代表取締役社長　鈴木 康弘氏
社長室広報チーム　逸見 光次郎氏

1999年 8月に設立のイー・ショッピング・ブックス株式会社は、同年 11月よりオンライン書店「イーエスブックス」(http://www.esbooks.co.jp/)の運営を開始し、今では国内最大級のオンライン書店となっている。
イーエスブックスの魅力は、なんと言っても商品が全国 10,000店舗以上のセブン-イレブン・ジャパンで送料・手数料無料で受け取れる点である。さらに、検索サイト Yahoo!JAPAN からの集客を行っているという点、市場流通在庫の 80%を品揃えしていることも大きな特長となっている。またイーエスブックス限定商品の開発や、サイト上で顧客が書店店長となり本の紹介を行える「みんなの書店」ページの公開など、他のオンライン書店との差別化を図り、2003年 12月時点で約 70万人の会員数と、着実に数を伸ばしている。
イー・ショッピング・ブックス株式会社では、「サイボウズ デヂエ」「サイボウズ Office 6」「サイボウズ メールワイズ」を活用し、情報の種類、利用場面によってそれぞれを使い分けている。

イー・ショッピング・ブックス株式会社では、2001年 6月のオフィス移転に伴いサイボウズ Office の本格稼動に至ったという。

「それまでグループウェアは、ソフトバンクBB グループであるということでソフトバンクBB のイントラネットにのっとっていたのですが、自社の状況に合わせるといった自由度がなかったんです。またメールについては Exchange を利用していたので、情報の一元管理をしたいと考えていました。そんな時、導入後そのまま利用せずにいたサイボウズ Office のことを思い出し、移転を期に利用しはじめ、2002年 7月に本格稼働を開始しました。導入の結果、頻繁に行われる組織や業務ルールの変更に柔軟に対応できるようになりました。」

代表取締役社長　鈴木 康弘氏は、サイボウズ製品を利用し始めたきっかけをこう語った。

サイボウズ Office での情報共有が稼働されてまもなく、要望の収集等社内の情報共有を図りたいと考えたとき、サイボウズから「デヂエ」が公開されていることに気付いたという。

「情報共有のツールが欲しいと思ったとき、デヂエがあったんです。欲しいと思ったときに欲しいものがサイボウズにちょうどあったという感じです。」（鈴木氏）

さらに、増加する出版社やメディアとのメールデータを一元管理したいと考えた時、「サイボウズ メールワイズ」の存在を知ることになる。そして、自らデヂエの試用をはじめられたのが、2003年 8月のことだった。

デヂエ導入以前の情報共有は、主に Excel を利用していた。社長室広報チームの逸見 光次郎氏は、その状況を語ってくれた。

「社員からあがってくるサービスに関する意見・要望は日に約 10件。以前はそれを Excel にまとめてメールに添付して開発担当者に知らせていたんです。でも添付ファイルが開けなかったり、複数の添付ファイルをさらに 1つの Excel にまとめる作業が発生したりと面倒でした。」

鈴木氏はデヂエを 3日ほど試用して、導入を決意したという。

「Excel での管理で問題だったのはやっぱり共有性ですね。デヂエのいいところは共有できることだよね。社内でシステムを作成したりといろいろやってみたけど、やっぱりデヂエに落ち着いたという感じです。」（鈴木氏）

またイー・ショッピング・ブックス株式会社でデヂエが活用されている背景には、鈴木氏のリーダーシップがあるという。

「社長が新しいもの好きですからね。まず社長が使ってみて、便利だと思ったらみんなに『騙されたと思ってやってみろ』と言って徹底するんです。デヂエもそうですが、そうやって導入されたソフトウエアや運用ルールは、結局、便利なんですよね。」

逸見氏は笑ってこう語った。こうして2003年 8月、デヂエが導入されたのだ。

イー・ショッピング・ブックス株式会社では、現在 40個近いライブラリを活用している。ライブラリは全て用途別に用意された5個のフォルダに格納されている。社員がライブラリを作りたいと思った時は、サイボウズ Office のワークフローで申請して、鈴木社長の承認を得るという運用。ライブラリの構築自体は各担当者に任されており、みな抵抗なく操作できたという。

