概要

「変身への挑戦」を体現すべく、情報共有基盤の一新に着手
株式会社池田模範堂は、かゆみ止め薬のロングセラー商品「ムヒ」シリーズをはじめとする、虫さされや肌トラブルなどの医薬品を製造販売する企業だ。創業は1909年（明治42年）、会社設立は1948年（昭和23年）と長い歴史を持つ一方で、経営理念として「変身への挑戦」をテーマに掲げており、医薬品としては日本で初めてアンパンマンのブランドを冠したキャラクター商品を送り出すなど、常に新たな試みにも積極的に取り組んできた。さらに医薬品の開発においては、消費者のニッチな悩みにも細かく耳を傾けつつ、医薬品の最新動向も迅速に反映できるよう心がけている。

そして、そのような経営理念や開発姿勢を支えるために不可欠だと考えているのが、社内での情報共有だ。情報システム部門を持たない同社では、一般社員の有志で構成される"情報システム委員会"を中心に、「ガルーン 2」（現在は「ガルーン 3」を利用）の導入を進め、部門を横断した情報共有基盤を実現。こうした体制づくりは、創業100年を節目としてCI（コーポレート・アイデンティティ）を一新した際にも、社員全体での意識の共有という点で大いに役立ったという。今回は、同社情報システム委員会のメンバーである、営業企画課の早川健氏、総務経理課の谷川悠子氏、人事企画課の山本敦氏にお話をうかがった。

ポータル活用で業務効率を改善

グループウェアをきちんと活用するためには全社員の参加が不可欠。
それを可能にしたのが、見た目に触りたくなるポータル画面と"優しい"操作性。

同社では以前、別のグループウェア製品を導入していたが、社内での利用が浸透しているというには程遠い状況であり、実質的にはメールソフトウェアとしてしか使われていなかった。もちろん、既存製品にもスケジュール管理、掲示板、ファイル管理といったグループウェアの基本機能は搭載されていたのだが、多くの社員に対して「積極的に活用すれば、自分たちの業務が効率化できる」と感じさせるまでには至らず、旧来からの紙や電話、ファックスを多用する企業文化を変えることはできなかったという。グループウェアは使いたい人だけが使えばいいという雰囲気が蔓延しており、しかも、活用している人たちでさえも、メールを1日に数通しかやりとりしない程度だったのだ。

「やはり全員が使うからこそのグループウェアだと思いますし、一部の人だけにしか見られていない状況では、最も基本的な社内の情報伝達にすらも使えません。社内通知/告知などを紙で回すのは非効率に感じていましたし、何より、社内の庶務に関する問い合わせが1日に30本以上も電話でかかってくるような状況には困り果てていました。同じような質問を何度も聞かれることも多く、時間をとられるばかりで本来の業務に支障をきたしており、もう少しどうにかならないものかと…。」（谷川氏）

営業企画課 早川健氏

「少しでもITに理解がある立場として、"せっかくグループウェアがあるのに、いつまでもそういう状況ではまずい。会社のためにならない"という意識を強く抱くようになりました。全員で一から情報共有基盤を構築し直していこうと声をあげたわけです。」（早川氏）

そして、製造工場も含めて、すべての社員が利用しやすいよう、使い勝手や画面の見やすさといった点も配慮した結果、最終的に選んだのが「ガルーン」だった。ほかの製品も検討したが、PCに触れる機会が少なく、ITリテラシーがあまり高くない社員にも"優しい"という点では突出していたという。

「まず見た目に触りたくなるような画面になっていることが大事なのです。どうしてもこういうものは、いったんアレルギーを起こしてしまうと、もう使いたくない、面倒だということになります。そういう意味では、「ガルーン」なら社員全員に楽しく使ってもらえる。最初に基本的な部分だけ簡単に教えてあげれば、あとは自発的に使ってもらえるだろうと感じました。」（谷川氏）

総務経理課 谷川悠子氏

さらに、なるべくサーバー運用やグループウェアの各種設定に手間がかからず、しかも、各々に管理責任者を割り当てて、数人で分担して運用管理を行えることも製品選定の大きなポイントとなった。なぜなら、同社では情報システム部門を常設しておらず、グループウェアの移行やその後の運用は、情報システム委員会が担っているからだ。委員会は今回のインタビューに対応いただいた方々を中心とするメンバーが本来の業務と兼任で運営しており、導入後の運用管理に関しても、誰かが専任で張り付くようなことは難しい。

