2000年秋、明治学院大学では職員一人に対して 1台のノート PC の配布が決定した。 それと同時に、大学全体の情報共有を推進するためグループウェアの導入が決定した。手軽に運用できるグループウェアを検討したところ、部内で試用して好評だった「サイボウズ Office」の導入を決めた。

以来 8年間利用されてきた証として、グループウェアはもはやこれがないと仕事にならないという位置づけのシステムにまでなった。

「ガルーン 2 への乗り換えのきっかけはEメールデータの保存容量制限でした。」（平井氏）

グループウェアの活用が進み、ユーザーから「メールデータの容量を増やせないか？」というリクエストがきっかけだった。

「2007年 2月頃には強い要望として学内で話題となりました。早速検討した結果、大規模向けのガルーン 2 を導入することで容量制限やレスポンスの問題を改善できるとわかりました。そのため、早急にガルーン 2 への乗換えを行うことに決まりました。」（相川氏）

迅速な対応を迫られたが、ガルーン 2 は導入が手軽な大規模向けパッケージシステムであったため、2007年 3月中には作業を完了させることができた。構築開始から約 1ヶ月後、同年 4月の新学期よりガルーン 2 を稼動させることができた。

ガルーン 2 導入後、どのような変化が現れたのだろうか。

「スケーラビリティが向上したことで課題が解決されました。また、従来は職員だけの利用でしたが、専任教員約 200名にもガルーン 2 のアカウントを配布しました。合計で約 600名での利用となり、組織全体での情報共有体制の構築へと一歩進んだところです」（相川氏）

ガルーン 2 での情報共有体制はさらに範囲を拡大させていると言う。

「2008年 6月より、系列校もガルーン 2 の利用を開始しました。系列校の業務も大学と密接に関連しています。距離が離れていても、ガルーン 2 を活用することで円滑に業務を行えるようになることを期待しています。」

情報共有のやり方についても、変化が現れているという。例えば、毎年実施されるセンター試験の運営作業。基本的な手順は決まっていながらも、参加した人でないと気づきにくい運営ポイントなどがある。明治学院大学のセンター入試チームでは、チームごとにマニュアルを作成し、これをガルーン 2 のファイル管理アプリケーションに保存して、ノウハウの蓄積に活用していると言う。

「ガルーン 2 を活用する以前はマニュアルを Eメールに添付して管理していましたので、ノウハウが散在している状況でした。情報は一箇所にまとめて皆で手直しし整備していくほうが効率的です。最新のマニュアルはファイル管理にまとめたことで、参加した職員一人ひとりの経験や反省が埋もれず、翌年度の運営時に大変役立っています。」（相川氏）

ボトムアップでの情報共有も生まれてきている。

「ガルーン 2 のスケジュールのコメントフォロー機能でコミュニケーションをとっていたりと、自分なりの工夫した使い方をされていたりと、教えられることが多いです。これも、シンプルで使いやすいサイボウズのグループウェアならではないでしょうか。」（平井氏）

Officeからの乗換えで、システムの運用管理面にはどのような変化があったのだろうか。

「アクセス権の細かな管理はOfficeには無いメリットです。これらの新機能もマニュアルをみれば、一人で管理できてしまうので大変助かっています。」（森氏）

グループウェアの導入によってさらなる情報共有が進む明治学院大学。
ガルーン 2 の今後の活用についてはどのように考えられているのだろうか。

「例えば学部や系列校毎にポータルを構築して活用するなど、ガルーン 2 のポータル機能を活用したいと考えています。」（相川氏）

「学部内での情報共有もさらに活性化したいですね。今考えているのは、学内の他システムとの連携です。学内では、Webメールや成績管理、出席管理、研究費管理にシラバスなど様々なシステムが稼動しています。これらをガルーン 2 とシングルサインオンでつないで、ユーザーの利便性を高めていきたいです。」（平井氏）

最後にサイボウズに対する要望をうかがった。

「ガルーン 2 にすることで、ユーザーからの細やかな要望に応えられるようになりました。ただ、Office で実現されていた運用の手軽さというのもサイボウズの特長だと思います。今後は、管理機能の使いやすさについてもさらなる改善を期待しています。」（相川氏）