多くのライブラリの中でも『要望・不具合受付』ライブラリは活発に登録、更新がされている。
『要望・不具合受付』ライブラリは、社員からの社内システムへの要望、「イーエスブックス」サイトに対する新しいサービス案や、お客様からの不具合報告を蓄積するライブラリである。社員は随時ライブラリに登録をしていき、開発チーム担当者は同ライブラリ上で対応についての回答をする。内容によってはサイボウズ Office の掲示板上で確認を促したりしている。
サービス案や要望に関しては、採用したらいくら売上が上がるのか効果を登録して重要度を決め、対応の可否、時期を決める。不具合は緊急度によってすぐに対応される。
このライブラリを参照することで、自分があげた要望がどうなったか等、結果まで追えるようにしているのだ。

また、『要望・不具合受付』ライブラリの存在は、要望・不具合対応の検討会議の運営を円滑に進めているという。
『要望・不具合受付』ライブラリに登録された意見について、対応方法を会議で検討し、対応方法別に作られたライブラリに振り分けて現場の担当者が対応していくという業務フローを確立した。これまでは、要望・不具合をまとめた Excel ファイルをメールで開発チームに配布し、場合によっては会議前に担当者をつかまえて個別に案件を確認していたという。案の定、会議の場ではメールを『開いた』『開いていない』の確認が行われることもしばしば発生していた。この状況を改善すべく、鈴木氏は業務フローと併せて検討会議に参加する人に対してあらかじめ内容を把握しておくよう徹底した。

「デヂエにまとめられている案件を会議で整理し、現場に落とすという運用にしたのですが、情報を共有すればみんな見るかというとそうでもないんですね。運用との絡みが大切です。だからデヂエを見ることを強制しました。そうすると、会議をやる時にデヂエを見てないと怒られてしまう。で、みんな見るようになったんです。（笑）」（鈴木氏）

さらに『要望・不具合受付』ライブラリの運用による利点として、以前は会議中に要望を確認していたのが、会議前にあらかじめ内容を把握できるようになった点もあげている。これにより会議中は要望の対応を重点的に検討でき、さらなる要望が生まれるようになったとのことだ。

編集チームではメールマガジンの管理にデヂエを利用しているとのこと。
イーエスブックスからのメールマガジンは週 1回のペースで、現時点で約 28万部配信されている。原稿の登録、編集長の承認、結果、リターン率の情報が集約されており、メールマガジンの発行から結果まで全て 1つのライブラリに収まっている。

「前は『次はこういうメールマガジンを発行します』とサイボウズ Office の掲示板を利用して発行から結果報告までやっていたんです。ただ、その時はわかるんですが、一覧として残らないんですよね。後で一括して見たいと思っても無理ですし。デヂエならどんな反応だったのかなどを後から振り返って一覧表示できるのでいいです。」（鈴木氏）

他にも、以下のようなライブラリも運用している。

• 広告管理
  入稿の管理、営業費、見込み、広告内容の登録を行っており、入稿から結果までを閲覧できる。
• 人事関連管理
  給与テーブル、評価マスタ、社員マスタを関連付けている。
  昇格時の反映を迅速に行えたり、残業時間の管理もしているので人件費も参照できるようになっている。

鈴木氏のリーダーシップの下、運用が徹底され、徐々に社員の意識が変わっていったという。

「履歴として残したい情報はすべてデヂエに溜めています。それを日頃から見るよう徹底したことで、社員が自然とナレッジを溜めようとする意識になってきたんです。」（鈴木氏）

デヂエを見るよう徹底したことで『要望』が社員にとって身近なものとなり、結果的にイーエスブックスのサイトやサービスへの活発な案出しにつながっているのである。 デヂエを導入するだけでは業務は改善されない、活用させるための運用ルールの徹底こそが重要なのであろう。

「うちでは、いろんな会社と関連して書店の運営を行っているので、それらをどうやって活用すればよりよいサービスを提供できるのかを日頃から考えています。サイボウズ製品についても同様に、導入したからには徹底的に使おうって思います。導入後の活用方法を考えると、やはりサイボウズ各製品の連携でしょうか。」（鈴木氏）

鈴木氏は、今後はサイボウズ製品を連携させた運用の実現を熱望していた。出資会社との業務的なつながり、ヤフーとの技術的なつながり、セブン-イレブン・ジャパンとの商品関連の情報を、デヂエやサイボウズ Office、メールワイズで実現できればと考えられている。

『本を通して人々がつながり、サイトの中で人々の世界を広げ、人々の人生を豊かにする企業』をモットーに活動しているイー・ショッピング・ブックス株式会社。その現場で様々な意見をつなげているデヂエ。今後もその利用が期待される。

システム概要図