マーケティング部業務支援グループグループリーダー　落合 哲氏
マーケティング部部長　松下 正人氏
社会情報部リサーチ 1課課長　半田 文浩氏
品質システム部　星野 恵里氏

総合調査会社である同社では、年間 1,500 も実施されるプロジェクトの進捗管理だけでなく、ISO9001 の品質管理工程チェックに「サイボウズ Office 6」を利用。詳しい利用方法をご紹介しています。

〜さまざまな調査手法で、現代社会を写し取る〜
株式会社サーベイリサーチセンターは完全独立系の『総合調査会社』。全社で年間 2000本以上のアドホック調査、プロジェクト業務を実施しており、対応分野は、マーケティング･リサーチ、社会･世論調査に都市・交通調査と幅広い調査を行っている。主なクライアントは、官公庁や自治体、シンクタンク、民間企業などバランスよく構成されている。また、新たな調査手法として近年注目されているインターネットリサーチやモバイルリサーチにも積極的に取り組んでいる。
同社では、プロジェクトの進捗状況や各部署に分散する企画書・報告書などの情報を共有するために、「サイボウズ Office 6｣を全社導入。業務効率改善のための必須ツールとして IT 部会を中心に、全社規模での活用を推し進めている。

〜使えるグループウェアを求めてサイボウズに出会う〜

本当に使えるツールを求めて、新しいグループウェア探しが始まった。

「マーケティング部の仕事は、ひとつの調査をチームで行うことがほとんどです。そのため、プロジェクトの進捗管理ができるものを重点的に探しました。マイクロソフト社のProject 2000なども試してはみましたが、使いこなすのがとても大変という印象があって断念。本命として浮上してきたのがサイボウズでした」（松下氏）

キーワードは、共有、簡単、使いやすい。選択の基準はそこにあった。

「サイボウズの『プロジェクト管理 4』を試用してみたところ、これならいけるのではないかと思い、最初は部内の 7名くらいで情報共有してみました。その後、30名くらいにメンバーを増やし、使用感などをあらためて確認。OK ということで導入に踏み切りました」（落合氏）

こうしてマーケティング部単独で「サイボウズ AG」(「サイボウズ Office 6」の旧シリーズ)　導入が決まったのが 2002年の 5月。「サイボウズ AG」シリーズが新しくリリースされたばかりの時期だった。それに伴って、頓挫してしまった IT 部会を再び立ち上げて、社内の"ナレッジ推進"を再検討。まずマーケティング部内で、ノーツから『サイボウズ AG』への全面切替が敢行された。 「プロジェクト管理ができる」と社内で評判になり、次第に広まっていった。

その後、全国 8箇所の拠点を結ぶ VPN 網が整備されたのを機に、全社レベルで導入。さらに、2003年 7月の最新バージョンのリリースと同時に、「サイボウズ Office 6」へのバージョンアップが行われた。

「バージョンアップを行うのに一番大きかったポイントは、『プロジェクト』に検索機能がついたことですね。とくに、うちの部内では業務の進捗やチェック項目の管理はすべて『プロジェクト』で行っているので、すぐにでも移行したいというのが正直な印象でした」（落合氏）

〜メール連絡のみで、「導入教育」なし〜

2002年サイボウズ導入にあたり導入教育は特に行っていないという。

「メールで全員へ連絡しただけです。新入社員が入社した時も、隣の席の人が簡単に説明するだけで、すぐに使い始めます。何かわからないことがあると掲示板の"サイボウズ相談室"へ質問を書き込むと、担当者だけでなくわかる人がすぐ答えてくれます」（落合氏）

2003年の最新バージョンへの移行時も詳しい説明なく、スムーズに行われた。

「サイボウズの製品を使って 1年になるので、最新バージョンへの移行は別に問題はありませんでした。当初、インタフェースの違いに戸惑った社員もなかにはいましたが、『使えばわかる』操作感で、すぐに適応できました」（落合氏）

「新しい案件が発生するごとに受注担当者が、『プロジェクト』を新規登録します。その際、タイトル、つまり業務名称の前に必ず【業務番号】を入れるといった所定のルールにしたがって登録を行います。それをもとに各プロジェクトの進捗状況を管理。データはそのまま ISO9001 の工程検査チェックリストに活用しています。こうして登録された『プロジェクト』を見て、プロジェクト担当者はメンバーに業務を割り振っていきます」（落合氏）

このように情報が蓄積された「プロジェクト」は ISO9001 の工程検査チェックリストとして、各工程の進捗をリアルタイムに把握するためのツールとして活用されている。

