インターネット事業部課長　斎木 修氏
インターネット事業部　今村 竜也氏
システム部課長　久木野 厚則氏
システム部　田中 光俊氏

カリスマ小山社長経営による最先端のローテク企業として有名な株式会社武蔵野。そこで選ばれた情報伝達ツールはサイボウズだった。グループウェアとアナログなコミュニケーションを併用し、相互に影響しあうユニークでオープンな使い方とは？

地域に根差した活力あふれる企業
株式会社武蔵野は、さまざまな事業を手掛ける多角的な事業を行っている。まず地域密着型の事業として、東京都西部にあたる武蔵野地域を中心に、オフィスや店舗、家庭に対して環境向上を目的としたレンタル商品の取り扱い、クリーニングサービス、コーヒーなどの各種飲料のデリバリーサービスなどを提供している。また広域のサービスとしてインターネットサービスプロバイダ、ボイスメール、節電器の販売、さらにはそれらのノウハウを活かした経営サポート事業まで手掛けている。
同社の一番の特徴はなんといっても有名なカリスマ社長である小山 昇氏のリーダーシップだ。「サイボウズ」のように最先端の IT 技術を導入する一方で、社員同士の精神的なコミュニケーションを高めるためのサンクスカード（礼状）のやりとりなど、アナログな工夫も忘れていない。最先端の技術とアナログなコミュニケーションが相互に影響しあった活力のある企業である。

ザウルスを使っていたころは週報を提出させて全社員のスケジュールを管理していたが、「サイボウズ」 では情報共有が進み、他の社員のスケジュールも見られる上、その予定も自由に書き込めるようになった。そのため、スケジュールを入れない人がいると、「サイボウズでその人の予定を確認して、会議の予定を入れたのに…」というトラブルが生じる。だから同社ではスケジュールに関しては徹底的に入れさせ、仮に入力していない社員がいると成績に反映するようにしているほどだ。

「全社員のスケジュールがわかるので、予定の変更に対応させやすくなりました。週報のころは事後のスケジュールしかわからなかったのですが、現在では他人のスケジュールも事前にわかります。例え違う事業部の情報であっても自分に関係するものがあれば、見ることもできます」（今村氏）

「上司と同行してほしいというときは、上長のスケジュールを見て、ボイスメールでその旨を連絡すれば、空いているなら予定を入れてもかまわないことになっています。そのためスケジュールの調整が楽になりました。以前は隣の人のスケジュールですらわからなかったのですから全然違いますよね」（久木野氏）

また、社員全員の誕生日もスケジュールに入れていることもおもしろいところだ。誕生日にはサンクスカードやお祝いのボイスメールなどがたくさん届くという。これもアナログなコミュニケーションを大切にする同社らしい逸話だ。

以前からインターネットのメールは利用していたが、ウィルスを心配して、Outlook(R) は利用しないなどの制限を設けていた。現在は「サイボウズ」の「メール」を利用する決まりになっている。メールは外部とのやりとりに使われるほか、給与明細もこれを使って各社員に届けられている。

「サイボウズのユーザー情報には全社員のメールアドレスが登録されているので、メール作成時にそのまま『アドレス帳』からメールアドレスを呼び出せます。自分が所属しているチームへのメーリングリストとしても便利に使えます」（今村氏）

同社では所属事業部とは関係なく、IT情報活用チーム・クレーム対応チーム・教育チームなど様々な役割のチームがある。社員は一人当たり 3チームから 8チームくらい所属し、事業部を横断した活動が行われているため、所属グループである事業部とは別にメーリングリストがいくつも必要になってくるわけだ。

返信を求める、あるいは受信したものが読んだかの確認をとりたい連絡に使っているのが「社内メール」だ。以前は、同社では返信を求めるような連絡には、別の掲示板システムを使って、連絡を取り合っていた。それが「社内メール」に移行することでスムーズな 連絡ができるようになったのである。

「前に使っていたのは一種のデータベースソフトであり、それを掲示板システムとして使っていました。そのため書き込んだ情報が別の内容に上書きされて消えたり、情報がどこにあるかわからなくなったりするなどさまざまな問題が起こっていました。『サイボウズ』にして、それらの問題がなくなりました」（今村氏）

「社内メール」で確認を求める形で送ると、受信者が「確認していました」と押さないといつまでもトップページに残り続ける。そのため、必ずチェックするので確実に伝えられる。

