概要

ミライトグループは、主に通信インフラ建設分野において60有余年の歴史を持つ大明株式会社(以下、大明)、株式会社コミューチュア（以下、コミューチュア）、株式会社東電通（以下、東電通）の3社が、2012年10月1日、株式会社ミライト・ホールディングス（以下、ミライトHD）の下、グループ事業再編成により、株式会社ミライト（以下、ミライト）、株式会社ミライト・テクノロジーズ（以下、ミライト・テクノロジーズ）の2社へと生まれ変わり、新生・ミライトグループとして総合エンジニアリング＆サービス会社をめざしている。

今般の事業再編成により、ミライトブランドの価値向上とグループの一体的な運営をさらに進めることとしているが、情報共有のための共通プラットフォームとして重要な役割を担うのが、「サイボウズ ガルーン」、そして、その拡張モジュールである「マルチカンパニー for ガルーン」だ。10,000ライセンスを抱える大規模な事業再編成において、どのような課題が生じるのか、その中で「ガルーン」をいかに活用するのか。今回の情報共有基盤の共通化を推進した、ミライト SI事業本部社内システム部の田中栄治部長、志賀武惠担当部長、萩原幹担当課長、上野幸恵社員にお話を伺った。

集約前の課題

グループ全体で共有すべきこと、組織単位で共有すべきことを厳密に切り分けたい

グループ事業再編成に伴い、まず取り組んだのは、グループウェアの共有化だ。それまでは大明、東電通、コミューチュア各社で異なるシステムを運用していた。これら複数のシステムの運用体制を1つにまとめるためには、単一のグループウェアにまとめる必要がある。運用コストの削減はもちろん、グループ全体で同じツールを使うことによる「コミュニケーション基盤の統一化」を図る狙いがあったためだ。

田中部長

「事業再編成に伴い、各社をまたがったプロジェクトも活発に動くようになりますので、所属企業が異なるメンバー同士でもスケジュール調整や資料のやり取りが必要になってきます。とはいえ、様々な理由からお互いに知る必要のない業務上の情報などもあるわけですから、すべての情報をオープンにするプラットフォームでは問題があると考えていました。グループ全体、各社、その下部組織など、様々な単位で個別にアクセス制御をかける、あるいは複数の対象を一括管理できるなど、何でもできるというか、自在に管理を行えるようなものがないものか、と。」（田中部長）

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集約の決め手

グループ企業間での適切なアクセス権限の制御ができる多機能性が決め手

同社では、そうした自由度の高いアクセス制御を念頭に置きつつも、「大規模利用でも快適に稼働」「最適なコストで集約し、導入可能」といった要件を前提として複数製品を検証した。その中でも、グループ事業再編成を見据えたグループ企業間で適切な情報共有できる要件に合致していたのが「ガルーン」であった。また、機能豊富でありメジャーで信頼性が高いことも決め手であった。

志賀担当部長

「ガルーンのパッケージ製品としての汎用性だけでなく、拡張性も兼ね備えている点が大きなメリットでしたね。マルチカンパニー for ガルーンを併用することにより、複数のグループ企業のアクセス権限を細やかに制御できる、そのカスタマイズ性が何より評価できました。異なる企業が事業を共にする過程では、状況に応じて情報統制ができること、さらに組織としての一体感の醸成が重要です。誰もが迷いなく使いこなせる最適なプラットフォームでありながら、事業再編成という個別の要件にも対応できる点が決め手となりました。」（田中部長）

ミライトグループでは、サイボウズ製品の基盤上に、業務に関わるデータを集約した。旧グループウェアの特定のデータは問題なく「ガルーン」に移行することができたという。そうした経緯を経て、ミライトHD以下計32社のグループ会社¹、10,000ライセンス規模という巨大な事業再編成のプラットフォームとして「ガルーン」の運用は開始された。

