インフォメーションテクノロジー部　主任　沼尻 修一氏
マーケティング部　部長代理（部門リーダー）　姫崎 光昭氏
マスマーケット営業部　課長　掘 裕氏
マーケティング部　岡崎 紀子氏

膨大な情報をサイボウズによって、流れが分かれ、情報のプライオリティを付けられるようになった。インターネットショッピングで利用するのと同じセキュアな環境で運用しているセキュリティでは世界的に著名な会社の実例に迫る。

日本ベリサイン株式会社は、インターネットを安心して利用するためのセキュリティサービスを提供する会社だ。匿名性の高いインターネットでは偽証やなりすましが簡単にできる。それを防ぐためのさまざまなサービスを提供しているのが同社だ。
例えばインターネットショップで購入するときは「セキュリティで保護された接続でページを表示しようとしています」というメッセージを見たことも多いはず。これはやりとりされるデータが暗号化されるので、クレジットカード番号などの個人情報を送っても盗聴されないため、安心して利用できるという意味のメッセージだ。
また企業のサイトでよく見るものに「VeriSign Secure Site」と書かれたマークがある。これはセキュリティの確保されたサイトであり、しかもその会社が実在することを証明されていることを意味するものだ。
これらのセキュリティサービスに使われているのが、同社のシステムである。

社員のニーズをまとめたところ、単なるスケジュールやタスクを管理するだけではなく、社員同士がコミュニケーションを取るためのツールが求められていることがわかった。それを解決するには、ポータル風に利用できるグループウェア「サイボウズ Office」が適していたというわけだ。

「『サイボウズ Office 4』を導入する際、他社の製品も比較しましたが、管理コストの安さとレスポンスの速さ、導入のしやすさから『サイボウズOffice 4』を選びました。実際導入してみると、メンテナンスの手間がかからないことに驚きます。しかもこれだけのユーザーが使ってもサーバーのレスポンス速度が落ちないのでいいですね」（沼尻氏）

また、沼尻氏はサイボウズのサポートの速さと質も選択の理由としてあげた。

「サイボウズに問合せをすると、だいたい翌日には返事が来ます。しかも、その回答は解決に結びつくような内容のあるもので、信頼につながりました」（沼尻氏）

同社では「サイボウズ Office 4」から「サイボウズ AG」へ、そしてまた「サイボウズ Office 6」へと、バージョンアップの度に更新を続けている。その理由を沼尻氏は次のように説明した。

「新しいバージョンのほうが、仮に問題が見つかったときに対応が早いはず。一般的に古いバージョンは対応が後回しになることが多いので、セキュリティのことを考えれば、古いバージョンを使い続ける理由がありません」（沼尻氏）

また、沼尻氏は「サイボウズ Office 6」を評価する点として次のポイントを挙げた。

「新バージョンでは、個人の自由度が増えました。人によって使う機能と使わない機能がありますが、機能の切りわけができるようになりました。例えばリンク集は必要と思う人もあれば、要らないという声もあります。またカスタマイズしたものを使いたいユーザーもいます。そういうニーズに合わせて選択できるようになったのがいいと思います」（沼尻氏）

社員への教育に関しては、「サイボウズ Office 4」を導入したときに操作画面を見せただけ」とのことだ。しかも使い方を教えたというより、プレゼンテーションで簡単に使い方を見せただけという。

利用するためのルールも決めているが、大枠だけを定めているだけである。

「細かく決めてもそれを全部守るのかというと難しいところがあるので、最低限のところだけ決めています。ただセキュリティに関するルールだけは厳格です。また部署外の社員が間違って書き込みできないように、必要なところはアクセス制御して部署内のものだけが書き込みできるようにしています」（沼尻氏）

ユーザーから見れば、間違った操作をしなくて済むので安心だ。

「サイボウズ Office」導入以前はエクセルなどで管理していたというスケジュールだが、導入後は「サイボウズ Office」を全員が利用している。同じツールで全員のスケジュールが管理できるので、他の社員のスケジュール確認も簡単になり、会議の日時を調整するときなどの手間が激減したという。

さらに、最新版の「サイボウズ Office 6」では、ある予定の前後の空き時間を調整できるようになった。外出時には移動時間も含めた時間で登録をする。これで会議の予定を決める作業がさらに楽になったと岡崎氏はいう。

「以前は、会議の予定を入力するとき、前後に外出予定の人がいたら、どこに行くのか、移動時間はどれくらいかかるのかを確認していました。新バージョンでは、各自の空き時間を調整できる機能があるので、移動時間も含めた時間を登録することによって、その確認が要らなくなりました」（岡崎氏）

また同社では会議室の管理に「サイボウズ Office 6」の設備予約を活用している。それだけなら普通のことだが、同社では東京のほかに札幌と川崎にも事業所があり、事業所間でテレビ会議を開くことがある。設備予約はそのときに威力を発揮するそうだ。

「テレビ会議の場合は、両方の事業所の会議室を予約しておくことが必要です。しかもテレビ会議ができる会議室は限られています。設備予約なら違う事業所の会議室を予約することができますから、テレビ会議のときは助かります」（岡崎氏）

同社ではファイルサーバーと「サイボウズ Office 6」のファイル管理の 2 つで、共有ファイルを管理している。しかし、沼尻氏は「管理者から見ると旧来のファイルサーバーでは不十分だ」として、「サイボウズ Office 6」のファイル管理機能を使うようにと呼び掛けている。

「まず普通のファイルサーバーよりもファイルが探しやすく目立ちます。その上、世代管理ができるので、そのファイルをいつ誰が作って、その後誰が修正を加えたかもはっきりします。それに対して従来のファイルサーバーは匿名性が高く、不用意にファイルを保存できるので数もどんどん増えて、管理も難しくなります」（沼尻氏）

同社では世代管理を応用したユニークな使い方も行っている。例えば、他部署とのやり取りする書類は、ファイル管理上のファイルに関係者が書き込むことにしているそうだ。後でファイルの変更履歴を見ることで、「あのときこう言った。いや、言ってない」というトラブルを避けられるという。

「サイボウズ Office 6」上のデータには社外からもアクセスできるようになっている。特に営業やマーケティング部門の社員は外出することが多いので、外からでもスケジュールや掲示板などを確認している。しかし、社外からのアクセスを許可するには、情報漏洩を防ぐ対策も必要だ。 そこでセキュリティサービスを提供する同社だからこそ、厳重なアクセス制限と暗号化を施して社外からのアクセスから情報を守っている。

外部からのアクセスを制限するにはいくつかの方法がある。ひとつは電子証明書を使って SSL クライアント認証を行う方法。もうひとつは同社でも採用しているゲートウェイを使った VPN だ。VPN なら社内と社外でデータを受け渡すゲートウェイで認証をするので、複数のサーバーがあっても 1回で済む。同社では「サイボウズ Office 6」だけでなく他のサーバーも利用しているので、VPN 方式を採用した。

システム概要図