2000年、同社の現会長が当時岩手県電業協会長をつとめていたこともあり「率先してISO9001認証を取るように」との指示を受け、工藤氏は準備を始めた。ISO9001を取得するためには、様々なプロセスやルールの文書化や変更履歴の記録を行わなくてはならない。

「様々な記録を全て紙で行うのは非常に煩雑になるため、悩みました。 はじめはサーバーに同梱されていた別のソフトウェアを試してみましが、構築や設定に手間がかかりすぎる上に費用が高い。 それでインターネットで調べはじめたとき、偶然サイボウズに出会ったのです。」（工藤氏）

工藤氏が見つけたのは、「サイボウズ Office」を使ってISOを取得した建設会社の事例。 こんなことができるのか。さっそく工藤氏は「サイボウズ Office」の試用版をダウンロードした。

「でも試用しただけではよくわかりませんでした。 しばらくたってISOを取得するためにやるべきことが見えてきた時、やっぱりサイボウズでファイル管理や連絡の記録を行うのが良いのではないか、と導入を決めたのです。」（工藤氏）

「以前は、全社連絡を紙の回覧板で行っていました。でも、回覧しないでなくしてしまう人がいたりすると中々情報が伝わらない。それがOfficeの掲示板なら準備の手間も減る上に、情報が社内だけでなく各工事現場まで一斉に伝わる。これには特に総務部門が喜びましたね。」（工藤氏）

さらに効果を生んだのが、公共事業の電子入札情報を掲示板で共有したことだった。 入札情報は、各団体のホームページにそれぞれ告知される。しかし、全員が日々チェックするのは不可能。それまでは、コピーを回覧することで情報を共有をしていたが、工藤氏は「Office」の掲示板で通知するように変更した。

「公共事業の入札告知は、業績に影響を与える重要な情報。「誰でも」「いつでも」見ることができることは、とても大切なことなのです。 また、特に目立たせたい情報を文字の色を変えて見せることができるところが良いですね。小さなことですが、とても大切な部分だと思っています。」（工藤氏）

「以前は各自がExcelで見積を作成し、総務部門が提出していました。しかし、小口の見積書は年間1,000件にものぼり、管理しきれていません。そのため、見積書がお客様に提出されたのか、今どのような状況なのか、わからなくなってしまっていたのです。そこで、Officeのワークフローを利用することを思いつきました。」（工藤氏）

Officeのワークフローなら申請状況や処理状況を一覧で確認することが出来る。依頼側も途中経過を一目で確認でき、いちいち処理状況を聞きに行く手間もなくなった。

様々なシステムやツールを導入する上で、利用者にとって抵抗なく便利に使えることを最も重視する工藤氏。最後このようなご要望をいただいた。

「どのようなソフトでも使うのはシステム管理者ではなく一般の利用者。利用者に気持ちよく使ってもらうためには、お気に入りのデザインが選べるだけでも違うものです。利用者に楽しく使ってもらうための工夫に、これからも力をいれてもらいたいですね。」（工藤氏）