¹グループ会社数は、「ガルーン」を利用している会社数（ミライト、ミライト・テクノロジーズ両社のグループ会社を含む）を指す(2013年3月1日現在)。

マルチカンパニー for ガルーン利用イメージ

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集約の効果

アクセス権限を細かく制御し、企業ごとの厳密な情報管理を実現

萩原担当課長

現在、ミライトグループでは10,000ライセンスを購入し、グループ全体グループウェアとして「ガルーン」を活用している。アドレス帳、スケジュール、施設予約、ファイル管理、掲示板などを共有しつつ、ガルーンの拡張モジュール「マルチカンパニー for ガルーン」を活用し、組織ごとにオープンにしたい部分、あるいはクローズドにしたい部分を厳密に切り分けている。

「多数の組織体制の中、細かいユーザーグループでもアクセス権限の範囲設定などが扱いやすく、特定の部分だけにセキュリティ制限をかけるといった操作が容易であり、今回のグループウェア統合を推進する際には、やはり不可欠な機能でした。」(萩原担当課長)

TOP画面

旧グループウェアから「ガルーン」への移行

ガルーン導入前の大明では約10年にわたって旧グループウェアを利用していたが、気が付けばグループウェア上にアプリケーションが乱立し、管理が追いつかないという状況に陥っていた。部門ごとに自由にデータベースを作れる運用にしたこともあり、それらが増大し、100を超える数になっていたのだ。この点を踏まえ、リプレース検討時には、システム選定の基準においても方向転換を図ることにしたという。

「これまでは、何らかのニーズが生じるごとに、それぞれに応じたアプリケーションを作り込んでいくというやり方で進めてきたわけですが、実際にそのデータの中身を部門ごとにヒアリングし、精査してみると、高度なアプリケーションなしで利用できる類の情報が多くあることがわかりました。適正に情報を整理さえできれば、基本機能にも落とし込めるものがほとんどだったのです。」（田中部長）

上野社員

このように、情報の棚卸し作業を行うことで「ガルーン」の掲示板やファイル管理で再現可能なものは、移行するというアプローチで対応し、その方法ではどうしても困難なものだけ「デヂエ」でアプリケーションを作成した。

「結果として、100以上も乱立していた旧アプリケーションのうち、デヂエでのアプリケーション作成が必要だったものは6個だけで、それ以外は掲示板やファイル管理といったガルーンの基本機能の中で対応しました。もちろん、複雑なアプリケーションも存在しましたが、デヂエの機能をフルに引き出すことで再現できています。」（田中部長）

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今後の展望

大規模なユーザーを対象とした導入においては、まずは"手堅さ"が必要。
今後は本格的な活用に拍車をかけていく

「ガルーン」を集約することにより、運用管理を行う立場としては、様々なメリットを感じているほか、システムの安定稼働も確保できた。また、ユーザー側では、集約前こそ、新たなグループウェアへ移行することで、操作の快適性が損なわれるのではないかという不安があったものの、実際にはまったく違和感はなく、10,000ライセンスも快適に利用することができている。ただ、田中部長は本当の意味で有効活用し、具体的な効果へとつながってくるのは、これからだと考えている。

「グループ事業再編成のシナジーを発揮するためには情報共有のプラットフォーム活用が重要な鍵です。だからこそ、慎重に進めたいと考えており、現時点では、ガルーンの全機能のうち基本的な機能に絞って公開しています。やはり、これだけの大規模なユーザーに対して、新しいツールを広く早く展開していくには、いきなり"何でもできること"が決してよいとは言えず、まずは全員に基本的な機能をきっちりと活用してもらうことで、活用レベルを向上し、土台作りをしていく必要があると思っています。」（田中部長）

もちろん、こうした措置は啓蒙活動の手間を省こうという意図ではなく、同時に、「ガルーン」の基本機能をより便利に使うための情報発信なども積極的に行っている。例えば、ワークフローに関しては、現在は定型的な契約案件の決裁処理などに活用しているが、既に様々な業務のフロー化に活用したいという要望も上がってきており、近いうちに活用範囲を広げるべく、検討を行っている段階だ。さらに、各社が個別に運用してきた社内向けWebサイトも取り込み、様々な情報を「ガルーン」上へと情報を集中させる予定だという。 情報共有基盤「ガルーン」でグループの一体的運営を更に強める取り組みは始まったばかりだ。

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