岡山県ではインターネットが普及しつつあった 1996年に、インターネットをはじめとする IT の持つ重要性に着目し、「ネットワーク基盤の地域格差是正」、「県民生活の利便性の向上」、「IT 産業振興・地域活性化」等を目標として、全国の自治体に先駆けて「岡山県高度情報化基本計画」を策定し、その中に、「行政情報化の促進」という方向性も盛り込んだ。そしてこの方向性を具現化する情報発信ツールとして、県民や対外向けに、全課室単位でのホームページを作成するとともに、庁内においても、職員間での情報の交換や共有を行うための基盤として、全課室および全職員が利用できるメール/グループウェア環境の整備に取り組んだ。

「1996年というと、全課室および職員数をカバーできる満足のいく、導入の簡単なグループウェア製品は、まだありませんでした。そのため、結局手作りで情報共有環境を構築しました。こうした経緯もあり、今となって思えば操作性など、必ずしも満足できるものではありませんでした。また、岡山県では、ハードウェア／ソフトウェア両面の進化により、より良い情報共有環境を提供できるよう、5年ごとにグループウェアの見直しを行い、その時々のニーズにあった環境を構築することとしています。特に初代のグループウェアは、先に述べたように、手作りゆえに操作性に問題があり、利用者が伸び悩むといった課題があったと聞いています。そこで 2001年、二代目となるグループウェアの導入を検討した際には、操作性の良い製品を導入することにより、利用の促進を図ることをテーマとしました。その検討の結果、われわれの要求を満たす、あるメーカーのグループウェアを導入しました」（渡辺氏）

操作性の向上が功を奏し、実際にグループウェアを利用するユーザーは順調に増加した。しかし、その結果、新たな問題が発生してきた。

「実利用ユーザーが増えたことで、徐々にパフォーマンスが悪化し始めました。特に、多くの職員が PC を立ち上げる始業時のタイミングなど、数分間画面に何も表示されないこともありました。また、ポータル機能がなかったため、管理者がポータル機能に代わるウェブページをホームページ制作ソフトを使って日々更新するという作業も発生し、管理者の負担も無視できないものとなっていました。そこで 2006年、ハードウェアのリプレイスの時期に合わせ、三代目となるグループウェアの検討を始めました」（渡辺氏）

2006年のリプレイスでは、パフォーマンスの向上を一番のポイントとして、製品の選定が進められた。

「三代目の検討にあたり、最も重要視したのはパフォーマンスの改善、そして操作性でした。各グループウェアの評価版を実際に試してみることで、各製品の操作性の評価をするとともに、パフォーマンスについては、「何らかのアクションを行った後、3秒以内に結果が出ること」という独自ルールを要件として設定し、いくつかのベンダーから提案をいただきました。今回導入した『ガルーン 2』は、操作性に優れており、定められた予算の中で独自ルールを満たす機器構成を十分達成することができ、コストパフォーマンスも含めて総合的に評価した結果、『ガルーン 2』の導入を決定しました」（田邉氏）

また、パフォーマンスと操作性以外にも、選択のポイントがあった。

「現在の製品であれば当たり前かもしれませんが、非常にわかりやすいポータル画面があったこと。さらに情報へのアクセス権を非常に細かく設定できる点も高く評価しています。実は二代目のグループウェアはアクセス権の考え方がなく、知事部局、教育庁、警察本部など、多種多様な部門のアカウントを、全庁統合的に構成している本県の状況にあっては、昨今求められる情報管理の側面からも、開示範囲を設定できる情報発信機能は、必須だったのです」（田邉氏）

「ガルーン 2」導入は、他製品からのリプレイスであったが、ユーザーレベルでは移行作業は比較的スムーズに行われた。

「旧グループウェアと『ガルーン 2』ではパスワードはもちろん、各データの格納方法なども異なるため、システムの移行作業はそれなりに労力が必要でした。しかし、ユーザーレベルでは、新システムのパスワードに関する問い合わせは多かったものの、操作に関する部分では想像していたほどの混乱もなく、非常にスムーズに移行が進みました。実際、全職員を対象に『ガルーン 2』の使用方法を説明するということはなく、各所属からリーダーを選出し、リーダーを対象に操作研修会を開催し、それ以降は各部署レベルでの対応をお願いしました。このような対応で、職員は『ガルーン 2』を十分使えるようになりました。これも『ガルーン 2』の操作性の良さがあってのことだと思います」（渡辺氏）

そして何よりも職員から評価が高いのはパフォーマンスの向上だった。

「ユーザー数 16,000名に対するベンダーからの推奨構成で構築したものの、いざ実運用に入って、どの程度パフォーマンスに影響するのかという心配はあったのですが、実運用開始後も非常に高いパフォーマンスを維持しています。職員からも特にこのパフォーマンスの向上が好評で、担当者としても非常に満足しています」（田邉氏）

またポータル画面に職員にとって必須の情報を掲載することで、「ガルーン 2」の利用促進を行っている。

「職員にとって必要な通知はこれまでも、疑似ポータル画面にて表示していたのですが、なにぶんすべてを管理者が手作業で行っていたため、情報の即時性という面で課題がありました。また何よりも管理者の負担が問題となっていました。しかし『ガルーン 2』にリプレイスし、システムとしてのポータルができたことで、現場の担当者が電子掲示板を使って情報を投稿すれば、すぐに情報共有できるようになりました。発信される情報も増加し、今では職員に毎朝のログインで情報をチェックという意識も根づいてきています。グループウェアの利用促進という意味では、このパフォーマンスと利便性のふたつの側面から『ガルーン 2』は高く評価することができます」（渡辺氏）