導入製品 サイボウズ デヂエ | かんたんシリーズ
株式会社ツナシマ
日報管理の成功事例
どのような業種・職種であれ、その日の活動内容を上司に報告する業務は存在します。既存の IT ツール、例えば電子メールや Excel、Word と言ったソフトを使って実現することもできますが、使い勝手が悪いと報告業務そのものに支障をきたしてしまう可能性もあります。東京で不動産業を営んでおられます株式会社ツナシマ様の成功事例をご紹介します。
業務の概要と課題
以前の日報業務
▼以前の日報業務
- その日の夕方に各従業員、日報を作成。
（各自の電子メールソフトに、予め日報書式の雛形を保存しており、それを毎回流用している） - 作成した日報は電子メールにて上司へ送信。
- 部下からの日報は上司の電子メールソフトに格納される。
- 過去の日報を参照するときは電子メールソフトの検索機能を使う。
- 日報に対する上司からのコメントやアドバイスは口頭で各従業員へ伝えられる。
（朝礼などで）
課題
- 日報を作成する際、決まった入力フォームが無いので入力しづらい。
- 検索しようにも、機能が複雑すぎて使いにくい。
（誰でも使いこなせるわけでは無い） - 日報を、中身も含めて一覧することができない。
（電子メールソフトだと一覧できるのは日付、送信者、件名ぐらい）
デヂエ活用の効果とダウンロード
「デヂエ」導入後における日報業務
▼「デヂエ」導入後における日報業務
- その日の夕方、各自 Web ブラウザを使って日報を「デヂエ」に登録。
（定型の入力フォーム） - 登録されると同時に、通知が電子メールで全社員（従業員・役員）に送られる。
- 日報の内容確認は通知されたメールを見たり、直接「デヂエ」へアクセスしたり、と様々。
- 登録された日報に対して上司がコメントやアドバイスを入力すると、再び全員へメール通知される。
（口頭で伝える場合もあり、アナログな伝達と IT による伝達を状況に応じて使い分けている。）
電子メールによる日報と「デヂエ」による日報の違い
■電子メール■
検索の使い勝手：
検索するには「メニュー」から検索機能の画面を出すなどして面倒な操作が必要。高機能だが操作性も複雑。
情報の一覧性：
一覧できるのは「差出人」「件名」「日付」程度。詳細を見るには該当する項目を逐一クリックして中身を開く必要がある。
■デヂエ■
検索の使い勝手：
基本的には一覧の画面上部にある「検索」フォームにキーワードを入力するだけですぐに検索が可能。
[詳細検索]をクリックすると高度な検索も可能。
情報の一覧性：
日報の中身も含めて一覧できる。さらに表示方法は好みで切り替えることも可能。
効果
- 検索が簡単に行えるようになった
- 日報を一覧することができ、余計な操作が減った。
- 日報の登録や閲覧率が高まり、従業員通しのコミュニケーションが増えた。
- 従業員どうしの連携が以前に比べてスムーズになった。
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