事業推進課主事　石�ｱ 大千氏

合併で複雑化した商工会の情報共有基盤を「ガルーン 2」で構築！
日本最大の湖、琵琶湖を中心に市街地の広がる滋賀県。この滋賀県の各市町では現在 40 の商工会が地域の経済団体として県内中小企業の経営改善指導と豊かな地域づくりを目的に活動を行っています。そして、これらの商工会を束ね、より効果的な活動を支援しているのが滋賀県商工会連合会です。同連合会では各商工会間との情報共有を行うために、全国の商工会連合会として初めて「ガルーン 2」を導入しました。
そこで今回は、商工会における情報共有の意義や課題、今後の展望などについて、同連合会、事業推進課の石�ｱ 大千氏にお話を伺いました。

そして 2006年、情報化システムのリプレイスを機に、グループウェアのリプレイスも検討されることになり、より積極的な活用を目指す仕組みづくりに取り組むことになりました。

「より積極的な活用のためには、各商工会に 1 ライセンスではなく、やはり 1 職員に 1 ライセンスは必須だと考えました。当初は『Office 4』から『Office 6』への切り替えを想定していたのですが、それに待ったをかけたのが、商工会の合併の影響でした」

「市町村合併に伴い、一部の商工会も合併することになりました。その結果、ひとつの商工会でも複数の拠点を持つ商工会が出てきました。このような商工会のニーズとして、県内レベル、商工会レベル、そして拠点レベルそれぞれで情報のアクセス管理を行いたいというものがあり、それを実現するには『Office 6』ではなく、『ガルーン 2』が適していると判断し、同システムの導入に踏み切りました」

また、アクセス管理だけでなく、操作の簡単さも製品選択の大きな決め手となったそうです。

「実はリプレイスを検討する段階で、他のグループウェアも検討していました。しかし、基本操作が容易なこと、サイボウズ社がグループウェアに特化した企業であることで、継続的なバージョンアップが期待できたことなどもあり、同社の製品を選ぶこととしました」

「ガルーン 2」の導入にあたり、ライセンス数は約 300 へと増加しましたが、導入作業自体はスムーズに行われたそうです。

「ライセンス数が一気に増加したことで、作業はリプレイスというより新規導入という感じだったのですが、比較的スムーズに行うことができました。また『ガルーン 2』を選んだ理由のひとつとして、操作方法について研修を行わなくても良いだろうという判断がありました。実際、『Office 4』を使っていたということもあり、特に研修をすることなく、職員に浸透しつつあります」

また、業務システムと統合することで、「ガルーン 2」のさらなる利用促進を図っているとのことです。

「すべての職員にライセンスを割り振っても、まだまだすべての職員が『ガルーン 2』を利用しているとは言い切れませんでした。そこで、業務システムとのリンクなど、『ガルーン 2』の利用を動機づけることで、利用を促しました。現在は、シングルサインオン機能を利用して、『ガルーン 2』から補助金管理システムや貯蓄共済台帳システムといった日々の業務に必須のシステムにアクセスできるようにしています。」

「ガルーン 2」の導入後、各商工会の職員から要望があがるなど、導入による意識改革には確かな手応えを感じられているとのことです。

「『ガルーン 2』と業務システムの連携が功を奏したのか、現在は利用者も増え、こうして欲しい、ああして欲しいといった要望が数多く寄せられるようになりました。つまりツールを積極的に使いこなしたいという気持ちが生まれてきたということです。管理者として業務は増えますが、導入したかいがあります。中でも合併を行った商工会では、複数拠点間での情報共有とスケジュール調整が、『ガルーン 2』のおかげで楽に行えると評判で、特に導入効果が高かったと感じています。」

▼全県用や商工会用のポータルを作成するなど工夫されたトップ画面

県内拠点間での情報共有が始まった同連合会では、さらなるシステム連携を考えているそうです。

「実は仕様の問題で、一番利用頻度の高い業務システムである事業所管理システムと『ガルーン 2』を連携させることができず、今はまさに取り組んでいるところです。また業務システムだけではなく、『ワークフロー for ガルーン 2』、『デヂエ』などの導入も検討しています。『ワークフロー for ガルーン 2』は各拠点で行われる決済を効率化するために、『デヂエ』は各商工会での会員への各種対応履歴を電子化、共有することで組織内 FAQ としての活用を考えています。まだいくつか解決すべき問題はあるのですが、これらの機能を、『ガルーン 2』を軸に提供することで、商工会業務には欠かせない、業務ポータルの実現を目指しています」

▼導入が予定されている組織内 FAQ

また、管理者視点での連携も検討されているそうです。

「実は連合会の業務として、各商工会職員の給与管理があるのですが、担当者が明細を印刷し、裁断、郵送するという非常にアナログな作業で手間もかかります。管理者としては、給与管理システムと『ガルーン 2』を連携させ、自動で明細を通知するといった利用ができないかすごく興味があります。今後サイボウズには、『ガルーン 2』のバージョンアップとともに、このような活用方法の提案も期待しています」