クラウド版への移行で、苦労していた自社運用から解放

10年以上にもわたる「サイボウズ Office」ユーザー

クラウド版移行でレスポンスが向上

「もともと『サイボウズ Office』をクラウド移行することになったのは、“自社でサーバーを持てなくなる”という外的要因によるものでした。親会社である三井不動産商業マネジメント株式会社と同じビルに本社を移転するのを機に、異なるシステムを持つことなく同じインフラにする必要が発生したのです。」

新規にサーバーを立てることができない以上、グループウェアに関してはクラウド化するのが大前提であったが、クラウド版へ移行して、もっとも大きく体感したのが“レスポンス向上”だったという。

「自社サーバーで運用していた際に、『サイボウズ Office』のレスポンスが徐々に低下してきたのですが、サーバーのベンダに問い合わせても、原因が分かりませんでした。しかし、日々活用している『ワークフロー』は、どんどん溜まっていってしまいます。承認のために申請書を検索しようにも、表示まで非常に時間がかかることが多く、ワークフローを全社的に多用しているだけに、このレスポンス不足には頭を悩ませていました。」

2014年8月にクラウド版へ移行したことで、この悩みは解消したという。

「おそらくサーバーのパフォーマンス不足だったのでしょうが、クラウド版を活用するようになると、検索した申請書がすぐに表示されるようになりました。すべての申請をチェックする管理部にとっても、日々ワークフローを活用している一般の社員にとっても、業務効率はかなりアップしたというのが実感です。」

月額500円に見合った価値がある

クラウド版の「サイボウズ Office」の月額500円という設定は、正直なところ、大島氏はどのように感じているかを聞くと、次のような答えが返ってきた。

「現在、約100ユーザーということは年間で約60万円という計算になります。自社運用時には、ここまでの金額は当然かかっていませんでした。しかし、私の属している管理部の仕事は、本来総務や経理といった業務がメインで、システムに関することはほんの一部という位置づけになります。

にもかかわらず、自社運用の際は、先ほどのレスポンス不足のときもそうですが、自社でサーバー管理をする人的リソースもスキルもないところ、ベンダの対応も時間がかかるというものでした。こうした“管理”業務やサーバーのハードウェアのコストも考慮すれば、決して高い価格設定ではないと思います。」

また、柔軟にユーザー数を増減できるのも大きなメリットだという。

「これまでグループ会社との合併などで、2011年には50ユーザーから100ユーザーへ、2013年には150ユーザーへと契約を変更していましたが、これはパッケージ版では100ユーザーの次が150ユーザーというレンジであったためで、実際は100を少し超えるユーザー数でした。現在は、97ユーザーですが、少し増えて100ユーザー以上になっても、クラウド版なら1名単位での増減が可能なので、この柔軟性はありがたいです。」

最後に「移行時には他のクラウドのグループウェアは検討しなかったのか」という点を聞いたところ、「一応は検討したものの、現在、多くの機能を活用しているユーザーが、それまでと同じ使い勝手のままでよい」という点で、「サイボウズ Office」のクラウド版を選定したとのこと。そして、クラウド版は自社で管理を行うことなく機能が向上される点も大きいことから、今後も更なる機能強化を期待しているという。

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