2001年よりウェブベースのグループウェアと、文書管理を組み合わせたシステムを利用していた長野県信用組合。だが既存システムは、活用が進むと共に課題も指摘され、組合内からは機能改善要望が出ていた。例えば、メールの送信履歴が閲覧できない機能性や、文書登録に手間がかかるなど使い勝手についても問題視されていたという。
そんな中、既存システムの保守打ち切りがきっかけとなり、新たなグループウェア・文書管理システムの検討が始まる。

「当組合は勘定系システムを自前のオンラインで管理運用しているということもあり、システム要望への対応も、組合内で柔軟に応えていく文化があります。このため、既存システムでは実現が難しいとされていた要件も盛り込み、新たなグループウェア検討を始めました。」（酒井氏）

製品選定段階当初は、グループウェア・文書管理システムを別枠で捉え、情報収集を進めていたという長野県信用組合。最も重視した点は文書管理機能の向上である。既存システムに蓄積されたデータは25,000件を超えており、一覧性・網羅性が確立されたシステムが必須要件であった。
しかしながら、要件を満たすシステムはコストパフォーマンスや使い勝手の観点から、決め手を欠いていたという。状況を変えるきっかけは、「ガルーン 2」の連携製品である「全文検索サーバー」がリリースされたタイミングであった。

「「全文検索サーバー」が新たに搭載されたことを受け、早速製品デモを拝見しました。「これならいけそうだ」という確かな手ごたえを感じ、検討してきた製品を急遽取りやめて「ガルーン 2 」に決めました。」（林氏）

スムーズな文書登録、そして蓄積されたファイルの中身についても検索可能であることが必須であった長野県信用組合。「ガルーン 2」は要件を満たすだけでなく、総合グループウェアとして評価されたようだ。

「ガルーン 2」を新たに導入した長野県信用組合。既存システムとはユーザーインタフェイスや使い勝手が異なるが、移行時もスムーズで教育コストはほぼかからなかったという。

「組合内で一度説明会を開催しましたが、以後システム部への問い合せはほとんどありません。直感的に全職員が使いこなせる利便性を実感しています。運用保守といった観点からも安心して全店舗に展開できました。」（保谷氏）

既存システムのファイルデータについては、バッチ処理で一括移行され、「文書共有」（「ファイル管理アプリケーション」）と「全文検索サーバー」が早速活用されている。現在は、組合内の規程集や、全店向けの通達、預金・融資残高速報やキャンペーン情報など、利用頻度の高い情報が日々共有されている。更新情報は、ファイルが更新されるタイミングで「ガルーン 2」の「最新情報」ポートレットに逐一通知されるため、これまで別途行っていたアナウンスの手間がなくなり、更新情報を見逃すこともなくなったという。

「日々更新される情報は、各支店の次の営業活動に活かされています。迅速に情報展開することが、業務対応スピードにも反映されていると考えています。」（酒井氏）

このように営業力強化を目的としたIT活用にも積極的な同組合。同時に、情報流通の安全性確保も欠かさない。組合内メンバー間のコミュニケーションは、イントラ環境からの利用に限る「組合内メール」（「社内メールアプリケーション」）で情報共有を行う。特に多い活用法としては、他店舗向けへのFAX送受信の代替運用だ。従来行っていた送信先メンバーの在籍確認や、誤配信リスク対策を含めた確認の手間を省き、電子化したファイルを「組合内メール」内で完結する運用に変更した。

「情報漏洩はそれだけで高いリスクです。FAX代替運用は、紙や通信費が削減されただけでなく、業務を進める上での安心感が増したことが、大きな効果だと感じています。」（保谷氏）