コンビニエンスストアなど24時間営業の顧客を持つ同社では24時間・365日、様々な場所で技術者が活動している。
以前はビルの設計を担当し、早くからネットワークの知識を身につけていた齋藤氏は、技術者がいつでも、どこでも情報を取得できるシステムを構築する必要があることを感じていた。
そして社内のシステムを全て、ネットワークと親和性の高い「Webベース」にすることを決めたのである。

「当初は、従来利用していたクライアント・サーバー型グループウェアのWeb版を検討しました。
しかし元々Webベースで設計されたものではなかったため、結局クライアント側のメンテナンスが発生するなど、無理があったのです。
それに対してサイボウズのグループウェアはWebベースであることを前提に作られているので使い勝手が全く違いました。また、RSSリーダーなど新しい技術を早くから採用していたことも良かったですね。」 （齋藤氏）

また、カメラ付携帯電話で施工現場の状況を撮影し、その場で社内Webアプリケーションに送信するなど、早くから携帯電話を業務活用している同社では携帯電話との親和性も重要なポイントだったという。

「顧客先で活動することの多い技術者にとって、携帯電話はなくてはならないツールです。
そのためグループウェアを検討する際も携帯電話との親和性が重要な条件でした。
複雑な環境設定を必要とする他社製品に対し、「ガルーン 2」なら簡単に携帯電話環境を構築できたことも決め手の一つです。」（齋藤氏）

早い時期からIT化を促進し、合理的にシステム構築を進めている同社だが、意外にも一見アナログに思える「社内報」を大切にしているそう。しかし、やはりその発信方法はひと味違った。

「社内報は新聞らしいデザインや読みやすいレイアウトが大切だと考えています。ただテキストを並べるだけでは楽しくありません。
そこで当社では新聞風にアレンジした社内報をPDFに変換し、「ガルーン 2」のポータルで公開しているのです。」（齋藤氏）

その社内報は読み応えがあり、かなり本格的。
それもそのはず、以前新聞社で勤務されていた方が制作されているそうだ。
情報共有が当たり前になっている同社だからこそ、情報の「出し方」にもこだわりを持っているのである。

通常はサポートセンターなどでグループメールシステムとして利用されている「サイボウズ メールワイズ」。しかし、同社ではメールではなく、”FAX”の共有に利用しているという。

「紙でのFAX受信は、紛失や履歴が残らないなどの問題を抱えていました。そこで、まず受信したFAXをPDF形式でメール送信するシステムを導入し、さらに「メールワイズ」でそのメールを受信することにしたのです。
対応状況が共有できる「メールワイズ」なら、FAXの確認状況が一目瞭然。対応漏れもなく、履歴が残るのでとても便利に使っています。」（齋藤氏）