総務部情報企画課課長　川原田 豊治氏
情報企画担当副主幹　小野 慎一氏

新しくなった津市の行政事務を「ガルーン 2」で効率化！
平成 18年 1月 1日、津市様は、旧津市ほか 9つの市町村が合併し、新「津市」として新しいスタートを切りました。
津市役所は、市町村合併によって拡大した市域における各所属間のコミュニケーション手段として、サイボウズの EIP 型グループウェア「ガルーン 2」を採用しました。
今回、その導入経緯や目的、効果などにつきまして、津市総務部情報企画課課長の川原田 豊治氏、同情報企画担当副主幹の小野 慎一氏にお話を伺いました。

グループウェアの導入にあたって、市町村合併を控えた時期での導入であったため、このシステムの導入に割く時間が 3ヶ月程度と限られており、選定に際しては、短期間での導入に対応できるシステムなのか、が一番のポイントでした。

「『ガルーン 2』はシステム構成がわかりやすく、簡単に構築することができる点で、要件を満たしていると判断しました。
また、システムの選定に際しましては他社製品との比較検討もしてみましたが、機能面の充実や顧客満足度なども参考にし、 最終的に、『ガルーン 2』を採用いたしました。
このシステム構築に携わった担当職員からも、Web アプリケーションを扱うような感覚で直感的に操作することで構築ができる、という声があり、導入後の管理においても、特にマニュアルに頼ることなく運用管理できていると思います」（小野氏）

▼「ガルーン 2」トップ画面

現在津市様では、職員 1人に対して 1つ、部署1つに対して 1つの「ガルーン 2」ライセンスを付与し、計 2700ユーザーで運用しています。

「全庁で見る掲示板や、部署別の掲示板などを作って、スムーズな情報共有を実現するとともに、スケジュール機能や Web メールを駆使し、効率的なシステムの活用ができていると思います。
また、文書を電子ファイルで共有する業務形態が定着し、業務効率が向上したと感じています。」（小野氏）

「たとえば、市議会の議案などは、このシステムの導入前は A4 サイズで 2〜30cmもの分厚さのものを 400冊用意して各所属へ配布していましたが、これを『ガルーン 2』を使って共有することで必要最小限の 100冊程度の印刷で済むようになり、各自が必要なページだけを印刷する、といったスマートな使い方ができるようになりました。
このように、『ガルーン 2』によって市役所内の情報共有速度と密度が高まり、行政事務の質が向上していくものと考えています」（川原田氏）

▼社内メールを活用し、情報共有を効率化

津市様では、今後行政の基幹系システムの Web システム化をより進めていくこととしており、「ガルーン 2」を津市様の行政ポータルの入り口として、より便利なものにしていきたいと考えています。

「市役所と言う組織の中で、紙文書を完全になくすことはできませんが、電子化できる部分は電子化し、基幹システムについても地理的条件を気にすることなく、Web ベースで共有・活用できる環境を構築していきたいと考えています。その入り口として、『ガルーン 2』は今後更に重要なものになっていくものと考えています。また、ワークフローシステム機能の導入なども今後のシステム拡充の視野の中に入れています。」（小野氏）

「今後、これらの施策を展開していくことにより、庁内における行政事務の効率化を更に高め、結果として市民サービスの向上も実現していきたいと思っています。」（川原田氏）