マーケティング部では「ワークフロー」を利用して、クレームや業務トラブル、スケジュール遅延などの報告と対応策を記述して回覧している。

「実際には、『ワークフロー』で是正報告書があがってくるより先に、耳に入ることは多いです。でも『ワークフロー』によって、確実に連絡が行き渡るようになり、同じミスがおこることもなくなりました」（落合氏）

また最近では、勤怠などの申請を「ワークフロー」に移行し始めた。今後全社で「ワークフロー」を利用していく予定だ。

〜利用実態調査を実施し、社内ニーズを検証〜

基本的なアプリケーションは特に教育や指示をしなくても多くのユーザーに活用されている。しかし、その一方で「使っている人間と使ってない人間の温度差も大きい」と半田氏はいう。

「使う使わないの問題と同様に、拠点間の温度差や利用率の違いをどう解消し、ギャップを埋めていくかも、これからの課題でしょうね」（半田氏）

そのために、現在利用者の利用状況やニーズを調べている最中である。

同社では、「Office 6」にバージョンアップする直前、IT 部会のメンバーが中心となってサイボウズの利用実態調査を実施している。ユーザーの意見・要望の吸い上げを行うと同時に、「サイボウズ」が有効活用されているかを検証し、より有効に活用してもらうための方策を探ることが目的だ。

【参考資料】　各機能別利用率・満足度　〜　サイボウズの利用実態調査より

今後は、この調査を元に満足度の高いアプリケーションの利用方法を利用率の低い各拠点に説明して回る予定だ。

「現在、メーリングリストから『掲示板』への移行を進めている最中ですが、メーリングリストのときに比べ利用は激減しています。もちろん、使えることを知っている人は『Office 6』使ってくれているのですが、口で言っただけではメリットの実感は難しいですからね。そういう意味で教育は必要でしょうし、少し強制的に使ってもらうことも、これからは必要かもしれません」（落合氏）

〜最低限のルール化で、新たなルールの"自生"に期待〜

ゆるやかな縛りで自然な浸透を図ってきた同社のルールを一部紹介しよう。

社内メール

• タイトルの頭に【緊急】、【重要】、【告知】、【募集】といったそのメールの属性を示す文言をつけることで緊急性・重要度などを通知する。

[ 目的 ]
受信者の注意を喚起すると同時に、必要なメールが埋もれてしまうのを防ぐ。

ファイル管理

• 全員に関係のある「総務」のフォルダだけは常に購読するよう設定。
• 拠点ごとに「企画書類」、「見積もり」、「調査票」、「見積書」という4つのフォルダをつくって、ファイルは必ずその中へ入れる。

[ 目的 ]
通知漏れを防止。

掲示板

• サイボウズに関する質問は掲示板にあげる

[ 目的 ]
情報を溜め、将来 FAQ のようなナレッジツールとして利用。

この中で特にユニークなのは「掲示板」である。「サイボウズ」に関する質問には、担当者だけが答えているわけではない。「掲示板」の質問に気付いた人が積極的に答えているそうだ。

「ルールで規定しているのはそれだけで、あとは各事務所の運用に任せています。各拠点で実際に使ってもらって、そこで新しいルールのようなものができれば、場合によっては、それを全社ルールとして適用することもあるかもしれません。ある意味、それが理想ともいえますね」（落合氏）

〜業務改革実現のため、サイボウズによる情報の一元化をめざす〜

全社レベルでの本格活用に向けて、始動した同社。必然的に IT 部会メンバーの果たすべき役割もより大きくなりつつある。またクリアしていかなければいけいない課題も明確になってきた。

「全社に先駆けて私たちの部署が導入してから 2年弱。全社導入からはまだ半年もたっていないので、全員が活用するにはまだまだ時間がかかると思います。『掲示板』などにメッセージを載せても、全員にメッセージが確実に伝わるには至っていない。最終の人が見るまでに 1、2週間かかる場合もあります。そのため、いまも併用している、サイボウズとは別の e-メールでフォローして閲覧を呼びかけています。こうした二度手間、情報の二元化を今後どう解消していくかが、当面の重要課題といえますね」（落合氏）

先に紹介した利用実態調査でも報告されているように、『アドレス帳』の利用は最も低い。原因は、各自が使い慣れた従来からのメーラーを使い、いまなお顧客とのやりとり・管理を行っているためで、将来的にはこうした諸々をサイボウズに一元化、一本化していきたいとのことである。

「業務がすべて『プロジェクト』で完結するようになれば、かなり楽になると思います。他のアプリケーションでも同様ですね。今後は各拠点間を結んでの活用も推進していきたい。私たちの啓蒙活動を通して『サイボウズ Office 6』というツールが『使えるもの』であることがわかれば、もっと活用は広がるはずです。大切なのは、一歩一歩着実に課題をクリアしていくことだと思います」（落合氏）

システム概要図