以前はNotesを使っていた水野産業では、別のグループウェアで使用していたスケジュールとの連携の悪さに悩んでいた。情報系システムを使って仕事の効率を上げるには、アプリケーション同士の連携が重要。そこで、スケジュールもメールも一般的なアプリケーションはすべて揃っているサイボウズ ガルーン 2 を選択し、同時に統合環境ということでワークフローの導入も行った。それまで、社員のスケジュール管理のメインは手帳だったが、ガルーンのユーザーインタフェースが好評で、すぐに社内に広まった。

「システムが変わると必ず不平不満が出るものなんですけど、サイボウズのときはほとんど出なかったですね。」（情報システム課課長 斉藤 昇 氏）

ワークフローは、「実は最初はやる気がなかった」そうだが、この際ということで一気に導入。導入してしまうと経営課題にあわせて活用方法を考えた結果、導入後一年で社内にはすっかり浸透している。

現在、サイボウズのワークフローで運用している書式は10種類程度。経理との調整が必要なお金に絡む部分の承認にはまだ使っていない。それでもすべてが紙で回っていたNotes時代に比較すると、すでに十分効果は出ているようだ。

「すごく便利になりました。もし出張などでいなかったりしても、申請している方がどこでとまっているかわかるので対応がしやすいですね。紛失面での心配もないし。」（斉藤氏）

導入がしやすかったのは、勤怠管理関係から。口頭と正式な書式の狭間にあるようなものが、効果がわかりやすいようである。休暇届、出張申請、直行直帰届け、残業申請などはほぼ電子化されている。

勤怠以外で特に重要性を増しているのが入金連絡のワークフロー。新規や個別の発注の場合は、リスクをヘッジするために前金取引になるのだが、その前金の入金連絡に活用している。使い方はシンプルで、営業がフォームに発注内容と入金予定、得意先を入れて、入金が確認できたら経理が承認して、現場が出荷する。今までは、口頭やメモで伝達しているため間違いが起きそうになることがあったという。

「不況だからお金関係は特に重要なんですよね。仕入先に関しても従来はまったく気にしていなかったが、不況で仕入先が倒産して調達が危なくなるときもありえます。」（斉藤氏）

在庫は圧縮したい。そうなると納期はいつもぎりぎりになる。水野産業では、グループウェア「ガルーン」の社内メールの通知機能や確認機能を確認して、在庫調整の連絡なども行っている。仕入れから納品までのリードタイムを圧縮するためにワークフローの活躍の場はますます広がりそうだ。