1999年の設立当初、導入したのは「サイボウズOffice」である。スタート時の従業員約20名の間ではスケジュールや報告業務の共有、経費清算業務を中心に活用されてきたという。その後事業は急拡大を遂げ、2006年には従業員200名を超え、拠点は北海道から九州まで全国規模へ拡大した。そんな中、新たなグループウェア検討の話が持ち上がる。

「業務拡大に伴い組織も複雑化し、管理コストが増えてきました。また利用頻度が高いことによる、レスポンス悪化が見られるようになってきたことも大きな要因です。」（澤氏）

2006年に入り、グループウェアリプレイス検討を本格化したエスプール。最終的に「ガルーン 2」を選定した決め手は、使い勝手を変えずに、事業規模拡大に対応できる柔軟性にあったという。組織情報のアクセス権限強化や、創業当時から蓄積された情報資産を引き継ぎながら利用できる点も重視した。

「最も活用頻度の高いワークフローのデータを引き継げる点は魅力的でした。何より既に社内に浸透しているシステムであったため、サイボウズグループウェアの選択は自然な流れでした。」（友原氏）

利用ユーザーの拡大と共に社内システムも増加する状況にあったエスプール。「ガルーン 2」導入後の効果はどのようなものだったのだろうか。

まず取り組んだのは、派遣スタッフ管理の基幹システムを含めた複数システムの入口統合だ。導入前は別々に確認していたシステムを、ポータル基盤の活用で窓口を集約した。入り口をまとめることで、ユーザー利便性は格段に向上したという。

また全国各地の拠点との連絡が頻繁な本部スタッフは、業務内容に応じて情報を整理したポートレットを作成。必要な情報を自ら選び配置する運用を実現することで、視覚的に網羅することが可能になった。複数拠点との連絡もスムーズで、確認洩れを防ぐ効果にもつながっているという。

社内活用だけでなく、社外での活用も活発だという。事業を一括して請け負うアウトソーシングサービス事業では「リモートサービス」が頻繁に活用されている。例えばロジスティック事業部では、物流事業での生産性向上などを目的とし、現場に入りながらコンサルティングを提供。キャンペーンアウトソーシングでは全国規模の地デジ普及活動を一括で請け負う等プロジェクト単位での活動がメインとなっている。

「スタッフは現場での活動が多く、事業部の半数はお客様先に常駐している状況です。このため携帯・ノートパソコンから手軽にアクセスでき、設定も簡単なリモートサービスは重宝しています。」（友原氏）

「ガルーン 2」とあわせて利用する「ワークフロー for ガルーン 2」では稟議・費用・採用・異動をはじめとした幅広い決裁業務で活用され、スピーディーな経営判断を支える重要な基盤となっている。

「即座の判断が必要な際にも、時間や場所を選ばず迅速に対応できます。決裁者は外出も多いので、ケータイから利用することが多いですね。あらゆる業務の決定事項に活用している、まさに基幹システム的な役割を担っています。」（友原氏）

現在は、J-SOXの導入を踏まえ、「内部統制」に対応した運用変更をかけているところだという。

「段階的に変更しているのですが、フォーム変更等運用ルールを見直す際も、手軽に設定できます。アクセス権限も強化されており、運用の幅も広がりました。」（澤氏）

「ガルーン 2」はビジネス環境の変化にも迅速に対応するシステムとして、活用されているようだ。