなく、企業向けの販促品なども取り扱うようになっている。

社内の情報共有のために、11年前から「サイボウズOffice」シリーズの利用をスタートし、「デヂエ8」や「メールワイズ4」も導入している。今回は、サイボウズ製品を導入した背景と効果、Eメールからの脱却について、総務部係長　加藤雄亮氏にお話を聞いた。

グループウェアを最初に導入したのは、1999年。Windows 98が発売された翌年で、インターネットが本格的に普及し始めたころ。その頃の大王製作所では情報の共有ができていなかった。

「情報の共有をといっても、共有フォルダーにデータを溜めていただけです。エクセルに情報を書き込み、ファイルをみんなで利用できるようにしたのです」（加藤氏）

しかし、そのような手段では効率的な情報共有はできない。そこで、田代社長はグループウェアの導入を検討する。

「当時、グループウェアは数社から出ていたのですが、私どものような30数名の中小企業のレベルでも活用でき、機能は多すぎず、少なすぎない製品を探しました。『サイボウズOffice 4』は、そういった意味で、私たちに最もマッチしていたのです」（加藤氏）

社員同士の連絡は「サイボウズOffice」の「社内メール」機能を利用している。さらに、複数の社員で議論する場合にも社内メールを活用しているという。チャット形式のように、やりとりが一覧できるので、メールフォルダーを探し回る必要がない。

「例えば、総務の会議なら、閲覧確認ボタンを付けて参加者と社内メールをやりとりします。議長が毎回変わるのですが、そのたびに議題を出すのも手間がかかりません。また、掲示板の利用頻度も高いですね。全社員に伝えたいことは、まず掲示板に書き込みます。先日、被災地へ支援物資を送ろうということになり、掲示板で募りました」（加藤氏）

社内メールや掲示板以外にも、「ToDoリスト」や「プロジェクト管理」なども使っているが、2005年には「サイボウズ デヂエ 8」を導入している。

「情報を共有するということは、『サイボウズOffice』で実現できたのですが、それまでエクセルで管理していた単価や仕入れ先情報、顧客クレームなども見られるようにしたいと思いました。『サイボウズ デヂエ』なら、エクセルの機能がWEB上で簡単に実現可能で、インターネット環境があればどこからでも編集や閲覧が可能な上、情報が更新されれば、サイボウズOfficeと連携して更新メッセージが表示されるので、情報の見落としもなくなりました。（加藤氏）

取引先や顧客とメールを送受信するため、2010年に「サイボウズ メールワイズ 4」を導入した。それまでは、社員それぞれに個人のメールアドレスを付与していたのだが、問題点が浮かんできたのだ。

「それまでは個人のメールフォルダーにメールが届いていたので、その社員が休んだりしたときに、誰にも対応できませんでした。顧客から直接営業所に電話が来ても、それまでのやりとりがまったく見えないので対応できないのです。急ぎの案件だと、再度情報を送り直してもらうなど、手間ばかりがかかっていました。そこで『サイボウズ メールワイズ 4』を導入し、メールアドレスを統一したのです」（加藤氏）

顧客や取引先、問い合わせなどを含め、一切のメールアドレスを「info@daiomfg.co.jp」に統一したのだ。内勤だけでなく、営業担当者まで共通のメールアドレスを利用することになる。名刺にもこのメールアドレスを載せ、個々のアドレスは使わないようにしたのだ。そのお陰で、担当者が不在でも、それまでのやりとりがすぐにわかるので、スムーズな対処が行えるようになった。また、想定外の副次的なメリットもあった。

「社員のメールスキルの向上にも役立ちました。他の社員が顧客とやりとりしているメールを誰もが見られるのです。スキルが低い人も、先輩のメールを見れば、学習できますので」（加藤氏）

一般的に、営業の人たちは営業メールは人に見せたくないという一匹狼のようなケースが多い。そんなことはなかったのだろうか。

「初めはあったかもしれませんが、会社の方針ですし、名刺の表記も切り替えたので特に問題なく移行できました」（加藤氏）

「サイボウズOffice」も時代とともにバージョンアップを続け、今では「サイボウズ Office 8」になっている。「サイボウズ デヂエ 8」とも連携し、様々な情報を全社員で共有。「サイボウズ メールワイズ 4」により、外部とのやりとりも見える化した。Eメールから脱却し、スマートなシステムの構築に成功した大王製作所は、今後も躍進を続けることだろう。