同社がグループウェアを最初に導入したのは 1998年だった。営業部門で各社員の横のつながりを強化するためのツールとして導入されたものだ。ただ、当時はサイボウズもできたばかりで知名度も低く、導入されたのは他社の製品だった。しかし、導入して 1〜2年で限界が見えてきた。

「ユーザーひとりごとにライセンス費用がかかるため、全社員分は用意しなかったのです。全社員で情報共有するには、追加コストの費用対効果がまるで検討もつかない状態でした」（冨永氏）

そのため、インターネット用のメールサーバーを別に用意して、全社員にメールアドレスを配布。社員間の連絡にはそちらを使っている状態だった。
また、運用、管理の手間も問題だった。パソコン 1台ごとにクライアントソフトのインストールや設定が必要で、仕様を変えるのも手がかかっていた。

「業務の変化に対応できず、不満の声が上がってきていました」（冨永氏）

そこで、今後その製品にさらにお金を投入して全社導入するか、別のグループウェアに乗り換えるかがの検討が始まったのである。

「サイボウズのパンフレットには、導入したらどういう効果があるか分かりやすい挿絵があり、何が実現できるのかがはっきりしていました。そこで『これがやりたいんでしょ』とメリットを訴えてから、基本的な操作方法を教えたのです」（冨永氏）

そうしてメリットを理解してもらってから簡単な講習会を行った。講習会で教えたのは、各部門のパソコンリーダー 30人ほど。彼らが自分の部署に戻って、各社員に伝授することとなった。

「講習会で教えたのは設備予約のやり方だけ。『サイボウズ Office』はすべての操作が同じ体系なので、ひとつの操作を覚えればすべての機能が使えますから」（冨永氏）

「サイボウズ Office」の利用率は、運用開始半年間に急にあがったという。

「最初、設備予約以外は一部の社員が積極的に使っているだけでした。その後、徐々に広がってはいたのですが、ある時急激に広まったようで、気がついた半年後にはほぼ全員が使っていました。サイボウズに登録されたスケジュールなどの信頼度が上がると加速度的に利用が広まったようです。境界線は感覚的に利用者が20〜30％を超えたくらいだと思います」（冨永氏）

「設備予約」は最初、会議室、応接室の管理から使われた。以前は総務部で管理していたために、部屋を予約するには電話をする必要があった。会議が重なるときは総務部内で調整をして、変更のあった場合は担当者に連絡しなおしていた。

それが「サイボウズ Office」では、会議を開きたい人が直接自分で部屋の利用状況を見て、空いているところに予約を入れられる。予約と同時に出席者を指定すれば、その社員のスケジュールにも会議の予定が入力されるので、会議に関連することはすべて一連の流れで設定できる。 仮に希望の部屋が先に予約されている場合でも、予約を入れたのが誰なのかを知ることもできる。そこで部屋を交換したいときは当時者間で交渉することになった。

「この影響で、仕事が計画的になりました。前日までに人や部屋を抑えておかないと何もできませんから。これは特に忙しい人に効果的で、自分のスケジュールを入れておかないと、誰かに勝手に予定を入れられてしまうので、スケジュールの利用にも結び付きました」（冨永氏）

今では定期的な会議なら半年先まで予約が入っている状態だ。当初管理していたのは、会議室、応接室だけだったが、最近は社有車、プロジェクタなどの備品もこの機能で管理している。

以前は、自分の予定を手帳や PDA で管理し、予定ボードなどに書き込んでいた。部署によっては予定ボードが真っ黒になっていたこともあるという。また、役員のスケジュールについては、予定表をワープロソフトで作って配っていた。それが今では「サイボウズ Office」で管理されている。

「サイボウズ Office 6」になってから、スケジュールの中にコミュニケーション機能がついた。今まで E メールや電話で連絡をとっていた、調整やそのスケジュールに関する簡単な打ち合わせなど、そこで完結するようになった。
「情報が集まることによって効率的なことはもちろんですが、結果コミュニケーションも活発になってきていますね」（辻村氏）

また、一部の部署では、「サイボウズ Office」のスケジュールが月報作成に役立っているそうだ。

「前は自分の一ヶ月の活動をまとめるのが大変だったそうですが、今は『サイボウズ Office』に書いた情報を見ながらなので、月報も書きやすくなったとのことです。しかも形だけの報告書よりも、必要な情報が書いてある実のある報告書になったのではないかと思います」（冨永氏）

「掲示板」では管理本部主体の連絡で、献血や訃報、同社の情報がテレビ放送されるときの日時、内容などが掲載される。 そういう情報は以前、廊下の掲示板の貼り紙などで掲示されていた。「サイボウズ Office」導入後、紙ベースの連絡は減ってきており、現在はほとんどが掲示板で流され、紙ベースのものは絶対見ておかなくてはいけないものに限定されてきている。

紙の連絡網から「サイボウズ Office」に置き換わったことで、情報を発信する側の業務効率がよくなり、情報伝達の速度が上がるというふたつの大きな効果があった。

今後「サイボウズ Office」は同社のポータルとして活用していく計画だ。そのために現在は導入をしていない製造部門・研究所などの運用を徐々に始めている。
最近、導入した研究所では、導入直後から怒濤のように本社から会議の予定や連絡が飛んでくるようになったそうだ。逆にそれほど情報共有の必要が高くない製造部門ではテスト稼動の最中である。部門の中では好評ではあるが、工場で働く製造部門は他の部署と仕事の流れが異なるので、その部署にあった使い方や運用ルールを提案していくことを検討している。

最近導入したオプションの「ワークフロー」も同社の業務に深く関わってきている。「ワークフロー」は決まったルートに従って、申請書類を流すシステムで、同社では出欠勤の申請システムから利用を開始している。

「申請書類のデザインは今までの紙のフォームと同じにして、『使いやすいでしょう。もし問題があったら修正するから』と言って導入しました。これでうまくいけば、マスター登録やISO、クレーム処理、人事関係の諸届けにも利用するつもりです。人事部はかなり乗り気ですよ」（冨永氏）