馬場・澤田法律事務所
弁護士　萩原 浩二 氏、事務局　遠藤 久美子 氏

弁護士は、裁判期日で裁判所に出向いたり実地調査で外出する機会も多い職業であるが、弁護士の不在中にオフィスに入った緊急の電話連絡への対応やスケジュールの調整は、多くの法律事務所が共通で抱える課題だ。東京高等裁判所や東京地裁にもほど近い、虎ノ門にオフィスをかまえる馬場・澤田法律事務所もそのひとつ。
十数名の弁護士が忙しくオフィスの内外を飛び回る同事務所では、どのような体制で「外出中の電話対応問題」や「スケジュールの調整問題」を解決したのか？弁護士の萩原浩二氏と、オフィス内で弁護士の業務をサポートしている事務局の遠藤久美子氏に、そのポイントをインタビューした。

馬場・澤田法律事務所では「サイボウズ Office」を導入するまで、「かかってきた電話はすべて専用のノートに記録して、外出中の弁護士には電話で内容を伝える」という運用を行っていた。裁判中はもちろん、打ち合わせ中や実地調査中には電話がつながらないため、要件を伝えるために何度も電話をかけなおさねばならないというケースも頻発していたという。

また、外出の多い弁護士のスケジュール調整をどうするかというのも大きな課題であった。来客や所属弁護士同士の会議の設定のため、各弁護士に連絡を取って確認したうえで調整し、その結果を再度弁護士に連絡…という何段階かのステップを踏まなければならなかったのだ。

「サイボウズ Office」の実運用を担当している、事務局の遠藤久美子氏は、こう振り返る。

「勉強会やセミナーなどで、他の法律事務所のスタッフの方と話をする機会があったのですが、『伝言をどのように伝えるか』『外出先の多い先生のスケジュール調整をどうするか』というのは、法律業界では非常に多い共通の悩みのようでした。そのような場で、他の法律事務所ではどのように対応しているのかを聞いてみたところ、「サイボウズ Office」が便利だという、いわゆる“クチコミ”が検討のキッカケになりました。」（遠藤氏）

同事務所では、「サイボウズ Office」の「電話メモ」と「スケジュール」の2機能に着目。社内ネットワークに変更を加えずに、外出先から「サイボウズ Office」をモバイル端末からでも活用できる「サイボウズ リモートサービス」との組み合わせが、法律事務所が抱える2大問題解決の決め手となった。

「○○様より電話」という伝言が外出中の弁護士のスマートフォンや携帯電話に届き、電話番号をタップすればその番号に電話がかけられることは、弁護士にとっては、裁判や打ち合わせが終了次第、最短での電話対応がスムーズに行えるというメリットがある。一方、事務局にとっても、何度も弁護士に連絡を繰り返す必要がない上、聞き間違え防止のための復唱なども不要になるため、1件あたりの伝言にかかっていた負荷が大幅に削減されたという。

スケジュールの調整も同様だ。「外出先の待ち時間や移動時間の合間に、スケジュール確認できるだけでなく、新たに入った用件をスマートフォンから更新できるのも本当に便利」（萩原氏）という弁護士側のメリットに加え、複数の弁護士のスケジュールがリアルタイムで一目瞭然であることは、事務局側の“調整の負担”を激減させるものであった。

ちなみに、同事務所では弁護士が在席していても不在でも、かかってきた電話はすべて「電話メモ」に相手先、かかってきた時間、電話の内容を記録するという運用を行っている。法律事務所という性格上、相手からの電話の有無や内容の記録をすべて保管しておくことが、その後のやり取りで重要になってくることもあるという。こうした電話履歴の一元管理という面にも「電話メモ」は役立っているという。

<<電話メモの利用イメージ>>

フォーマットに従って登録すると、携帯電話やスマートフォンのメールに転送できる

まだまだ「紙ベース」がデファクト・スタンダードである点も否めないのが、法律業界の大きな特徴だ。

萩原氏は「法律の世界では、まだまだ紙文書が中心です。例えば証拠となる文書なども現物でなければ真贋の判定をしにくいこともありますし、そもそも裁判所の電子化が実現化していません。紙文書をスキャンして保存といったことも検討したのですが、データ量のことなどもあり、あまり現実的ではないんです。」と述懐している。

そのため、すべての業務を外出先で…というわけにはいかないのが法律業界ならではの現状だ。紙文書を作成したり、以前の紙文書を参照するためには、どうしてもオフィスで業務を行われなければならないわけだ。

こうした中で視野に入れているのが、「ワークフロー」の活用提案だ。

「外出が多いということは、交通費や出張費の精算なども頻繁に行われることを意味しています。そうした申請の電子化は、重要なポイントになるでしょう。」（遠藤氏）

こうした、これまで使用してこなかった機能についても、今度は適応の検討対象に挙がるという。

弁護士は外出も多く、その日の業務内容によっては分刻みのスケジュールをこなさなければならないが、それだけにちょっとした待ち時間や移動時間に、交通費や出張費の申請などを行えれば、オフィスではデスクにいなければできない業務に集中できるというものだ。5分、10分という時間を有効活用することが、オフィスでの生産性を最大限に引き出せるだけに、「サイボウズ リモートサービス」は重要な役割を占めることになるのだ。