社内関係者とのやり取りが 1箇所で

応募から面接、内定まで社内関係者とのやり取りは頻繁に発生する。募集がきたら、人事から関係部署への連絡、応募書類を見て関係部署から人事への合否連絡、面接日のスケジュール調整・・・。通常こういった社内のやり取りは、電子メールでされるだろうが、サイボウズではメールワイズ上で行う。メールワイズは各メールにコメント欄があるため、簡単なやり取りはここで完結できる。

例えば、応募がきた時のフローはこうだ。メールワイズに応募のメールが届くと、人事担当と担当部署の部長に通知がいく。担当部署の部長はメールワイズで応募者の履歴書を確認し、コメント欄に面接をするかどうか「会ってみます。○○さんと私で日程調整お願いします」「○○なのでお断りお願いします」といったコメントを入れる。それを見て人事担当者は応募者に連絡をする。

「もしコメント欄がなければ、全然仕事進まないと思います。応募者によって、これは誰々に確認して、と 1件 1件連絡をして、取りまとめが発生しますし。応募メールの履歴や履歴書もあわせて確認できるので、便利です」（人事担当）

「コメント欄で、進捗のやり取りをするので、後で確認した時も面接の進捗経緯が一目で分かります。普通だったら、別途 Excel でまとめたり、電子メールをいちいち検索したり、という作業が発生するのでしょう。メールワイズでは、そういった余計な作業が一切なく業務を進められます」（森岡）

応募者の履歴が一目瞭然

メールワイズは、誰が対応したメールでも履歴が一覧で確認できる。そのため、応募者が会社説明会に出席していたことや、応募の履歴書、面接後のやり取りまで人事のメールワイズにアクセスできる人なら履歴を見れば一目で分かる。今までの経緯を説明したり、引継ぎをする必要もない。またこれまでの履歴を踏まえた対応ができるため、応募者や人材紹介会社にとっても安心なのではないだろうか。

「いちいち転送したり引継ぎがいらないから便利ですよね。メールワイズをチェックする余裕がない時やお休みの時、『○○さん見といて』の一言ですみますから」（森岡）

「人事だけじゃないと思うのですが、業務上のメールは担当者一人だけが分かっていればいいわけじゃありません。会社対会社、会社対個人のやり取りはチームで共有することは大切だと思います。個人のメールで対応していると時間のロスや連絡漏れにもつながります」（森岡）

返答はテンプレートで時間短縮

サイボウズの人事グループでは、応募者や人材紹介会社とのやり取り、会社説明会の出席確認など、月に 300件以上のメールに対応している。その対応を含め、採用業務をたった 2人、しかも 1日 2時間もかけずに行われる。
それを実現できる理由のひとつが、テンプレートの利用だ。よくあるやり取り予めテンプレートに登録している。面接結果の連絡などは、1次・2次など段階ごと、また直接応募者に返信する場合や人材紹介会社に返信する場合など細かく登録しているという。メール返信時には、テンプレートを選択し、状況に応じた一言を添える。一定のクオリティでスピーディー、かつ機械的ではない対応ができるのだ。

細かいアクセス権で、関係者のみで共有

言うまでもなく、履歴書にある個人情報から採用経緯までやり取りされる情報は機密性が高い大切な情報だ。そのため、サイボウズでは人事用メールワイズは人事担当と各部長のみに利用を限定している。他の人は閲覧もできない。

「人事用メールワイズのアクセス権を人事担当と各部長だけなので、採用面接に参加するような社員でも、人事用メールワイズは見られません。メールワイズトップにあるお知らせ欄に、各紹介会社の応募書類を見るためのパスワードを入れているですが、それができるのも、利用者を限定できるからです」（人事担当）