顧客に役立つITサービスを第一に考えるソフトクリエイトでは、取り扱う製品にもこだわりを持っている。まず自社導入し、顧客に自信を持って提案できるかどうかを検証するというのだ。ネットワーク機器等のハードウェアは勿論、ソフトウェアについてもまず商材として取り扱う価値があるかどうかを見極めるのだという。社員自らが活用しながら便利さを実感することが重要だと中桐氏は語る。

「我々がまずユーザーとなり導入メリットを熟知することで、自分の言葉で提案することができるようになります。つまり、「自信を持ってお客様にお勧めすることができる」と考えています。」（中桐氏）

「Windows 95の爆発的な普及の波に乗って「Lotus Notes」を導入しましたが、我々が使いこなすには難しいシステムでした。管理者は限られるのに、操作が煩雑で手間がかかりました。今では考えられないことですが組織情報の管理も手作業で、人事異動時のメンテナンスは大変でした。この後、Office2000へ切り替えと同時期に、「Microsoft Exchange」を導入しました。課題面であった組織管理についてはずいぶん楽になりましたね。とはいえ、メールに特化した使い方のため社内の情報共有という意味では今ひとつ足りない感覚もありました。」（盛氏）

「サイボウズ製品はお客様からの指名買いも多く、顧客に愛されている製品だと肌で感じていました。とはいえ、当時のサイボウズといえば中小企業向けのパッケージグループウェア「サイボウズ Office」の印象が強かった。我々は事業拡大の中でより大企業向けのシステムインテグレーション事業を増やしたいと考えていました。そんな中リリースされた「ガルーン」は我々が目指す市場に向けた製品で、共に市場開拓できるチャンスだと感じました。勿論、顧客に自信を持って提案できる機能性を備えている点も評価しました。」（中桐氏）

複数グループウェア製品を検証した中で「ガルーン」の評価が高かった点はどこにあるのだろうか。

「特に直観的に操作できるユーザーインターフェイスと、ポータル上で更新情報が一目で確認できる一覧性が優れていましたね。システム管理者としての視点だと各アプリケーションのアクセス権や権限委譲設等、管理者の負担が少ない点も評価が高かったです。」（盛氏）

「ガルーン」導入は社内の情報基盤を強化し、事業成長の相乗効果を目指しての決断とも言える。

課題となっていた部門間連携については「スケジュール」活用が大きな成果を発揮している。他部署メンバーが何処で何をしているか把握できていなかった状況から、スケジュールをすべて「ガルーン」上に公開。さらに、役員陣含めたすべての社員のスケジュールは誰でも自由に調整することができる運用だ。情報を徹底的に見せる化したことで調整時間が削減され、顧客対応のスピード化につながったという。

「我々は、営業部門が顧客の窓口となり、システム提案や販売からフォローにいたるまで一貫したサービスを提供します。このため営業メンバーが技術部門、時には役員のスケジュールでも勝手に押さえることもあります。ちょっとした空き時間でも相談や意見交換できますし、急ぎの案件やトラブル時にも素早く動くためには欠かせませんね。」（中桐氏）

組織横断での活用は、ハードウェアの社内在庫数や、見積作成など、日々の業務効率向上にも一役買っている。これらの情報は「デヂエ」に集約され、リアルタイムで情報が更新される仕組みだ。各々の案件に対して何時までに何が必要か一目でステータスを確認することができる。外出の多い営業メンバーでも、スピーディーに書類を揃え適切な人員を確保した上で顧客提案することができる。

「ガルーン」「デヂエ」活用は総務・管理部門においても成果を上げており、社内の規定・通達連絡からお弁当管理まで総務担当者1名で運用しているという。

「「デヂエ」や「ガルーン」は業務に応じて管理を委譲できる上、専門知識がなくても設計や運用ができます。人員が増えていく中でも、無理なく業務を回せる仕組みで助かっています。教育コストがかからない点も大きなメリットですね。」（古川氏）

業務効率を上げるだけではない。ソフトクリエイトは2005年には大証ヘラクレス、2008年には東証2部指定と飛躍的な成長を遂げる中での統制基盤の構築にも活用されている。この時、「ガルーン」「デヂエ」とともにWebワークフロー製品「X-point」（※）で各種申請フローを管理する仕組みを確立している。

例えば、ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）文書管理では、作業指示の証跡はすべて「X-point」に残されているという。まるで紙のようなユーザーインターフェイスで、迷うことなく使いこなすことができるこのシステムは、各種内部統制にも対応している。そして「X-point」で承認確認が取れたISMS関連の書類については「デヂエ」上で管理する仕組みだ。文書と文書の煩雑な関連性や変更履歴の確認も容易だという。

このように複数のシステムを活用しての統制基盤であるが、ガルーンポータル上に情報は集約されており、またシングルサインオンで運用されているため、1システムのような感覚で使われているという。

「朝出社したらまず「ガルーン」を立ち上げますが、一緒にワークフローの確認も行います。情報が一画面にまとまっているので、確認には便利ですね。毎朝20〜30件ほど来ているのですが、稟議書のから直行・直帰申請、朝礼欠席申請、統制関連、交通費申請など多岐にわたる申請も滞りなく確認できています。」（中桐氏）

さらなる情報共有基盤の強化に取り組むソフトクリエイト。着目したのはモバイル活用である。営業部門を統括する立場にある中桐氏は、かねてより顧客対応スピードの一層の向上、また残業時間の削減を進めたいと考えていた。これら課題を改善するため導入を決めたのが「サイボウズモバイル KUNAI」である。
50台のスマートフォン端末とともに導入された「KUNAI」は、PCを立ち上げることなくスケジュール調整やメール対応することができる。

「限られた時間で、より成果を出すためには、個人の工夫次第で早く帰れる仕組みも必要です。営業メンバーは外まわりが多いので、移動中の業務効率を上げることが一番効果的だと考えました。「KUNAI」の導入により、これまでのPC活用をスマートフォンに置き換える動きが活発化していますね。活用次第で業務効率をさらに上げられるので、社員が時間の使い方を工夫し、より思考するようになってきていますね。」 （中桐氏）

訪問前に顧客情報を調べたり、ちょっとした隙間時間にもメール対応が行えるので、残業時間の削減にも寄与しているという。スマートフォン導入により、業務効率とサービス両面での効果が出ているようだ。

ソフトクリエイトの飛躍的な成長を支えるサイボウズ製品。この活用ノウハウは、顧客目線の提案やサービスにも活かされている。今後サイボウズ製品への期待をお伺いした。

「営業面の立場からは、多様化する顧客ニーズに対応した、よりシステム連携を強化していただけると嬉しいです。毎日欠かさず使うシステムとつながるメリットは大きいと思います。また、ポータルの作り込みもPHPやHTMLベースですが、もう少し簡易的に作りこめる仕組みがあるとシステム管理者の利便性も上がるのではないでしょうか。」（武井氏）

あらゆる製品をまず試すことから始めるソフトクリエイト。今後も自社運用で活用を深めることで、顧客により役立つ運用を追求して行く。