代表取締役社長　土屋　正弘 氏
浜松事業部　ソリューション営業部　第１グループ　課長　谷野　貴之 氏
経営企画本部　企画・総務グループ　課長　窪田　滋 氏　袴田　拓 氏　原　亜沙美 氏

静岡ユーザックは、内田洋行のソリューションプロバイダとして1971年に創業。地元、静岡県を中心にICTソリューションの提供や、コンサルテング支援などを手がけている。同社では2005年より「ガルーン 2」の運用を開始。以後、「デヂエ」や「ドットセールス」も導入し、情報系システムの基盤を整備してきた。

同社は静岡県内に3つの拠点を有している。本社がある静岡。そして営業拠点である浜松と沼津。「ガルーン 2」が導入される以前は、あまり拠点どうしの連携も取れておらず、お互いの情報共有は月に一度の定例会でのみ行われていた。拠点横断のプロジェクトなどが発生しても、連携がスムーズに行かず、実施に余計な時間と労力を要していた。また、業務を遂行するのに必要は社内文書についても、各拠点でバラバラに管理されており、業務マニュアルなども存在していなかった。さらに、基幹や営業支援など社内システムもバラバラに運用されていたので、余計な手間がかかっていた。そういった状況から、同じ会社でありながらも拠点間での足並みにバラつきがあった。

こういった状況を改善すべく、情報基盤を整備するきっかけとなったのがISO9001の取得だった。社内文書を全社で統一し、業務の進め方なども見直し、マニュアルを策定した。全社で統一した社内文書は、かんたん Web データベースの「デヂエ」で管理するようにした。社内で利用される文書をデヂエのレコードに登録し、文章に変更が入るとメール通知にて全社へ連絡が飛ぶように設定した。これにより、拠点によって書類の内容が異なることもなくなり、全社員の足並みが揃ってきた。そして2006年にはISOの取得に成功し、更新も順調にできている。

個別に点在していた社内の各システムを「ガルーン 2」のポータル機能を活用。利用者は「ガルーン2」のトップページからタブの切替のみで必要な情報へアクセスできる環境を実現している。

静岡ユーザックの社内ポータル一覧（例）

全社共通ポータル
スケジュールや社内メール、掲示板など「ガルーン 2」の基本機能を集約。グループウェア上に流れている社内情報を素早く入手することができる。

保守契約一覧
顧客の保守状況や契約期限などを管理。リストは期限が近い顧客順にソートされているので見逃すことが無い。

社内使用文書
社内規定集などを管理。最新版が一元管理されているので、変更があった場合でも社内への通達が迅速に行える。

品質保証関連文書
品質マニュアルや提案書、見積書、契約書など管理。ファイルに更新が入るとメール通知で全社へ一斉に連絡する仕組みになっている。

ドットセールス
営業支援ツール「ドットセールス」へのポータル。往訪スケジュールや日報の管理に活用。毎週末に翌週の往訪予定を入れて予定と結果の管理している。

上記以外にも、基幹系システムや自社ホームページのアクセス解析、社内の座席表、企業ブログなどをポータルに組み込み、全社で共有している。中でもアクセス解析は、どの企業が、どのページを見て、どれぐらい滞在したのかまで追えるシステムを採用しており、この情報は定期的に集計されて「ガルーン 2」の掲示板に掲載されている。そして、アクセスしてきた企業についての情報交換を行い、営業活動に役立てているという。

しかし、グループウェアを十二分に活用している同社でも、業務の全てにおいてITに頼り切っているわけでは無い。例えば重要な連絡については、社内メールでも連絡はするが、必ず担当者にも電話を入れるようにしている。また、1対1で話をするときは、グループウェアを使わず、必ず面と向かってするようにしているという。パソコンとネットワークを使ったコミュニケーションではお互いの表情が見えない。送られてきたテキストから相手の感情などを類推する必要があり、文章表現の仕方によっては誤解を招くこともある。同社ではヴァーチャルとリアルを場面に応じて使い分けることで、社内のコミュニケーションが円滑に進んでいる。

このように、ポータルで社内情報を集約し、グループウェアでコミュニケーションを活性化させることにより、同社では一人あたりの生産性が向上した。そして、この4年間で売り上げこそは横ばいだったものの、従業員数が変わらずに販売管理費は15%ほど圧縮されたという。100年に一度の不景気という環境下においても、利益率は伸びを示し、経営の品質が向上するという結果を生み出した。もちろん、「ガルーン 2」だけでこれらの結果を出したわけではなく、例えば会議などでの資料に紙を使わないようペーパレス化などを推進し、拠点間の連絡にIP電話やテレビ会議システムなどを導入するなど、生産性の向上とコスト削減には惜しみない努力を続けてきていた。

「しかし、まだまだ理想の3割程度しか使えていません」と、土屋社長は言う。これだけ活用して、着実に成果を出しているにもかかわらず、土屋社長の理想は遥かに高い。業務のコスト削減に寄与したサイボウズ製品は、今後は業績の向上へとつながる活用が求められるのかもしれない。今後としては、スマートフォンからの活用を考えているという。同社ではパソコンの持ち出しは禁止している。それで特に困ることは無いとのことなのだが、顧客情報を外出先から閲覧できると、対応力が向上するという。それにはパソコンである必要も無く、携帯に便利なスマートフォンが最適とのこと。また、申請業務が現在は紙ベースなのをワークフローシステムへ移行させたいそうだ。