「トップページがポータル型になっている、グループウェア＋ポータルというコンセプトのおかげで、運用側であまり手間をかけることなく、必要な人に必要な情報を届けられる点にも大きな魅力を感じました。」（早川氏）

そのポータル活用の最大の成果といえるのが、「社内手続きMAP」だ。例えば、「出張の際にはどういう流れで申請を行えばいいのか」「結婚をした場合にはどういう社内手続きが必要になるのか」といった、社内の決まりごとを視覚的に説明したPDFをいくつも作成し、ポータルから簡単に見られるようにしている。さらに、各PDFにワークフロー申請へのリンクを仕込むことで、必要な申請画面をユーザーがいちいち探す必要を排除するなど、1つのPDFで手続きのすべてを一貫して行える作りにした。これにより、何か困ったら、まずポータルから社内手続きMAPを確認するという習慣を定着させることができ、総務経理課にかかってくる電話もほとんどなくなったのだ。

「社内手続きMAP」ポータルの導入で、問い合わせ電話が激減した

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CI変革の成功にも貢献

「ムヒ」から「MUHI」へとブランドイメージを一新。
「ガルーン」のポータルが全社員での意識共有と結束強化を可能にした。

ポータルを活用することで、自分の業務に関係する情報だけではなく、ほかの部門、あるいは全社レベルの情報も自然と目に入るようになり、各社員がより経営的な意識を持つといった変化も生じてきている。特に「ムヒ」から「MUHI」へのCI一新の際には、ブランド変革の意識を社内全体に浸透させる役割も果たした。

以前は「かゆみを科学する」をキャッチコピーに掲げ、「かゆみといえばムヒ」というイメージが社内でも社外でも定着していた。しかし、今回のCI一新では、海外展開も視野に入れてブランド名を「MUHI」に変えつつ、企業としての活躍の幅を広げたいという意識を込めて、キャッチコピーも「肌を治すチカラ」へと大きく変更。これには、かゆみだけではなく、発疹やひび割れなど、あらゆる肌トラブルを治したいという意識が込められている。しかし、ここまでの大きなブランド変更を成功させるためには、CMなどの広告で消費者に直接訴求を行うのはもちろんのこと、まず社員自身が「ムヒ＝かゆみ」という観念から脱却しなければ、真の変革は果たせない。そこで社内向けのマーケティングツールとして着目したのが、「ガルーン」のポータルだ。

「弊社では、MUHIという新しいブランド名やその狙いを、社内、あるいは社外向けに認知を広げる様々なキャンペーンを行っています。その活動状況などの関連情報をポータルへ掲載することで、社内の別部門、あるいは外部の取引先や消費者の方々と接する機会があまりない工場の社員にも確実に伝えられ、CIへの意識を高め、結束を強める効果が得られています。」（谷川氏）

「MUHI＝肌トラブル解消」という新たなブランドイメージのもと足並みを揃えることにより、認識を共通させた上での商品作りが可能になり、さらに営業担当者も確固としたイメージを持つことで、自信を持って新商材を提案できるようになった。それらは明確な数字として効果に表れるものではないが、CI変更から2年弱を経た2011年11月期に、同社は過去最高となる121億円もの売上高を達成している。

ブランド変革に貢献した「CI」ポータル

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「デヂエ」導入で業務をスピードアップ

自分たちの手で業務改善を図るためのシンプルな解決策。
ポータル画面上で作業経過なども一目でわかるようになった。

早川氏はグループウェアの乗り換えを、業務のスピードアップにもつなげたいという狙いを持っていた。長い伝統を持つ企業だけに、営業日報の管理、総務における各種申請などは、紙ベースできっちりとした、いわばシステマティックな運用が確立されていたが、その一方で、上司が業務内容を把握したり、承認を行うのに時間がかかりすぎており、業務全体のスピードが損われていたのだ。そのため、「ガルーン」とあわせて、日報や申請書などの業務に合わせたアプリケーションを作成することを目的に「デヂエ」を導入することを決めた。

