海洋研究開発機構では、当初部署単位でのスケジュール調整を目的として「サイボウズ　Office」が活用されていた。直井氏は当時を振り返りこう話す。

「2004年に、当時ネットワークシステムの運用や観測データの管理を担当していた情報業務部内で、スケジュール管理用ソフトとして導入したのが最初です。」（直井氏）

その後、話を聞いた他の部署から「うちの部署でも導入したい」と要望がくるようになっていった。組織全体で導入することで、さらなる業務の効率が改善されるという期待から、「サイボウズ　Office」よりも大規模な運用に適したグループウェアの導入検討が開始された。

海洋研究開発機構には1000名を超える職員や研究者が所属している。 地球環境の理解と予測という重大な任務を持った研究者たちの日常業務を支えるシステムとして、アクセス負荷やトラブル時の影響を考えると、動作保証が300名以下である「サイボウズ　Office」を組織全体に向けて展開するという選択肢はとれない。

「調べたところ、よりスケーラビリティを高めた「サイボウズ　ガルーン」というグループウェアが存在することがわかり、ユーザの使い勝手の良さからこの製品の導入を決定しました。」（直井氏）

2005年8月、当時利用されていた「サイボウズ　Office 4」から「サイボウズ　ガルーン」へ移行が行われ、機構全体への展開が完了した。
移行と同時にファイル共有機能の運用も開始し、WindowsやMacintoshなど複数のOS間での情報共有が可能になった。

「サイボウズ　ガルーン」のシステムは横浜研究所に設置され、全国の研究拠点からは所内ネットワーク経由で利用されている。

ガルーンへの移行作業について、堀内氏はこう語った。

「使いやすいシステムなので、導入時のユーザ教育も短時間で済みましたし、移行時にも大きなトラブルはありませんでした。移行に際しては、もともとのOfficeも並行運用させて、ユーザがスムーズに移行できるよう配慮しました。」（堀内氏）

その後、2008年1月に最新版である「サイボウズ　ガルーン2」へとバージョンアップを行った。

現在、ガルーン2の登録ユーザ数は1200名を超えるという。

「当初の目的であった、組織全体での利用という点は達成できました。よく使われている機能はスケジュール管理です。また会議室が多いため、その管理に設備予約は欠かせないものになっています。
最近では会議室だけではなく、設備・共用機器などの管理にも利用したいとの要望がでていて、順次対応していく予定です。」（直井氏）

Officeと比べて他システムとの連携性が高まったガルーン2では、様々な工夫を行っていると直井氏は語る。

「LDAPサーバーとの連携により、パスワードの一元管理が可能となりました。これにより管理者の負荷が低減されました。また、出張旅費システムへのシングルサインオンを新たに開始しました。」（直井氏）

今後の展望について、直井氏に伺った。

「まず、他システムとの連携をさらに進めたいと考えています。出張旅費システムはまだシングルサインオンによる連携のみですが、今後はユーザ情報の連携も行って一元管理できるようにしたいと考えています。また、現在イントラネット上で運用している所内ポータルをガルーンのポータルに移行し、管理を簡単にできないかを検討しています。」（直井氏）

ガルーン2に対する要望を直井氏は次のよう語る。

「国際的に活動している研究機関ということもあり、海外から来ている研究者も多く在籍しています。これらの方々の研究を支援するうえでも、ガルーン2の英語版対応に期待しています。」（直井氏）