「お手軽データベース」を活用した業務
営業進捗、活動日報管理。
業務の変更点
Access や Excel で管理していた案件や日報を「お手軽データベース」での管理に変更。
改善されたポイント
これまでは、上長から集計の依頼があるたびに、現場の担当者が Access や Excel のファイルを掻き集めて集計していたのだが、簡単に操作できるデータベースのおかげで上長自ら欲しいデータを集計するようになり、現場の管理工数が70％ほど削減された。

導入前のワークフロー

「デヂエ」導入以前、制御機材様では営業の活動報告に Access を使っていました。しかし、操作方法が難しかったり、報告しても上長が見ておらず双方向のやりとりができなかったりなど、積極的な利用には至りませんでした。また、案件の管理には Excel を使っていたのですが、本部から集計の依頼が来ると、散らばっているファイルを掻き集めたりしなければならず、現場では本業を脅かすほどの工数を必要としていました。

▼以前の営業日報管理

1. 各営業マンが日報を Access に入力する。
2. 日報は拠点内の「共有フォルダ」にまとめて管理される。
3. 保管されている Access ファイルは定期的に本社サーバーにコピーされる。
4. 本社役員は拠点からコピーされてきた日報をチェックする。

▼以前の案件管理

1. 各拠点にて、案件の進捗情報を Excel にて管理。
2. 案件管理の Excel ファイルが各拠点から本部に電子メールで送られる。
3. 各拠点から届いた Excel ファイルを本部でまとめる。
4. 本部や事業部長で集計の必要が発生したとき、現場に依頼がくる。
   （変則的にやってくるので、その度に現場の工数に負担がかかる。）

課題

• 日報は Access、案件管理は Excel など、情報によって管理ツールがバラバラだった。
• 日報が登録されてから本部が確認するまでに時間がかかり、迅速なアドバイスを本部から現場に出せず、日報が効果的に活用されていなかった。
• 本部から集計の依頼がくる度に現場では本来の業務とは関係ない工数がかかっていた。
• 過去の営業結果が放置状態だったので、失敗経験を次の営業に活かされていなかった。

制御機材様が構築した営業管理データベース

「案件 No」をキーとして「開発プロモーション DB」に登録されている顧客情報を「日報 DB」へリレーションさせて登録。一旦「開発プロモーション DB」に顧客情報を登録しておけば、「営業訪問開発 DB」へ入力する際の手間が軽減されます。また、データの不整合（“(株）”や“株式会社”の違い）も防げますので集計作業も楽になります。

▼制御機材様が構築した営業管理データベース

案件の発生、受注や失注、予算に対する売上などの情報は「開発プロモーション」で管理。それら案件に対して、どのような活動を行ったかの報告は「営業訪問開発」にて管理。

「デヂエ」導入後における営業進捗管理と売上計画管理

「デヂエ」導入後、業務は一変。案件管理、日報管理ともに「お手軽データベース」で管理するようにしました。ブラウザで操作できるので、どこからでも利用できます。その結果、Access や Excel などで分散していた情報は一元化され、案件や日報の登録も、本部や上長による確認も、全て一つのデータベースで済むようになりました。また、操作が簡単なことから、集計作業も上長自ら行うようになり、現場の工数が 70% は削減されたそうです。

▼「デヂエ」導入後における営業進捗管理と売上計画管理

1. 営業案件が発生すると「開発プロモーション」に登録する。
2. 計画に対する活動内容を「日報」として登録していく。
3. 「開発プロモーション」と「営業訪問開発」のデータベースにリレーションを設定し、営業マンが日報を登録する際、「どの案件の活動か」を、「開発プロモーション」のデータベースから情報を取り込むことができる。
4. 各拠点からも 1、2 と同じようにデータを登録できる。
   （データベースのサーバーは本部に設置。各拠点からは VPN で接続。）
5. 日報が登録されると、本部の役員や事業部長に通知が届く。
6. 本部の役員や事業部長は、リアルタイムで案件の進捗管理や営業の活動状況を確認し、必要に応じてアドバイスなどをすることができる。
7. 現場に依頼することなく、事業部長が自らデータの絞り込みや集計をする。

効果

• 情報が一元化され、煩雑だった報告方法が簡略化された。
• データをリアルタイムで確認できるようになり、本部からの指示も迅速になった。
• 役員や事業部長が自らデータを集計するようになり、現場の集計工数が 70% ほど削減された。
• 過去の受注や失注の情報も検索できるので、次回営業への対策が的確になった。