経理部長　小川 茂喜氏
経営企画部広報担当　大林 礼奈氏
社内SE　坂井 忠史氏
経営企画部経営企画課顧客管理担当　横山 高大氏

激化する競争に打ち勝つ第一歩として「ガルーン 2」を導入！
日本初のベビー向け客室フロア「Baby's Sweet」を提供するなど、常に新たな試みで顧客満足度の向上に努めるオリエンタルホテル東京ベイ。同ホテルは EIP 型グループウェア「ガルーン 2」を導入し、情報共有環境の構築を図りました。
そこで今回は、ホテルにおける情報共有の意義や課題、今後の展望などについて、同ホテル経理部長　小川 茂喜氏、経営企画部広報担当の大林 礼奈氏、社内 SE　坂井 忠史氏に、具体的な利用法について経営企画部顧客管理担当の横山氏にお話を伺いました。

オリエンタルホテル東京ベイ（以下オリエンタルホテル）が建つ舞浜・新浦安エリアには、すでに多くのホテルが立ち並び、さらにここ 1〜2年のうちに新ホテルの開業も含め、1,000〜1,500室程度の増加が見込まれています。こうした状況から、今後の同エリアにおける競争激化は明らかで、オリエンタルホテルとしても他ホテルとの差別化や新たな集客戦略の構築が急務になっています。

「ホテル間の競争に打ち勝つために、社員一同が危機感を持って自分たちの業務を改善、改革しなければなりません。その第一歩として情報共有システムの導入を検討しました。さまざまな情報を適材適所に迅速に伝え、共有することで顧客サービスの迅速化や業務の効率化を図ることを目的としました」（大林氏）

▼社内の一体感を醸成するため、廊下に掲示された社内報。

「ガルーン 2」導入以前は回覧板など、紙ベースでの情報発信により情報共有が行われていました。

「ホテルという業態の性格上、定休日というのはなく、各社員はシフトを組んで交代で休みをとっています。そのため、紙ベースでの情報共有では、休んでいる誰かで情報が止まってしまう、見た、見てないといった事象が起き、問題視されていました」（坂井氏）

情報共有システムとしてグループウェアの導入が決まり、数社の製品が検討されました。

「いくつか検討した中から、『ガルーン 2』を選んだのですが、その理由はいくつかあります。一つは簡単に使えることでした」（坂井氏）

ホスピタリティ産業であるホテルの従業員は、必ずしも IT リテラシーが高い者ばかりではありません。誰もが使え、みんなで情報共有できるシステムでなければ導入の意味がありません。

「その点サイボウズの製品では『メールワイズ』を導入済みで、その使いやすさを実感していたこともあり、『ガルーン 2』も同様に使いやすいだろうという安心感がありました」（坂井氏）

さらにポートレットやシステム連携などの機能も、「ガルーン 2」導入の決め手となりました。

「サイボウズには『Office 6』もありますが、既存の社内システムとの連携なども構想にあったため、同機能を持つ『ガルーン 2』を選びました」（坂井氏）

また、利用促進についてはホテルならではの悩みもあるようです。

「ホテルには、現場のサービスが中心で、デスクワークがないスタッフも大勢います。そうしたスタッフも、気軽に『ガルーン 2』を利用できるように社員通用口とカフェテリア（社員食堂）に PCを 設置しました。こうした試みもあり『1日のスタートはガルーン 2 から』という日常が根づいてきましたが、さらなる利用促進には社内 Blog との連携など、何らかの楽しさも必要かもしれません」（大林氏）