社内ポータルで"社員の心をひとつに"
「ガルーン」が実現した組織横断の情報共有

明光ネットワークジャパンは、幼児から高校卒業生までの広い範囲で"学びの場"を提供している。個別指導塾の直営およびフランチャイズ(以下、FC)オーナーへの運営支援を行う「明光義塾事業」のほか、「早稲田アカデミー個別進学館」、サッカースクール、アート教室や保育事業、そして医療系大学を志望する学生の受験専門予備校を運営する「予備校事業」を展開。中でも「明光義塾事業」は全国で2,100強(FC含む)の塾を持つ同社のコアビジネスである。「本社及び直営教室において『ガルーン』で社内情報の統合を図りました」、そう語るのは同社で「ガルーン」の導入を担当した情報システム部課長今井利明氏。

今回は、今井氏のほか、神奈川エリアの直営教室を担当し「ガルーン」を実際に現場で活用しているエリアマネージャー浅水真人氏の二方に「ガルーン」の効果をお話しいただいた。

概要

業界最大規模の"学びの場"を持つ

明光義塾は全国に2,100強の教室を持ち、14万人の生徒に学びの場を提供する国内最大の個別指導学習塾だ。一人の講師が複数の生徒を指導する「個別指導」が同塾の特徴のひとつ。教師と生徒の距離が近くインタラクティブな間柄で、「自立学習」の習慣が身につけることを指導している。

「明光ネットワークジャパンはチェーンの各教室の運営や管理、支援を行っています。情報システム部は、教室運営のアプリケーション構築、運用を担当しています。これからは、チェーン展開を通じて学びの場を幅広く提供するために、今以上に業務の見える化をITで支援することにも力を入れ、新事業にも盛り込んで行きたいと考えていました。」(今井氏)

導入前の課題

IT活用"が悩みのタネ

「ガルーン」導入前からメールや掲示板、電子決裁システムなど情報共有のためのシステムは導入していたが、システム毎に独立していた。

「業務に必要な情報が分散してしまうため、社内からは『統合して欲しい』と意見が出ていました。当然、活発な情報共有が行われることもなく、必要最低限のやりとりがなんとか行われている状態でした。」(今井氏)

また、同社では直営教室だけでも210拠点と非常に多く、本社の情報システム部が細やかなサポートを提供することは難しい。そういった背景もあって、詳しく説明しなくても操作しやすいユーザーインターフェイスであることが新しいグループウェアに求める条件の一つになっていた。


導入の決め手

「使いやすさ」と「クラウド」が選定の条件

業務に必要なシステムを集約することのできる「社内ポータル」の立ち上げを目指し、今井氏を中心に情報システム部門は新たなグループウェア導入に向けて動き出した。重視したポイントは、教育と運用コストを下げるための「使いやすさ」。そして、耐障害性にも優れ、ハードウェアのリプレイス作業からも解放される「クラウド」環境に対応していることだ。

「複数社のグループウェアを機能・環境で比べて、最終的に選考に残ったのは『ガルーン』を含めた2製品。両社の営業担当に情報システム部全員の前でプレゼンをしていただきました。『ガルーン』は、一目でメニューのアイコンから機能がイメージできました。機能全体が見やすくわかりやすいということは、つまりは教育コスト、運用管理コストが低いということです。その上、クラウド環境にも対応していたのが決め手になりました。」(今井氏)


情報システム部課長
今井利明氏


導入効果

「ガルーン」がワークスタイルを変革

「ガルーン」は現在約250名の本社の社員と210ある直営教室の教室長が利用している。今井氏は、「『ガルーン』を導入してから、社員のワークスタイルが一変した」と語る。

「『ガルーン』導入後は、あらかじめ目的ごとに分類された情報がポータルの"最新情報"に届くようになりました。また、他システムとの連携がしやすいという『ガルーン』のメリットを活かし、別システムのワークフローや勤怠管理システム、Web会議システムと連携を行っています。これにより、業務に必要な情報は全て『ガルーン』のポータル上で確認できるようになりました。利用者が複数のシステムをチェックする必要が無くなったことで、効率良く情報共有を行えています。今では、『ガルーン』無しでは仕事ができないほど浸透しました。」(今井氏)



明光ネットワークジャパンで利用中の標準ポータル画面。


中でも活発なのが、「スペース」機能を使った現場のノウハウ共有だ。同社の社員のうち半数ほどが直営教室の運営を一手に任される教室長。同じ役割を担う教室長同士が、社内での定期的なミーティング以外にも情報共有の場を持つことができた。



「以前は各地に散らばる教室長たちが業務で培ってきたノウハウを受け渡したり、教室運営について相談し合ったりといった、横の情報共有が限られていました。今では、一日にまとまった時間をとれない教室長が、空いた時間で『共有スペース』を使って、お互いの成果を報告し合い、ノウハウを共有できるようになっています。他教室の成績の報告が刺激になり、モチベーションも向上しました。」(浅水氏)


エリアマネージャー
浅水真人氏



教室運営でのノウハウの蓄積はフランチャイズ展開を行う同社にとって、事業の柱の一つ。


さらに、クラウドに移行したことで、情報システム部の仕事も変わりつつある。業務の中心がシステムの保守や運用から、ITを使った現場部門の課題解決へと移行しているのだ。

「これまではハードウェアの更新や突発的な障害対応に追われていましたが、現場のメンバーからの相談に応えられるようになりました。ビジネスに貢献するための"企画"を立てる時間を作ることができ、業務改善計画のサイクルが早くなっています。『ガルーン』の導入でクラウド活用の効果が認められたことをきっかけに、他の社内システムも徐々にクラウド化しています。」(今井氏)


今後の展望

情報共有を社外にも広げたい

社内のワークスタイルを大きく変化させた「ガルーン」。今後は社外にも活用範囲を広げていきたいと今井氏は話す。
「"ノウハウ"の共有は社員の間だけでなく、今後はチェーン全体でも活用していきたいと考えています。」(今井氏)
同社で浸透し始めた情報共有の文化がチェーンにも広がれば、身近で親しみやすい学習塾としてのブランドがより強固になることだろう。




掲載日 2013年11月6日