取締役管理本部本部長　小瀬 充氏
市場開発本部市場開発部マーケティングコミュニケーション課　松木 千枝氏

営業部門、サポート部門、管理部門と多くの社員を抱えていた同社では、「サイボウズ Office」や「デヂエ」「メールワイズ」の導入を進めた。その結果、各部門での業務効率が上がり、また社内全体の情報を一元管理できるようになったという。

株式会社ラネクシーは、パッケージソフトウェア事業と IT ソリューション事業を柱として、ハードウェア・ソフトウェア・ネットワークなどを組み合わせた総合的なシステムの提案・保守を行なっている。
また、世界の IT 市場にアンテナを立て、「まだ日本に存在しないソフトウェアであること」「最新の技術概念に基づいたソフトウェアであること」といった理念のもとに海外からパッケージソフトを導入、日本市場向けにローカライズ提供するサービスを手がけている。
パソコンの黎明期からパッケージソフト事業に携わってきた歴史と、常に新しいソリューションを提供する企業として注目を浴びている。

同社では、なるべくアクセス権をかけず、オープンに情報の共有ができるようにしている。
例えばスケジュールに関しては、役員であってもアクセス権をかけず、予定を登録しようと思えば誰でも役員の予定を押さえることができるが、このような運用をしていても特に問題が起こったことはない。
オープンなだけにユーザーも独自の工夫をして活用している。

「先に決まっている予定があれば、ユーザーは積極的に登録しています。業務だけではなく、プライベートな予定も結構入っていますよ。
土日も業務をすることがあるので、『この日は予定を入れてもらっては困る』という時には、先に休日の予定を書き込んでいる社員もいます。逆にスケジュールが空いていれば、『この日は大丈夫です』といった感じです。」（松木氏）

▼グループウェアの統一で社員全員の予定が見渡せるようになった

2005年同社では、技術部隊からの発案で Web データベース「サイボウズ デヂエ」を導入した。

「ハードウェアとソフトウェアの保守をやっている部隊がありまして、サポート状況とか、トラブル案件の状況をリアルタイムで営業と共有したいというニーズがありました。他のデータベースシステムも検討したようですが、一番軽くて使いやすいという理由でデヂエに決めました。試用をしてからの導入でしたので、導入への反対はありませんでしたね。」（小瀬氏）

同社では、サポート部隊が「デヂエ」に登録した情報を、営業が閲覧するというシンプルな運用をしているが、これと「Office 6」の合わせ技により営業の業務効率が向上している。

「「デヂエ」の導入前は、営業がサポート部隊に連絡してお客様のサポート状況をいちいち確認しないと分からない状況だったんですが、今は「デヂエ」を見に行くだけでリアルタイムに情報を得ることができます。」（小瀬氏）

現場で業務をする松木氏は「デヂエ」と「Office 6」の導入効果をこのように語った。

「私のグループの営業はデヂエを見て、技術スタッフとお客様との状況を絶えずチェックしていますね。あとは「Office 6」の掲示板に書き込まれる技術情報も頻繁に見てリアルタイムで情報を得てますので、この 2製品無くしては営業ができないですね。」（松木氏）

▼「デヂエ」によりサポート情報を共有

IT ソリューション、法人向けソフトウェア、パッケージソフトウェアなど、多数の製品を販売している同社では、製品ごとに個別のサポートセンターのメールアドレスを割り当てており、通常のメーラーでは業務に限界があった。

「パッケージを販売していて、製品単位で別々のアドレスを持っているんですよ。みんな複数製品を扱っているので、見なければいけないメールの量が半端じゃない上に、誰がどのメールを対応したのか分からない状態が続いていました。
とても一人で読める量ではないんです。一人が担当する量は一日に 500〜600通、多い時には 1000通くらいあったんじゃないですか。」（松木氏）

この状態を解決するために、一つのメールアドレスを複数人で共有できるソフトを探していたが、最終的に「メールワイズ」の導入に行き着いたという。

▼「メールワイズ」導入前の個人でのメール対応

実際に導入してみると、これまでの煩雑な業務が効率化され、顧客対応業務がスムーズに行なえるようになった。

「これまでは、一つのアドレスを複数人と共有するために、Cc に送信元のアドレスと同じアドレスを入れて返信していました。しかし、この運用方法では効率が悪いですし、対応漏れが起きることが何回かありました。このような煩雑さを解消できるソフトがあって良かったです。」（松木氏）

「まだ導入して間もないですが、導入効果は序々に表れています。今後は製品だけでなく、各部署の代表アドレスを「メールワイズ」で共有することも考えています。」（小瀬氏）

最後に、「Office 6」「デヂエ」「メールワイズ」とサイボウズの 3製品を導入した理由をこのように話していただいた。

「なぜか全部サイボウズになっちゃったんですよ（笑）多分、皆の印象として『軽い』という印象があるんではないでしょうかね。Web 型の製品なので、クライアントごとに設定が必要ないのも便利ですよね。以前使っていた Notes はクライアントのスペックに動作が左右されましたが、サイボウズではそれがないので、非常に軽くて使いやすいですよね。」

ユーザーの工夫により、サイボウズ製品を効果的に利用している同社。今後はサイボウズ 3製品の合わせ技によって、業務がどのように進化していくのか、更なる躍進が楽しみだ。

システム概要図