総務部　総務課　課長　戸塚 功 氏
情報システム開発部　主任　小林 成稔 氏

プライバシーマークの社内教育コストの削減をeラーニングで実現
財団法人 日本科学技術振興財団（以下、日本科学技術振興財団）は、昭和35年（1960年）に産業界の有志によって設立された博物館運営・支援、教育普及など、6つの事業分野で科学技術の振興を総合的に推進する公益法人である。 現在では、科学技術館の累計入館者数は2,500万人を超え、青少年を対象とする社会教育施設のモデルとして、科学への興味を深める活動を全国で展開している。
次代を担う科学技術系の人材を育成する活動で、更なる成長を目指す日本科学技術振興財団。 グループウェア「ガルーン 2」と「EasyLearning」を導入することでどのような効果が出たのか。その経緯や効果、今後の展望などについて、総務部 総務課 課長 戸塚 功 氏、情報システム開発部 主任 小林 成稔 氏にお話を伺った。

日本科学技術振興財団は、2001年から「サイボウズ Office」を利用いただいている。当時は、どのような運用をしていたのだろうか。

当時は、情報システム開発部、総務部にて導入し、徐々にユーザーを増やして情報共有を図ってきた。しかし、利用範囲の拡大と比例して、ユーザー情報の管理が複雑になってきた。派遣社員などの入れ替わりに伴い、都度人事メンテナンスを行うため、管理側の工数が増加していた。

数多くの製品の中から「ガルーン 2」と「EasyLearning」が選定された理由を、戸塚氏、小林氏の両氏はこう語る。

「「ガルーン 2」に関しては、情報の公開において、ユーザーごとに見せる、見せないという管理が詳細に行えることで、ユーザー情報を別管理しなくても一元管理できることが魅力でした。さらに、従来の親しみあるユーザーインターフェースを継続できることで、ユーザー側に違和感なくシステム移行ができることも大きな決め手でした。」（小林氏）

ｅラーニングについては、戸塚氏にて、プライバシーマーク更新に向けた動きに合わせて、現状の教育体制への問題を解決するため、各社のｅラーニングシステムを調査していた。その中で、決め手となったのが、「ガルーン 2」の導入の決め手と同様に、「ユーザー視点での『使いやすさ』」であった。

「個人情報保護教育における現状の問題を解決し、なるべくコストをかけないでオンライン教育が実現できないか検討していた際に、サイボウズから｢EasyLearning｣が発売されることを知り、発売前から心待ちにしていました。やはり、ユーザーが「ガルーン 2」から、ボタンひとつで、「EasyLearning」の受講ページに遷移できることで、受講者側にストレスなく受講してもらえることが決め手でした。」（戸塚氏）

全社グループウェアである「ガルーン 2」の導入で、どのような効果が現れているのだろうか。

日々の業務は「ガルーン 2」が中心になり、スケジュールは必ず登録する習慣が定着しており、「掲示板」「ファイル管理」も活用している。稟議書の承認欄は役員が変わることによって修正するため、ファイル管理にアップロードしているファイルを更新し、掲示板で案内をしている。以前は、紙を回覧していた連絡事項も、現在は「ガルーン 2」の「掲示板」「ファイル管理」が自然に浸透しているようだ。

「EasyLearning」について、今後はどのような展開を考えているのだろうか。今後の公益法人の動向とあわせて、戸塚氏よりお話を伺った。

「現在、役員から、人材育成の教育システムへの要望があります。今後は、職員の教育システムも、「EasyLearning」でできるようにしたいですね。例えば、目標の点数がとれなかったら昇格できないなど。」（戸塚氏）

ここで重要なことはバランスであると、戸塚氏は語る。集合講習は、人と人とが対面することで部門間のコミュニケーションが図れる良さがある。そのため、集合講習を継続しつつ、「EasyLearning」を活用し、少しずつ「EasyLearning」の魅力を広げていくという。組織として行う場合は、相互の効果を図りつつバランスよく活用することが重要である。

「今後は、公益法人制度改革に基づき、各財団が申請に動き出します。公益法人制度改革に関するコンサルティング等の資料がコンテンツとなれば、全国の財団でも活用できるかもしれません。現在は、どこの公益法人も頭を悩ませています。プライバシーマーク取得など、今回の事例が他の財団のお役に立てれば嬉しいですね。」（戸塚氏）