企画情報部 管理局 情報政策課 課長 大西氏
企画情報部 管理局 情報政策課 課長補佐 濱松氏
企画情報部 管理局 情報政策課 ネットワーク運営係長 戒能氏
企画情報部 管理局 情報政策課 担当係長 平田氏

県庁内の職員5,000人の連絡手段から電子メールが消えた
働き方までも変革したグループウェアの活用〜愛媛県の場合〜
四国の北西部に位置する愛媛県は、瀬戸内海、宇和海の海に面する都市である。おだやかな気候で豊かな特産品に恵まれ、みかんは全国2位・いよかんは全国１位の出荷量を誇る。また、正岡子規ゆかりの地、『坂の上の雲』『坊ちゃん』の舞台としても知られるなど、文豪を魅了する文化都市としての側面も持つ。
豊かな資源を生かした都市づくりを推進する一方、地域情報化に向けた取り組みにも積極的だ。「共に創ろうネットワーク愛ランド」という基本目標を元に、民・産・学・官のノウハウを活かしながら、災害対策を始め、電子行政サービス提供の分野等でITを活用した施策の実施も進めている。
愛媛県では、2001年よりサイボウズグループウェアを活用し、庁内業務の効率化を進めてきた。そして2006年には「サイボウズ ガルーン 2」を中心とした全庁業務システムの運用を開始。10年にも及ぶ活用は、全庁職員の働き方までも変えた。その活用法と効果について、企画情報部 管理局 情報政策課 課長大西氏、課長補佐濱松氏、ネットワーク運営係長 戒能氏、担当係長平田氏にお話を伺った。

2006年のシステムリプレースでは「ガルーン 2」を含めた文書管理・電子決裁システム、会議室予約システムなど、庁内の複数システムの認証連携を実現する認証基盤が導入された。ユーザー側は一度ログインすれば、意識せずとも庁内複数システムにアクセスすることができる仕組みだ。集約されたシステムの中で、「ガルーン 2」は全庁における情報基盤として中心的な位置づけにあるという。その結果、どのような効果が得られたのだろうか。

「庁内連絡を「ガルーン 2」の回覧版機能（「社内メール」）に置き換えることで、業務スタイルそのものが変わったように思います。これは役所特有なのですが、職員の活動は庁内で共有される文書に基づいています。それは県レベルのものから国レベルのものまで様々です。これまで文書の共有は紙が主で、「ガルーン２」の運用によりその多くが電子化されました。文書を共有した職員の状況も一目で確認できますので重宝していますね。また、部局を超えた業務でも、素早く確実に情報共有できるので、あっという間に全庁運用アプリケーションとして広まりました。」（戒能氏）

回覧板運用は紙の量だけでなく、メール量の大幅削減にも貢献している。現在では国・市町・関係団体を除く庁内連絡にメールを使うことはなくなったという。当時他の部局で、ユーザーとして「ガルーン 2」を利用してきた濱松氏はこう語る。

「メーリングリストで運用していたときは、とにかく情報整理が大変でした。また、紙の回覧でもそうですが、関係者間で調整や確認をしていると時間も手間もかかります。回覧板運用は、フォロー欄に書き込み、その場で議論を進めることができます。正式な起案事項は別途電子決裁システムを設けていますが、出先機関含めて、事前調整すべて回覧版を活用しています。プロジェクト進捗管理といった感覚が近いのですが、正式なフローに乗せるその前段階での事前調整は「ガルーン 2」で完結できています。起案から決裁プロセスの時間も短縮でき、全庁的に業務効率も確実に上がっていると感じます。」（濱松氏）

「ガルーン2」は愛媛県庁職員5,000名規模が常にアクセスし、現在では一日で回覧板の飛び交う数は数千にのぼる日もあるという。掲示板、スケジュールを含め、まさに県行政を支える業務インフラとしての役割を果たしている。職員の業務効率化を上げることが、県政を支え地域の活性化、より良いサービス提供につながっていると言えるだろう。

▼庁内情報が集約されるポータル画面

▼一日の「社内メール」流通量は数百〜数千通に及ぶ

▼全庁内情報を告知する掲示板の活用も活発だ

全庁の情報インフラとして愛媛県の業務を支える「ガルーン ２」。同庁におけるサイボウズ製品の活用は10年目を迎えた。その間、愛媛県は情報化投資を積極的に実施し、よりよい県政づくりを目指してきた。そして、グループウェアに始まった「連携」は庁内にとどまらない。2006年に発表された声明によると、愛媛県は愛媛大学や松山市と連携することで情報通信技術者を育成し、企業への採用支援を強化する取り組みを進めてきた。現在では松山市内に40名規模の開発拠点が設けられている。

「地方分権の流れが強まる中、県行政も独自の強みや特色を出して行く必要があります。まさに「産」「官」「学」連携で、地域の技術者育成にも弾みがつきました。サイボウズさんのベンチャー精神を愛媛県の活性化にもつなげていきたいですね。」（大西氏）

限られた財政状況の中で一層のコストパフォーマンスが求められる状況だからこそ、各方面との連携が欠かせないと語る。

最後に、サイボウズへの要望を伺った。

「利用頻度が高いからこその課題になりますが、データ蓄積の結果、ストレージの容量が逼迫しており、運用側でも活用ルールの策定やデータ容量の制限をかけるなど工夫をしているのですが、随時、ユーザーに不要なファイル、メール、回覧板データを削除してもらっているのが現状です。とはいえ、中長期的に活用したい情報もありますので、掲示板以外のデータも掲載期限を設定できるなど製品側での改善を期待したいところですね。」（平田氏）

「組織管理機能の強化要望もあります。年度が変わるタイミングで職員の3分の1にあたる1500名規模の人事異動が発生しています。今はリアルタイムな組織変更になっていますが、予め人事情報の変更予約ができると管理側の負担もより軽減できるのではないかと思います。」（戒能氏）

今後も、地域行政を支えるシステム運営を目指していく。