取締役　矢島 宏明氏
開発営業部グループリーダー　岡本 卓氏

「社外からもグループウェアを見たい！」― そんな社内からのニーズに応えて「サイボウズ Office 6」に社外からアクセスできるようにした同社の手段は「Office 6 リモートサービス」。ますます情報共有が活発化している同社の活用方法とは？

放送分野にデジタル化の波が起こっている。2000年末に BS デジタルが開始、現在は地上波デジタルが提供地域を広げている。それにあたって視聴者参加型の双方向サービス、著作権保護、有料放送の課金サービスなどのしくみが重要になってきた。これに必要な機能を提供しているのが株式会社エヌ・ティ・ティメディアクロスだ。

しかしちょうどそのころ「サイボウズ Office 6 リモートサービス」が発表された。携帯電話から社内の「サイボウズ Office」の「サイボウズ Office 6 ケータイ」はセキュリティに不安があったが、「サイボウズ Office 6 リモートサービス」はサイボウズが提供するリレーサーバーを中継することで、セキュアにアクセス可能である。岡本氏はさっそく申し込んだ。

「『サイボウズ Office 6 リモートサービス』なら、社内のシステムにいっさい手を加えることなく携帯電話からアクセスできるようになります。価格も安かったので導入しました」（岡本氏）

「サイボウズ Office 6 リモートサービス」の使用ライセンスにはパソコンからも利用できる「スタンダード」と携帯電話のみの「ケータイ限定」があるが、導入したのは後者である。現在は「サイボウズ Office 6 リモートサービス」による携帯電話、VPN を使ってのパソコンからのアクセスの両方を併用している。

同社では専任の情報システム管理者がいるわけではない。現在は岡本氏を中心とする数人が本来の仕事をこなしながら管理しているので、本業の負担になることは避けなくてはいけなかった。

「日常のメンテナンスが要らないのが助かりますね。『サイボウズ Office 6 リモートサービス』のインストールもウィザードに答えるだけで簡単に終わりましたし」（岡本氏）

「サイボウズ Office 6 リモートサービス」ならサーバーの管理はサイボウズが行うので負担がない。他の方法を選んでいたら面倒なセキュリティ面の管理が必要になっただろう。

携帯電話に付いているメール機能を使うと送信元が携帯電話のメールアドレスになってしまうが、「サイボウズ Office 6 リモートサービス」を利用すると会社のメールアドレスが使える。

「新幹線の移動中にノートパソコンで『サイボウズ Office 6』にアクセスしたら、緊急に返事が必要なメールが届いていたことがあります。しかし、ノートパソコンで返信しようとしても高速移動のため電波が安定せず送信が失敗しました。そこで携帯電話から『サイボウズ Office 6 リモートサービス』でアクセスしたところ送信できたのです」（岡本氏）

相手から見れば、いつもの岡本氏のものとは違うメールアドレスから返事が届くと不思議に思っただろうが、「サイボウズ Office 6 リモートサービス」だったので避けられたのだ。
また「サイボウズ Office」のアドレス帳が携帯電話で使えるのも便利だ。

「登録されていないアドレスを携帯電話で入力するのは大変ですから」（岡本氏）

▼スケジュールとメールの確認

今後はセキュリティの意識がより強くなり、社内のパソコンを持ち出すことも禁止になる方向に進む可能性もある。

「『サイボウズ Office 6 リモートサービス』は情報を持ち歩くのではなく、社内にあるデータにアクセスするだけ。仮に携帯電話を盗まれても、サーバー側でアクセスを拒否すれば問題ありません」（矢島氏）

利用者はもちろん管理者にとっても安心して使えるツールといえるだろう。

システム概要図