情報システム部　橘井 英二氏

「ガルーン 2」で本社 1000名＋店舗 1000店の情報共有基盤を構築！
あたたかい持ち帰り弁当の店「ほっかほっか亭」やごはん処「やよい軒」を事業の柱として、全国に店舗を展開している株式会社プレナス（以下、プレナス）。社内の情報共有や、スケジュール管理などをより効率よく行うため、EIP 型グループウェア「ガルーン 2」を導入しました。
今回はその経緯や目的、効果などを情報システム部の橘井 英二氏にお聞きしました。

そこでプレナスは、グループウェアを一新することにし、いくつかの製品を検討した中で、「ガルーン 2」の導入を決めました。その選定のポイントになったのは、「フォロー機能」だったといいます。

「『ガルーン 2』には、各種エントリーに対して掲示板感覚でコメントを付けられる『フォロー機能』があります。これは他の製品にはない機能で、とても便利だと思いました。特に社内の連絡メールなどに対して、わざわざメーラーを起動して返信するのとは違って、掲示板に書き込む感覚で簡単にコメントを返せるので、コミュニケーションの円滑化を図ることができます。また、スケジュールや掲示板、施設予約などのグループウェアとしての基本機能を一通り備えており、それぞれに『フォロー機能』があって使いやすいことから、導入を決めました」（橘井氏）

▼同社の「ガルーン 2」ポータル画面。画面上部に様々なポータルが並んでいる。

また、プレナスでは、NEC 社製のワークフローシステム「Flowlites」を使っており、グループウェアとの連携を持たせたいという希望がありました。

「機能の深い部分で連携させるというところまでは至りませんでしたが、『ガルーン 2』のポータル機能により同一画面上で『Flowlites』の画面をシングルサインオンで呼び出し、表示させることができるようになりました。ほかに、『ガルーン 2』のスケジュール機能と受付で使っている専用の顧客対応管理システムを連携させたいという希望も、SIer の NEC さんにかなり貢献していただいたことがあって、スムーズに開発することができました」（橘井氏）

▼他社ワークフローとの連携画面。ポータルの中でワークフロー画面を呼び出し、あたかも一つのシステムのように表示でき、ユーザーの利用に対する敷居を下げることが可能。

プレナスは今回の「ガルーン 2」導入にあたって、社員用に 1000ユーザー分、そして、店舗用に 1000ユーザー分のライセンス契約をしました。店舗用のユーザーライセンスは、全国に展開する「ほっかほっか亭」と「やよい軒」の各店舗について、1店舗につき 1つ与える、といった運用を予定しているそうです。

▼店舗ごとのポータル画面

「この 12月 1日から、東日本の 4支店からテスト運用を開始して、まずは開店・改装やキャンペーン、メニューなどの情報をスケジュール表などで見ることができるようにしています。
そのフィードバックを受けて使い方を洗練させ、マニュアルを確立した上で、1000店舗すべてに導入する予定でいます。これにより、本社から店舗の情報を一覧で確認することができるようにし、今後の社内情報の共有環境をいっそう質の高いものにしていきたいと考えています」（橘井氏）

▼営業部門用のポータル。開店・改装、営業会議などのスケジュールを全社で共有する。

▼販売計画ポータルの画面。今後発売される新商品などのスケジュールを全社で共有する。

社員用のライセンスに関しても、「ガルーン 2」の運用はまだ始まったばかり。橘井さんは、「まずはグループウェアとしての標準の機能に慣れてもらい、徐々に社内ポータルとしての機能を強化していきたいですね」と話していました。