導入事例のご紹介

企業情報

■会社名：
ヤマトインターナショナル株式会社

■ホームページ：
ヤマトインターナショナル株式会社ホームページ

■利用製品：

サイボウズデヂエ

■利用人数：
120人

■業種：
その他

ヤマトインターナショナル株式会社

　システム部課長　山下錠二氏／システム部チーフ　柴田幸子氏

この事例の概要
クロコダイルやヒロミチ、エーグルなどの有名ブランドを抱える紳士用カジュアル衣料のメーカーである同社は、「デヂエ」を活用することで、本社と店舗間における連絡や情報共有を効率的に実施している。服飾メーカーという業務上、写真などの情報を多くやりとりする必要があるので、例えば本社で新商品が企画された場合、その情報を本社にて店舗の数だけカラーコピーをし、梱包して郵送していた。店舗数は全国に約１００ほどあり、発送にかかる工数は相当なもので、何より発送業務にかかるストレスも大きかったという。これら情報伝達を「デヂエ」に集約することにより、コピー、梱包、発送にかかる業務が解消。工数が８０％も削減された事例を紹介する。

デヂエ導入以前

業務の流れ

新商品のお知らせや店舗商品のディスプレー見本など、本社から各店舗への情報伝達について、約１００店舗分をカラーコピー、梱包、発送。
発送から数日後、全国の店舗に情報が届く。

「デヂエ」導入以前の問題点

カラーコピーや梱包、発送にかかる業務が膨大な量で、負担に対するストレスも大きかった。
情報がリアルタイムに伝達されないので、本社と店舗の情報共有に隔たりがあった。
電子メールを活用した情報共有も進めたが、業務上、容量の大きな画像ファイルの送受信が多かったため、円滑な運用ができなかった。

同社における情報共有について、本社内ではグループウェアを活用することで実現できていたのだが、本社と店舗間における情報共有には溝があった。重要な決定事項は FAX などを通じて知ることができるのだが、本社内の動向などについては定期的に来訪する営業担当者から聞くしか無かった。その結果、店舗側では「そんなの聞いてないよ」といった事態がよく発生していたという。

デヂエ導入後

業務の流れ

本社から新商品についての情報（テキスト、画像など）をデヂエに登録。
登録と同時に各店舗から新情報の入手が可能。

「デヂエ」導入後の改善点

本社から各店舗へ、情報の伝達にかかる発送の工数が80％削減。
業務の負担によって発生するストレスから解放。
本社から各店舗への各種情報の提供に要する時間が2日短縮。
本社と各店舗における情報共有がリアルタイムで実現できるようになった。

同社では本社と店舗間の情報共有に「サイボウズガルーン」も活用している。社内メールや掲示板などを活用することで、以前のような本社と店舗との間にあった情報の溝が解消された。上記以外にも本社と店舗間における情報共有に「デヂエ」を活用しており、以下のようなライブラリも運用している。

その他のライブラリ紹介

備品オーダーリスト
各店舗で備品に不足が発生した場合、このデヂエに必要な備品をチェックして登録。本社事業部でその内容を確認し、発送。注文から発送までのステータスも管理しているので店舗側では発注した備品が今どのような状態なのかがすぐにわかる。

雑誌掲載
お客さまから各店舗へ「○○の雑誌を見て～」という問い合わせは多い。店舗側でも、どの雑誌にどんな感じで掲載されているのかを確認しておくことで、お客さまからの問合せにも正確な対応ができるようになった。以前は掲載された雑誌の一覧だけが本部から FAX で送られるだけで、見本などの情報は無かった。同様のライブラリに「広告予定表」もあり、こちらは同社が出稿する予定の広告について知ることができる。