事務部長　山田 清隆氏
事務部調査役　岩田 幹夫氏

グループウェアで業務の正確性とスピードを改善！　決め手は「使いやすさ」
これまで「地域に親しまれ、信頼され、お役に立つ銀行」として、地域とともに発展を続けてきた神奈川銀行。これまで紙ベースで行われることが多かった連絡・情報共有の、安全性・正確性・スピードの向上を目指して、EIP 型グループウェア「ガルーン 2」を導入しました。
今回はその経緯や目的、効果などを事務部長の山田 清隆氏と事務部調査役の岩田 幹夫氏にお聞きしました。

「ガルーン 2」の導入によって、神奈川銀行内の連絡や情報共有はスピーディかつ正確なものへと改善されたといいます。その大きなポイントとなったのが、14冊 4000ページ弱もある行員にとってのバイブル・事務規定集の「ガルーン」への取り込み、およびスムーズな情報共有です。

「これまでは紙ベースでしたので、何か調べたいときにも目的の情報を探すのが大変でした。しかし、今回『ガルーン 2』に取り込んだことで、検索機能によってすぐに目的の情報を確認できるようになりましたし、すぐに次の行動へと移れるようになりました。また、これまでは事務規定集に記載している情報は定期的にまとめて更新するしかなかったため、事務通達を規程集に添付する等の対応をしていましたが、今回からはリアルタイムで情報を更新できるようになりましたので、紙の事務規定集は思い切って廃棄することにしました」（山田氏）

▼同行のファイル管理のTOPメニュー。ここから各行員は必要なマニュアルを検索して活用する。

また、金融機関であることに加え、近年の個人情報保護法施行などに配慮して、これまでは厳重なチェック体制でFAXの送信を行っていたという同行。この点についても「ガルーン 2」が課題を解消しました。

「FAXは万が一でも誤送信があってはいけませんので、営業店への通達のために FAX を送るときなども、つねに 2人でチェックして、記録を残して、間違いなく届いたかを確認していました。ただ、そこまでしても、向こうに届いたものは誰でも見えてしまうので、早急に対処が必要と考えていたのですが、『ガルーン 2』の導入でしっかりと伝えたい人間に、確実に連絡できるようになり、この問題を一気に解消することができました。そういうセキュリティ強化の点では非常に助かっています」（山田氏）

▼時系列で通達をファイル管理。こうすることで、過去の通達内容も即座に検索して確認できるように工夫した点が、利用度を高める重要なポイントとなった。

▼掲示板の TOP メニュー画面。カテゴリごとに掲示板が用意されている。

「今までさまざまな連絡を紙ベースで配布していたところが、ファイルを一つ作ればそのまま送れるようになり、業務効率化につながっています」（岩田氏）

このように営業店側で抱えている疑問も自分たちで確認できるうえ、本部からも補足しなければいけないことが確認しやすくなり、全店で同じ方向へ進むということが徹底しやすくなったという神奈川銀行。今後、同行は行員ごとのスキルの格差を埋めていくために、なかなか使いこなせていない行員のレベルアップを図っていきたいと考えておられます。そのための施策として、業務上のマニュアルを「ガルーン 2」に取り込み、新しい質問があると随時公開し、情報を共有するようにしていくそうです。

「せっかく良いグループウェアを導入したので、まずは慣れて欲しい。そしてこちらで様子を見ながら徹底をしていきたい。なるべく早く全員がうまく使えるように、軌道に乗せたいと思っています」（山田氏）