「営業活動の効率化というだけなら、まったく別のSFA系のツールを導入してもいいのでしょうが、なるべくシンプルなものを自分たちの手で使いやすいように作っていきたい、さらに、営業以外の業務にも幅広く活用したいと考えていましたので、「デヂエ」が最適だという結論に至りました。」（早川氏）

営業日報 報告にかける時間を短縮し、上司が業務内容を把握しやすくなった

一方、人事企画課の山本氏は、社員管理などでちょっとした新しい仕組みを用意しなければいけないというときに、「デヂエ」は非常に有効だと感じているという。

「以前に就業規則を大幅に見直した際、自動車通勤を行っている社員に運転免許証や車検証を提出していただく必要が生じたのですが、その情報管理、あるいは失効時期が近づいたときのメール通知などを自動化するために「デヂエ」でアプリケーションを作成しました。手作業ではとても無理ですし、ほかに手段も考えられなかったので、あのときは本当に「デヂエ」が使えてよかったと実感しました。」（山本氏）

人事企画課 山本敦氏

運転資格管理一覧 管理者が「連絡」のフィールのステータスを「必要あり」に変えると、
失効時期が近づいていることを知らせるメールが自動で通知される

また、同社では「ガルーン 2」から「ガルーン 3」へバージョンアップする際に、グループウェアのさらなる活用拡大・利用促進を目指し、ワークフローを導入した。従来の紙ベースの環境では、申請書類が書類の山に紛れたり、出張で承認者の上長が移動してしまって決裁が止まってしまうという状況もあったが、現在ではそうした承認、あるいは書類の管理や検索における状況が一変したことも非常に大きなメリットと感じている。

「ワークフロー導入後は、決裁のスピード自体も格段に向上しました。メールで承認要求が通知されるだけではなく、「ガルーン」を起動すれば、決裁が必要な項目なども目に入り、処理を行わないとずっと残ってしまうので、やらざるをえないですからね。逆に、申請した側もどこまで処理が進んでいるか、誰のところで止まっているかを簡単に確認できます。」（山本氏）

ワークフロー導入後、決裁スピードが向上した

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今後の展望

「ガルーン」導入で根ざした、IT活用で社員自らが業務改善に取り組む文化。
池田模範堂の「変身への挑戦」はこれからも続いていく。

「ガルーン」導入後、社員の評判はきわめてよく、現在では全社員が積極的にグループウェアを活用し、業務を効率化しようという姿勢になった。また、運用管理の手間があまりかからない分、情報システム委員会でも、常に全社員がグループウェアを使いこなせるよう、利用促進のための様々な取り組みを行っている。

「導入から5年が経っていますので、もちろん、メール送受信やスケジュール管理の基本操作はほとんどすべての社員が各自で身につけています。だから、それにプラスアルファというかたちで、ちょっとしたコツを紹介する機会なども設けました。スケジュールの予定調整を使えば参加者の空き時間を検索できるとか、電話メモを使えば外出先の社員へ携帯電話のメールへ伝達できるといった内容です。」（谷川氏）

こうした情報の提供は、操作の幅を広げて作業効率を向上させるだけでなく、ユーザーが興味を持って自分でコツを探すようになるといった効果にもつながる。「デヂエ」に関しても、最初は情報システム委員会のメンバーが必要そうなアプリケーションを作ってあげたり、利用可能なデータベースを案内するなど、積極的な働きかけを行うようにしていたが、一般の社員も慣れてくると、"こういうことが「デヂエ」でできないか""アプリケーションを自分で作ってみたい"というかたちで自発的に活用するようになってきたという。

「何か社員の間に夢が広がっているという印象を受けています。これからもっと新しい使い方が出てくるのではないか、新しいワークスタイルがもたらさせるのではないという感覚でしょうか。」（早川氏）

「ガルーン」の導入により、社員自らの手で業務改善に取り組み、社内の情報共有の改善に成功した池田模範堂だが、スローガンとして「変身への挑戦」を掲げる同社では、当然ながら、現状で満足しているわけではない。現在も情報システム委員会を中心に、「ガルーン」の最新機能であるマルチレポートやスペースなどに関して、どのような社内利用が最も効果的なのかといった点を検討するなど、意欲的な取り組みを継続して行っている。今後も"変革"への挑戦を続け、全社員での「ガルーン」徹底活用を推進していく。

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