▼「社内メール」トップ画面での通知

「掲示板」は、返信の要らない一方的な告知に使っている。例えばクレーム対応や IT 情報活用などの各チームで行っている勉強会の成果などの発表だ。

「勉強会では、クレーム対応チームならクレームのタイプごとに対応方法を提案しています。それを掲示板で公開し、他の社員にも役立つようにしているのです。以前は、事業部ごとに勉強会を開いていました。そのため出席した人だけで情報を共有していたのですが、『サイボウズ』なら掲示板でログが残るので、全社員が見ることができます。自分の所属している事業所以外の情報も見られます」（今村氏）

そのほかに実名の入った社員の成績やサンクスカードを受け取った数の多い人、総務・経理などからの告知、各チームの勉強会での成果などさまざまな情報が掲示板を使って公開されている。サンクスカードはたくさんもらう人ほど評価されるので、それらの情報を見ることは自分への評価を知ることにもつながる。また 自分が参加していない勉強会の成果も知ることもできる。「サイボウズ」上のデータには社員が自ら成長するための力となる情報に満ちているといえよう。

なお、各チームの活動内容は貼り紙でも掲示されているので、「サイボウズ」を見なくてもどのようなテーマが研究されているのかを知ることはできる。そして興味のある内容であれば「サイボウズ」で確認する。これもアナログとITを組み合わせて使っている好例といえるだろう。

▼壁紙での情報伝達と「掲示板」での情報伝達

同社で「サイボウズ」を導入したもっとも効果の現れたものとして挙げられたのが「ワークフロー」だった。以前は紙を提出して申請していたのだが、現在では決裁や精算、出張、実印の使用許可などすべての申請に「ワークフロー」が使われている。紙ベースで申請していたころは決裁待ちが多く、3〜4 日かかるのが通常だった。決裁するためには上長の承認が必要になるが、上長は出張に出ていることも多く、ときには 1週間も会社を空けることも珍しくなかったのである。その状況は「サイボウズ」導入で一変した。

「『サイボウズ』なら、インターネットさえ使えるところならどこからでもアクセスでき、決裁の承認をすることができます。特に急ぐときは、決裁の申請を『サイボウズ』上で行った後に、ボイスメールで『急ぎなので、よろしくお願いします』と伝えておきます。そのために、最短では数分。普通でも一日あれば申請から決済までが完了します」（今村氏）

同社では、どこからでもアクセスできるように同社のサイトのトップページに「サイボウズ」の入り口を用意している。そこをクリックすれば、ログインすることができるのである。外からアクセスするには「サイボウズ」の URL を覚えておく必要があるが、忘れる場合もある。確実にアクセスできるようにそのリンクが用意されているわけだ。

しかもそれらの生の情報は、小山社長の講演会で利用されることもあるそうだ。講演会ではインターネット経由で同社の「サイボウズ」のデータにアクセスし、実際のデータを来場者に見せながら話をするので、リアリティも強い。

「そのため顧客情報はあまり『サイボウズ』には載せません。別の顧客管理ソフトを使って管理していますから。また利用するにあたって禁止事項を設けずに自由に使ってもらうことも大切です」（久木野氏）

▼同社のホームページトップ

さらに同社では、教育は入社前から始めている。まず、ある程度 IT レベルの高さをそろえるため、採用試験を受けるにはサイト上から Web での試験を受けないと、採用試験の受付ができない仕組みになっている。そして、入社が内定した者にも「サイボウズ」のアカウントを与えている。それは、内定した段階で同社の仕事にアルバイトとして参加することが決まっているからである。入社前から「サイボウズ」の使い方はもちろん、同社の基本的な仕事を覚えることができるわけだ。

同社では、現在の利用状況は「上司−部下」という縦系統の情報共有が中心という認識を持っている。自分の所属する事業所での「上司−部下」間の情報共有に比べて、横系統、つまり事業所を超えたチーム活動などにおける情報共有はまだ成長の余地があると今村氏は考えている。

もうひとつの課題は、蓄積された情報をさらに活用していく方策を考えることだ。

「パソコンに詳しくない社員が多いこともありますが、情報を活用しきれていない面が感じられます。例えば『サイボウズ』で目的の情報を探すのに、いくつかの検索方法がありますが、それを知らない人がいます。せっかく蓄積された情報ですから、個人個人がもっと簡単に活かせる方法を考えていきたいと思っています」（今村氏）

システム概要図